Ändring av förnamn försnabbas genom ett automatiskt avgörandeförfarande

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har den 14 december 2023 tagit i bruk ett nytt automatiskt avgörandeförfarande för ändringar av förnamn som sökts via Namnändringstjänsten då en myndig person ändrar sitt namn till ett förnamn som allmänt används.

Det är fråga om det andra automatiserade förvaltningsbeslutet som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata använder, och tidigare har förfarandet utnyttjats vid ändringar av efternamn som sökts via Namnändringstjänsten då en myndig person återgår till sitt tidigare efternamn.

Avgörandeförfarandet har tagits i bruk i enlighet med regleringen av det automatiska avgörandeförfarandet som trädde i kraft den 1 maj. Ett automatiskt avgörandeförfarande innebär att tjänstemannen inte deltar i beslutet av ärendet, utan att det avgörs med hjälp av automatisk databehandling. Det automatiska förfarandet påskyndar avgörandet av kundens ärende och ibruktagandet är en del av åtgärderna för att effektivisera behandlingsprocesserna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. I framtiden strävar man efter att ta förfarandet i bruk även i andra tjänster vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. 

Automatiskt avgörandeförfarande kan användas när det i ärendet inte ingår prövning från fall till fall, utan det avgörs till exempel utifrån uppgifter i befolkningsdatasystemet eller om ärendet kräver prövning från fall till fall, men den som behandlar ärendet har bedömt omständigheterna enligt prövning innan ärendet avgörs. 

Från Julia till Johanna under samma dag

Med hjälp av den automatiska lösningen kan den sökande göra och betala sin ansökan på nätet och i regel få beslutet elektroniskt under samma eller följande dag. Tidigare har varje ansökan granskats och behandlats av en sakkunnig vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, och handläggningstiden för ansökan har varit flera veckor. 

Det automatiska avgörandet gäller ansökningar med vilka en myndig sökande ansöker om ett förnamn som allmänt används och som är ett etablerat namn för den sökandes kön. Ansökan om ett helt nytt och mindre allmänt förnamn behandlas även i fortsättningen av en sakkunnig.

– I fortsättningen kan en myndig kund ansöka om att ändra sitt namn till exempel från Julia till Johanna eller från Juha-Matti till Matti i webbtjänsten och få ett beslut om namnändring elektroniskt till och med samma dag, om hen har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden, konstaterar Laura Mattila, häradsskrivare och gruppchef för Namnärenden.

– Det automatiska avgörandeförfarandet påskyndar och underlättar alltså uträttandet av ärenden avsevärt för många av våra kunder. Indirekt gör automatiseringen behandlingen av andra ansökningar än de som avgörs automatiskt smidigare, då våra namnexperter i fortsättningen koncentrerar sig på att behandla ansökningar som kräver prövning av sakkunniga. Det här innebär alltså att alla våra namnändringskunder drar nytta av dessa förnyelser, fortsätter Mattila.

Lätt att använda namnändringstjänsten

Den som ansöker om namnändring loggar in i namnändringstjänsten genom att identifiera sig till exempel med bankkoder. Tjänsten ger dig råd för ifyllningen av ansökan. Sökanden betalar också behandlingsavgiften i tjänsten. Sökanden behöver inte veta om ansökan är sådan att den kan avgöras genom ett automatiskt avgörande.

– Namnändringstjänsten är uppbyggd så att den automatiskt styr ansökan till behandling av en sakkunnig om det inte är möjligt att fatta automatiska beslut, förklarar specialsakkunnig, produktägare Tommi Heinonen.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata behandlar årligen cirka 16 000 ansökningar om namnändring, varav en tredjedel är ändringar av förnamn. I fortsättningen avgörs uppskattningsvis 3 000–4 000 ändringar av förnamn med hjälp av automatiska avgöranden. Dessutom automatiserar den automatiska lösningen för återgång till ett tidigare efternamn, som togs i bruk i november 2023, årligen 3 000–3 500 ansökningar om ändring av efternamn. Namnändringar har blivit allt mer populära i Finland under de senaste åren.

Mer information:

Häradsskrivare Laura Mattila, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, tfn +358 295 539 127, [email protected]

Specialsakkunnig, produktägare Tommi Heinonen, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, tfn +358 295 535 062, [email protected]

Läs mer om det automatiska avgörandeförfarandet samt om ibruktagandet av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas automatiska avgörandeförfarande.