Legalisering av utländska handlingar

En handling bestyrks med ett Apostille-intyg (en stämpel eller ett intyg i pappersform) om landet har anslutit sig till Haagkonventionen från 1961.

Du kan endast få ett Apostille-intyg för en handling som utfärdats av en myndighet eller en därmed jämförbar instans (t.ex. auktoriserad translator, legitimerad läkare).

För ett privat dokument kan du få ett Apostille-intyg först efter att notarius publicus har styrkt undertecknarens befogenheter eller underskrift.

Du behöver Apostille-intyget endast utomlands. Intyget behövs inte inom Norden eller inom EU för vissa allmänna dokument utfärdade av myndigheter som styrker bl.a. personens födsel, död, namn, äktenskap, bostadsort eller nationalitet.

Vissa officiella handlingar som utfärdats av myndigheterna i EU:s medlemsstater godkänns utan apostille-intyg.

I EU tillämpas fr.o.m. 16 februari 2019 en förordning (EU-förordning 2016/1191) enligt vilken vissa officiella handlingar som utfärdats av en EU-medlemsstat ska godtas utan apostille när de inges till en myndighet i en annan medlemsstat.

Sådana officiella handlingar är intyg vars främsta syfte är att fastställa ett av följande förhållanden: födelse, att en person är i livet, dödsfall, namn, äktenskap, behörighet att ingå äktenskap, civilstånd, skilsmässa, registrerat partnerskap, status som varande i ett registrerat partnerskap, upplösning av registrerat partnerskap, föräldraskap, adoption, hemvist och/eller bostadsort eller medborgarskap.

Handlingen ska vara i original, eller en kopia som bestyrkts av den myndighet som utfärdat handlingen eller en kopia av en sådan myndighet som i EU-landet i fråga har rätt att utfärda offentligt bestyrkta kopior. En lista över EU-länderna finns på följande webbplats: europa.eu/european-union/about-eu/countries_sv.

Om en handling har utfärdats i ett land som inte omfattas av bestämmelserna om apostille i Haagkonventionen, legaliseras handlingen så att utrikesministeriet i det land som utfärdat handlingen bestyrker att handlingen har utfärdats av en behörig myndighet. Efter det legaliserar en behörig finsk beskickning i landet i fråga handlingen genom att till handlingen foga ett intyg över att tjänsteinnehavaren vid utrikesministeriet i fråga har behörighet att utfärda sådana här intyg.

Legaliseringen av handlingen sker alltså i tre skeden:

1. Den myndighet som utfärdar handlingen undertecknar och stämplar handlingen.
2. En tjänsteman vid utrikesministeriet i handlingens ursprungsland bestyrker underskriften och stämpeln med sitt namn och stämpel.
3. Den finska beskickningen som verkar i handlingens ursprungsland eller befullmäktigats att verka där bestyrker tjänstemannens underskrift och stämpeln vid utrikesministeriet i handlingens ursprungsland.

Observera att Västafrika har en egen praxis för legalisering, för vilken det finns en separat anvisning.

Legalisering av en handling vid ett annat nordiskt lands ambassad

Även legaliseringar gjorda av ett annat nordiskt lands beskickning (Sverige, Danmark, Norge och Island) godkänns. I fall en finsk beskickning saknas i ifrågavarande land, så kan det finnas möjlighet att få handlingen legaliserad i ett annat nordiskt lands beskickning. I praktiken är det ändå exceptionellt att ett annat nordiskt lands beskickning skulle legalisera handlingar som ska uppvisas hos finska myndigheter. Alternativt kan handlingen legaliseras i den närmaste finska beskickningen.