Ärendehanteringssystemet VirastoVahva

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
PB 123, 00531 Helsingfors
Telefon (växel) 029 553 6000
E-post kirjaamo(at)dvv.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Matti Toiviainen, ledande sakkunnig
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
Telefon (växel) 029 553 6000
E-post kirjaamo(at)dvv.fi

Telefon (växel) 029 553 6000

E-post [email protected]

Det är myndighetens lagstadgade skyldighet att föra ett ärendehanteringssystem, det vill säga ett så kallat ärenderegister, över ärenden som är och har varit under myndighetsbehandling. Bestämmelser om skyldigheten finns i informationshanteringslagen.

Ärenderegistret upprätthålls för strukturering av handlingar och andra motsvarande uppgifter, organisering av ärendehanteringsåtgärder, uppföljning av ärendehanteringstider och processtyrning. Med hjälp av ärenderegistret kan man också specificera begäranden om information och på så sätt främja handlingsoffentligheten.

Största delen av de ärenden som behandlas i Virva anknyter till MDB allmänna förvaltning. I systemet behandlas dock även vissa ärenden som gäller enskilda personer. I dessa fall beror syftet med behandlingen av personuppgifter på vad ärendet gäller. Användningsändamålen för uppgifterna har specificerats i lagarna för respektive specialområde, såsom i befolkningsdatalagen eller vallagen. I Virva behandlas också ärenden som gäller MDB:s personal. Syftet med behandlingen av personalärenden är att behandla personalärenden som hör till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata som arbetsgivare. Logguppgifter behandlas för att utreda störningssituationer, säkerställa informationssäkerheten och dataskyddet och för att säkerställa att systemet fungerar. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter grundar sig på fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet samt utförandet av en uppgift av allmänt intresse eller utövandet av offentlig makt.

I Virva sparas personuppgifter som hänför sig till flera olika uppgiftsklasser från registrering av medlemskap i ett religionssamfund till ekonomiförvaltningens handlingar. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har med stöd av arkivlagen fastställt förvaringstiderna för personuppgifter som lagras i Virva i informationsstyrningsplanerna. Förvaringstiden beror således på till vilken uppgiftsklass uppgiften hör. Förvaringen av personuppgifter är begränsad till ett minimum för varje uppgiftsklass. Det finns tiotals uppgiftsklasser och därför är det inte möjligt att presentera förvaringstiderna i denna dataskyddsbeskrivning. Om du vill kan du fråga MDB:s registratorskontor om förvaringstiden för en enskild personuppgift.

Följande typer av personuppgifter kan behandlas i Virva

• Uppgifter om personer som omfattas av ärendehanteringen. Dessa personer är i allmänhet åtminstone den som har anhängiggjort ärendet och eventuella andra delaktiga. I allmänhet sparas endast kontaktuppgifterna som personuppgifter. Ibland också personbeteckningen.

• Uppgifter som ingår i det ärende som behandlas och i de handlingar som hänför sig till ärendet. Under denna punkt finns de uppgifter som ingår i de handlingar som kunderna lämnat till MDB. Uppgifterna varierar från ärende till ärende och handlingarna kan också innehålla särskilda personuppgifter.

• Personuppgifter om MDB:s personal som omfattas av ärendet. Under denna punkt finns uppgifter om MDB:s tjänsteinnehavares tjänsteförhållanden.

• Användaradministration. Innehåller namn- och kontaktuppgifter för Virvas användare.

• Logguppgifter

Personuppgifter som sparats i Virva kommer i regel från kunderna själva. Dessutom fås uppgifter från ämbetsverkets egna register samt från andra myndigheter, såsom domstolar eller högsta laglighetsövervakare.

Personuppgifter som finns i Virva lämnas inte regelmässigt ut.

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Personuppgifter som sparats i Virva används inte för automatiskt avgörande.

Rätt till insyn

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och granska dem. Du kan begära uppgifterna genom att sända en begäran om granskning till registratorskontoret vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Var beredd på att styrka din identitet.

Rätt att rätta uppgifter

Du har rätt att rätta felaktiga personuppgifter om dig själv. Gör en skriftlig begäran till registrets kontaktperson eller skicka begäran om rättelse till registratorskontoret vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Ange i begäran om rättelse den uppgift som ska korrigeras och den exakta ändringen eller kompletteringen av den. Var beredd på att styrka din identitet.

Begränsningar i den registrerades rättigheter

Största delen av tjänsterna som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på att den registeransvarige fullgör sin lagstadgade skyldighet eller utför en uppgift av allmänt intresse eller utövar offentlig makt. I dessa fall kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och du kan i regel inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt kan du lämna in besvär till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress PB 800, 00531 Helsingfors

E-post tietosuoja(at)om.fi

Telefonväxel 029 566 6700

Registratorskontoret 029 566 6768

Mer information om att anföra besvär finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå på adressen https://tietosuoja.fi/sv/.