Asianhallintajärjestelmä VirastoVahva
VirastoVahva eli Virva on yksi Digi- ja väestötietoviraston käyttämistä asianhallintajärjestelmistä. Siihen rekisteröidään tiedonhallintalain mukaisesti Digi- ja väestötietovirastoon saapuneet ja viraston itsensä vireille panemat asiat käsittelyvaiheineen. DVV käyttää Virvaa yleishallinnollisten asioiden käsittelemiseen, dokumenttien hallintaan ja säilyttämiseen. Virvaan tallennetaan esimerkiksi henkilöstöhallinnon, taloushallinnon, viestinnän, asianhallinnan, projektihallinnan ja sopimushallinnan ne asiakirjat, jotka tulee kirjata asianhallintajärjestelmään. Henkilöasiakkaihin liittyvistä asioista Virvassa käsitellään esimerkiksi hallintokanteluja ja valtuusasioiden kielteisiä päätöksiä.
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 029 553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Matti Toiviainen, johtava asiantuntija
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 029 553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Puhelin (vaihde) 029 553 6000
Sähköposti [email protected]
Asianhallintajärjestelmän, eli niin sanotun asiarekisterin ylläpitäminen viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista on viranomaisen lakisääteinen velvollisuus. Velvollisuudesta säädetään tiedonhallintalaissa.
Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi, asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi sekä prosessien ohjaamiseksi. Asiarekisterin avulla voidaan myös yksilöidä tietopyyntöjä ja siten edistää asiakirjajulkisuutta.
Suurin osa Virvassa käsiteltävistä asioista liittyy viraston yleishallintoon. Järjestelmässä käsitellään kuitenkin myös joitain yksityisiä henkilöitä koskevia asioita. Näiden kohdalla henkilötietojen käsittelyn tarkoitus riippuu siitä, mistä asiassa on kyse. Tietojen käyttötarkoituksia on yksilöity kutakin erityisalaa koskevassa laissa, kuten väestötietolaissa tai vaalilaissa. Virvassa käsitellään myös DVV:n henkilöstöä koskevia asioita. Henkilöstöasioiden kohdalla käsittelyn tarkoituksena on Digi- ja väestötietovirastolle työnantajana kuuluvien henkilöstöasioiden käsittely. Lokitietoja käsitellään häiriötilanteiden selvittämiseksi, tietoturvan sekä tietosuojan varmistamiseksi ja järjestelmän toimivuuden varmistamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on kaikissa asioissa joko rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen taikka julkisen vallan käyttäminen.
Virvaan tallennetaan henkilötietoja, jotka liittyvät lukuisiin eri tehtäväluokkiin uskonnollisen yhdyskunnan jäsenyyden rekisteröinnistä taloushallinnon asiakirjoihin. Digi- ja väestötietovirasto on arkistolain nojalla määritellyt Virvaan tallennettavien henkilötietojen säilytysajat tiedonohjaussuunnitelmissa. Säilytysaika riippuu siten siitä, mihin tehtäväluokkaan tieto kuuluu. Henkilötietojen säilyttäminen on kunkin tehtäväluokan kohdalla rajoitettu minimiin. Tehtäväluokkia on kymmeniä, minkä vuoksi säilytysaikoja ei ole mahdollista esittää tällä tietosuojaselosteella. Voit halutessasi tiedustella yksittäisen henkilötiedon säilytysaikaa DVV:n kirjaamosta.
Virvassa voidaan käsitellä seuraavia henkilötietotyyppejä
- Tiedot asiankäsittelyyn liittyvistä henkilöistä. Näitä henkilöitä ovat yleensä ainakin asian vireillepanija ja mahdolliset muut osalliset. Henkilötietoina tallennetaan yleensä vain yhteystiedot. Joskus myös henkilötunnus.
- Tiedot, jotka sisältyvät käsiteltävänä olevaan asiaan ja asiaan liittyviin asiakirjoihin. Tämän alle kuuluvat ne tiedot, jotka sisältyvät asiakkaiden DVV:lle toimittamiin asiakirjoihin. Tiedot vaihtelevat asiakohtaisesti ja asiakirjat voivat sisältää myös erityisiä henkilötietoja.
- Asiaan sisältyvät DVV:n henkilöstöä koskevat henkilötiedot. Tämän alle kuuluu DVV:n virkamiesten virkasuhteisiin liittyviä tietoja.
- Käyttäjähallinta. Sisältää Virvan käyttäjien nimi- ja yhteystietoja.
- Lokitiedot
Virvaan tallennetut henkilötiedot ovat lähtökohtaisesti peräisin asiakkailta itseltään. Lisäksi tietoja saadaan viraston omista rekistereistä sekä muilta viranomaisilta, kuten tuomioistuimilta tai ylimmiltä laillisuusvalvojilta.
Virvassa olevia henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Virvassa tallennettuina olevia henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit pyytää tietoja lähettämällä tarkastuspyynnön Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle tai lähetä oikaisupyyntö Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Suurin osa Digi- ja väestötietoviraston palveluista perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768
Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.