Henkilötietojen ylläpito

Henkilötietoihin tallennetaan tiedot Suomen kansalaisista sekä Suomessa vakinaisesti tai tilapäisesti asuvista ulkomaalaisista.

Henkilötietoihin tallennetaan tiedot Suomen kansalaisista sekä Suomessa vakinaisesti tai tilapäisesti asuvista ulkomaalaisista. Henkilöistä järjestelmään tallennetaan muun muassa nimi ja henkilötunnus, osoitetiedot, kansalaisuus ja äidinkieli, perhesuhdetiedot sekä syntymä- ja kuolintiedot.

Henkilötietoja ylläpitää Digi-ja väestötietovirasto. Lisäksi seurakunnat, terveydenhuollon ja sosiaalihuollon toimintayksiköt, tuomioistuimet, verohallinto sekä Maahanmuuttovirasto toimittavat tietoja sähköisesti väestötietojärjestelmään.

Terveydenhuollon toimintayksiköt

Terveydenhuollon toimintayksiköt ilmoittavat syntymä- ja kuolintiedot väestötietojärjestelmään.

Synnytyssairaalat ilmoittavat syntymätiedot sähköisesti. Suorakäyttöisen sovellusrajapinnan käyttöönottoa suositellaan, jotta terveydenhuollon järjestelmät voivat rekisteröidä syntymiä reaaliaikaisesti.  Kun tieto lapsen syntymästä on rekisteröity väestötietojärjestelmään, sairaala saa tiedon lapselle annetusta henkilötunnuksesta. Näin hänelle esimerkiksi voidaan heti muodostaa potilaskertomus. Lapsen syntymää koskevat tiedot luovutetaan tietoja tarvitseville viranomaisille. Tiedon nopea välittyminen esimerkiksi Kelan järjestelmiin lyhentää lapsilisäpäätösten käsittelyaikaa. Merkittävä osa syntymätiedoista tulee kuitenkin edelleen ns. eräajosanomina.

Kuolintiedon viivytyksetön ilmoittaminen väestötietojärjestelmään varmistaa sen nopean välittymisen edelleen muiden viranomaisten tarpeisiin.

Terveydenhuollon toimintayksikön, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen tai lääkärin on ilmoitettava tieto henkilön kuolemasta väestötietojärjestelmään viipymättä kuoleman toteamisen jälkeen. Jos kuolinpäivää ei kyetä määrittämään kuoleman toteamisen yhteydessä, tieto kuolemasta ilmoitetaan, kun kuolinpäivä on määritelty tai arvioitu. Tiedon voi ilmoittaa sähköisesti rajapinnan välityksellä suoraan väestötietojärjestelmään tai lomakkeella Digi- ja väestötietovirastolle tallennettavaksi.

Kunnille

Kuntien sosiaalihuollon toimintayksiköt ilmoittavat väestötietojärjestelmään tietoja lapsen huostaanotosta ja sen lakkaamisesta, henkilön yli kolme kuukautta kestävästä oleskelusta sosiaalihuollon toimintayksikössä sekä lapsen huoltoa koskevasta sopimuksesta, jonka se on vahvistanut. Näistä kaksi ensiksi mainittua ilmoitusta tehdään paperisina, mutta huoltosopimusten osalta tavoitteena on, että ilmoitukset tehdään sähköisesti. Sähköinen ilmoittaminen edellyttää Digi- ja väestötietoviraston myöntämää lupaa.

Väestötietojärjestelmästä postitetaan automaattisesti tulostettu ilmoitus avioliiton ulkopuolella syntyneistä lapsista (ns. AU-arkki) kunnan lastenvalvojalle. Halutessaan kunta voi saada nämä ilmoitukset sähköisesti suoraan lastenvalvojien tietojärjestelmään.

Lue lisää huoltotietojen ilmoittamisesta väestötietojärjestelmään.

Seurakunnille

Evankelis-luterilaisen ja ortodoksisen kirkon seurakunnat ilmoittavat vihkimistietoja, lapsen nimitietoja sekä jäsenyystietoja sähköisesti väestötietojärjestelmään.

Evankelis-luterilaisen kirkon seurakunnat ilmoittavat edellä mainitut tiedot väestötietojärjestelmään reaaliaikaisesti suorakäyttöisen sovellusrajapinnan kautta ja ortodoksisen kirkon seurakunnat ns. eräajosanomina.

Evankelis-luterilaisen tai ortodoksisen kirkon seurakunta voi lisäksi tutkia avioliiton esteet, jos ainakin toinen kihlakumppaneista on seurakunnan jäsen. Avioliiton esteet tutkitaan käyttämällä väestötietojärjestelmästä saatuja tietoja kihlakumppaneista.