Kansalaisneuvonnan asiakaspalvelujärjestelmä

Kansalaisneuvonnan asiakaspalvelujärjestelmä

Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Palvelupäällikkö Minna Kuitunen
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
puh. 0295 535 106/050 560 8986, minna.kuitunen(a)dvv.fi 

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]

Kansalaisneuvonta on julkisten palveluiden käyttäjille tarkoitettu yleisneuvontapalvelu, joka tukee muiden viranomaisten omia neuvontapalveluita. Palvelun avulla halutaan lisätä tietoisuutta julkisen hallinnon palveluista sekä helpottaa niissä asiointia.

Henkilötietoja käytetään Kansalaisneuvonnalle tuleviin palvelupyyntöihin vastaamista sekä viranomaisten toimintaa koskevien palautteiden edelleen ohjaamista varten. Tietojen tallentamisen tarkoituksena on myös palvelun laadun seuraaminen ja parantaminen. Puheluita tallennetaan satunnaisesti palveluneuvojien koulutusta
varten.

Kansalaisneuvonnan asiakaspalvelujärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuojaasetuksen 6 artiklan perusteella. Digi- ja väestötietovirasto tuottaa ja kehittää Kansalaisneuvontapalvelua Digija väestötietovirastosta annetun valtioneuvoston asetuksen nojalla.

Kansalaisneuvonta käyttää Elisan, Valtorin ja Tiedon tarjoamia käyttöpalveluita.

Henkilötiedot säilytetään kahden vuoden ajan asiakkaan menneeseen palvelutapahtumaan palaamisen mahdollistamiseksi. Puhelutallenteita säilytetään kuitenkin vain kahden kuukauden ajan.

Asiakaspalvelujärjestelmään tallennetaan asiakaspalvelun kannalta välttämättömiä tietoja:

• puhelinnumero, puhelun aloitus- ja lopetusaika, jonotusaika
• asiointikieli: suomi/ruotsi/englanti
• sähköpostiosoite, jos asiakas on sen ilmoittanut
• palautteen tai palvelupyynnön sisältö: kysytty asia ja annettu vastaus
• muut rekisteröidyn itse kirjallisesti (chat, sähköposti, internet-lomake, tekstiviesti), puhelimitse tai videoyhteyden kautta ilmoittamat tiedot, esim. nimi.

Puheluita tallennetaan satunnaisesti palveluneuvojien koulutusta varten. Asiakasta informoidaan keskustelun tallentamisesta puhelun alussa automaattisella äänitiedotteella.

Tiedot kerätään asiakkailta itseltään.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Jos asia koskee viranomaisen palvelua ja edellyttää asiakkaalle vastaamista, sähköpostiosoite tai puhelinnumero ja tarvittaessa yhteydenoton sisältötiedot välitetään edelleen toimivaltaiselle viranomaiselle.

Tietoja voidaan myös lain nojalla luovuttaa poliisille.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Manuaalinen aineisto

Palvelussa ei käsitellä manuaalista aineistoa.

Sähköisesti käsiteltävät aineistot

Tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin on välttämätöntä ja ne anonymisoidaan tarvittaessa. Rekisteri on vain rekisterinpitäjän käytössä, ja sen tiedot on suojattu pääsynhallinnan keinoin. Henkilötietoja voivat käsitellä vain Kansalaisneuvonnan virkamiehet. Palvelin, johon tiedot tallennetaan, sijaitsee kulunvalvonnalla suojatussa tilassa. Palvelutapahtumien raportointi tapahtuu tilastollisesti eikä palvelupyynnön tekijöitä raportoida tai yksilöidä.

Kansalaisneuvonnan käsittelemien tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Voi tarkastella sinusta tallennettuja tietoja Digi- ja väestötietoviraston verkkoasioinnissa. Omien tietojen tarkastuspyynnön voit lähettää myös Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilötietosi. Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto ja voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. 

Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus siihen, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista