Diaari- ja asiankäsittelyjärjestelmän tietosuojaseloste

Diaari- ja asiankäsittelyjärjestelmä.

Digi- ja väestötietovirasto

PL 123, 00521 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Erityisasiantuntija Pekka Kortelainen
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]

Henkilötietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston hallintodiaarin ylläpitämiseksi, ja sitä kautta kirjataan vireille tulleet asiat ja niiden käsittelyvaiheet. Lisäksi henkilötietoja käsitellään edunvalvojien toiminnan valvontaan.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan perusteella. Henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten palveluiden tarjoamista. Tiedonhallintalaissa (906/2019, 25§) säädetään viraston velvollisuudesta ylläpitää rekisteriä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista. Laissa edunvalvontavaltuutuksesta säädetään edunvalvojien valvonnasta (648/2007).

Henkilötietoja säilytetään lainsäädännön ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti asiasta riippuen pysyvästi tai 1-50 vuotta.

Asian perustiedot:

• diaarinumero
• asian vireilletulotapa
• asian tila
• asiatyyppi
• asian status ja - julkisuus
• vireilletulo- ja määräpvm
• vireillepanija ja muut asianosaiset
• asia ja sen kuvaus
• edellinen diaarinro
• muu viitetieto
• tilastokoodi
• vastuuhenkilön nimi
• maistraatti
• vastuuyksikkö
• asian palvelupaikkakunta
• maksu
• viitenumero (nimiasioissa)
• lisätieto

Asianosaisten asiankäsittelyn ja holhousasioissa edunvalvonnan kannalta tärkeitä tietoja:

• asiakastyyppi
• asema
• henkilötunnus tai syntymäaika
• y-tunnus
• kieli
• nimitiedot
• osoite- ja muita yhteystietoja
• kotikunta
• asuinvaltio
• kuolinpäivä
• avioliiton solmimispäivä
• avioliiton purkupäivä
• turvakiellon päättymispäivämäärä

Tiedot tehdyistä välitoimenpiteistä:

• toimenpidetyyppi
• seloste
• tiedoksiantotapa
• lähetyspäivä
• määräpäivä
• vastaanottaja
• vastauspäivä
• vastaustyyppi
• tiedoksisaantipäivä

Asian ratkaisutiedot:

• lopputoimenpidetyyppi
• seloste lopputoimenpiteistä
• ratkaisupäivä
• ratkaisija

Asian arkistointitiedot:

• arkistointipäivä
• toimenpiteen tekijä

Valvontatiedot holhousasioissa:

• päämiehen toimintakelpoisuuden rajoituksen tiedot ja rajoituksen historia
• nelivuotisselvitysvuosi
• edunvalvonnan alkamis- ja päättymispäivä
• edellinen diaarinumero
• edellinen holhousnumero
• minkä kunnan holhouskirjasta siirretty
• siirtopäivämäärä
• edunvalvojan tehtävän alkamispäivä ja tehtävän päättymispäivä
• edunvalvojatyyppi
• edunvalvojan tehtävän jako
• tehtävän kuvaus
• tehtävän kuvauksen historia
• tilivelvollisuus
• tilikausien tiedot
• omaisuusluettelon / vuositilin / välipäätöstilin / päätöstilin määräpäivä
• saapumispäivä
• lykkäyspäivä
• karhuamispäivät ja tilintarkastuspäivä sekä aikaisempien vuositilien tiedot.
• Edunvalvontavaltuutuksesta viedään vastaavat tiedot, tietojen määrä kuten tilitiedot kuitenkin valtuutuksen mukaisesti. 

Asiakirjat:

• asian avaukseen, välitoimenpiteisiin ja lopputoimenpiteeseen liittyvät asiakirjat

Tiedot saadaan niistä asiakirjoista, jotka edellyttävät asiakirjan tietojen kirjaamista viraston asiarekisteriin. Asian käsittelyn edetessä tietoja päivitetään suoraan järjestelmään.

Lisäksi henkilöä koskevia tietoja, joissa on hakuperusteena henkilötunnus, saadaan sovelluskyselyn ja muutostietopalvelun kautta väestötietojärjestelmästä.

 

Isyyden tunnustamisen vahvistamistiedot ja holhoustiedot siirretään koneellisesti päivittäin väestötietojärjestelmään (VTJ). Nimenmuutokset siirretään/tallennetaan manuaalisesti väestötietojärjestelmään. Tietoja siirtyy koneellisesti päivittäin myös avioehtoasioiden rekisteriin, holhousasioiden rekisteriin, vihkimisoikeusrekisteriin sekä lahjoitusasioiden rekisteriin.

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muille viranomaisille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa muuta yksilöityä tarkoitusta varten, jos henkilö, jonka palvelun käytöstä tiedot on tallennettu, on antanut tähän nimenomaisen
suostumuksensa.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja siihen on pääsy vain valtion sisäverkosta. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella.

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

 

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Omien tietojen tarkastuspyynnön voit lähettää Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi. Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Suurin osa Digi- ja väestötietoviraston palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.