Toivo -dokumenttivarasto
TOIVO on Digi- ja väestötietoviraston sähköinen dokumenttivarasto, arkisto ja skannaus- sekä postitusjärjestelmä, joka mahdollistaa toimipaikasta ja asiankäsittelyjärjestelmistä riippumattoman asiakirjojen käsittelyn, tallentamisen ja postittamisen. Asiakirjat ohjataan metatietojen avulla työjonoihin eri asiankäsittelyjärjestelmissä käsiteltäviksi tai väestötietojärjestelmän ylläpitämiseksi. TOIVO ei ole asiankäsittelyjärjestelmä.TOIVOssa olevien tietojen luovuttamiseen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:ssä säädetään.
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Palvelunomistaja Osmo Koivula
Miestentie 3, 02150 ESPOO
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti [email protected]
TOIVO-dokumenttivarastoon tallennetaan Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten tehtävien hoitamiseen tarvittavia asiakirjoja, jotka sisältävät henkilötietoja.
Järjestelmään tallennetaan asiakirjoja, jotka kuuluvat seuraaviin tehtäväluokkiin:
- Perhe-, perintö- ja varallisuusoikeudelliset asiat
- Avioehtosopimuksen rekisteröinti
- Osituskirjan rekisteröinti
- Irtaimen lahjoituksen rekisteröinti
- Avio-oikeuden poistamista koskevan ilmoituksen rekisteröinti
- Aviovarallisuussuhteeseen sovellettavaa lakia koskevan sopimuksen rekisteröinti
- Perinnöstä luopumisilmoituksen rekisteröinti
- Avoliittoa koskevien sopimusten rekisteröinti
- Eurooppalainen perintötodistus
- Perukirjan osakastietojen vahvistaminen
- Vanhemmuuden vahvistaminen ja kumoaminen
- Holhoustoimi (edunvalvonta ja edunvalvontavaltuutus)
- Nimenmuutos
- Vihkiminen ja vihkimisoikeudet
- Notaariasiat
- Kotimaisten elämäntapahtumien rekisteröinti ja vahvistaminen
- Maahanmuutto ja ulkomaalaisten rekisteröinti
- Kansainvälisten elämäntapahtumien rekisteröinti ja vahvistaminen
- Muutot
- Rekisteritietojen luovutus ja sukuselvitys
- Suomi.fi -valtuudet
Kuhunkin tehtäväluokkaan kuuluvien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet käyvät tarkemmin selville kyseisen tehtäväluokan käytössä olevan diaari- ja asiankäsittelyjärjestelmän tai väestötietojärjestelmän tietosuojaselosteesta.
Järjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c alakohdassa mainitun rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja 1 e alakohdassa mainitun yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Tiedonhallintalain (906/2019) 25 §:ssä säädetään viraston velvollisuudesta ylläpitää asiarekisteriä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista ja asiakirjoista.
Järjestelmään tallennettujen henkilötietojen ja asiakirjojen säilytysajat määräytyvät arkistolain nojalla ja vaihtelevat asiakirjatyyppikohtaisesti. Tarkemmat säilytysajat on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.
Säilytysajat vaihtelevat asiakirjatyyppikohtaisesti neljästä vuodesta aina pysyvään säilyttämiseen. Jos haluat tarkempaa tietoa johonkin palveluprosessiin liittyvien henkilötietojen ja asiakirjojen säilytysajoista, ota yhteyttä [email protected]
Järjestelmään tallennettavat asiakirjat voivat sisältää, asiakirjan tyypistä riippuen, mitä tahansa henkilötietoja.
Tallennuksen yhteydessä ja asiankäsittelyn edetessä asiakirjoille annetaan seuraavat henkilötietoja sisältävät tai niihin liittyvät metatiedot:
- hakijan, tilaajan, päämiehen, edunvalvojan tai muun asiassa tai asiakirjassa esiintyvän asianosaisen yksilöimiseksi merkitään henkilötunnus tai nimi ja syntymäaika
- asiakirjaan liittyvän asian yksilöimiseksi merkitään asian diaarinumero ja VTJ-arkistotunnus
- postin vastaanottajan yksilöimiseksi merkitään henkilötunnus ja osoite
Asiakirjan metatiedoksi voidaan tallentaa myös vapaamuotoinen henkilötietoja sisältävä lisätieto, joka on tarpeen henkilön, asiakirjan tai asian yksilöimiseksi taikka asioiden käsittelemiseksi, esimerkiksi puhelinnumero tai sähköpostiosoite.
Järjestelmään tallennettavat asiakirjat saadaan asianosaisilta ja muilta asiaan liittyviltä tahoilta, kuten pankeilta, vakuutuslaitoksilta, terveydenhuollon toimintayksiköiltä ja eri viranomaisilta. Järjestelmään tallennetaan myös viraston itse laatimia asiakirjoja.
Henkilöiden ja asioiden yksilöimiseen tarvittavat metatiedot saadaan tallennettavista asiakirjoista, väestötietojärjestelmästä sekä asiankäsittelyjärjestelmistä.
Järjestelmään tallennettuja asiakirjoja, kuten Digi- ja väestötietoviraston päätöksiä, todistuksia, rekisteröinti-ilmoituksia ja otteita luovutetaan niihin oikeutetuille asiakkaille ja viranomaisille. Henkilötietojen luovuttamisesta on säädetty erityislainsäädännöllä kunkin palveluprosessin, kuten holhoustoimen palveluiden osalta erikseen.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada nähtäväksesi itseäsi koskevat henkilötiedot ja tarkastaa ne. Voit lähettää tarkastuspyynnön Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti kirjaamoon. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Henkilötietojen käsittely TOIVO-dokumenttivarastossa perustuu Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768
Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/