VTJkyselyn vastuukäyttäjät
Jokaisella organisaatiolla pitää olla vastuukäyttäjiä, jotka vastaavat mm. organisaationsa VTJkyselyn käyttäjien hallinnasta. Organisaatio nimeää vastuukäyttäjät. Henkilöstä tulee organisaationsa VTJkyselyn vastuukäyttäjä, kun hän on hakenut vastuukäyttäjäoikeutta Digi- ja väestötietoviraston verkkoasioinnin hakemuksella ja hänelle on se myönnetty.
Vastuukäyttäjillä on käyttöoikeus VTJkyselyn hallintapalveluun, jossa he mm. lisäävät uudet käyttäjät organisaatioonsa ja päättävät tarpeettomat käyttöoikeudet.
Vastuukäyttäjän keskeisiä tehtäviä ja velvollisuuksia ovat:
- teet käyttäjäkohtaiset käyttöoikeushakemukset
-
välität käyttäjätunnukset käyttäjille, kun Digi- ja väestötietovirasto on hyväksynyt käyttöoikeudet
-
opastat käyttäjiä VTJkyselyyn kirjautumisessa ja VTJkyselyn käytössä
-
huolehdit, että käyttäjätiedot ovat VTJkyselyssä ajan tasalla ja tarpeettomat käyttöoikeudet päätetään viipymättä
-
huolehdit, että käyttöoikeuksia haetaan vain virka- tai työtehtävien mukaisiin rooleihin ja että organisaation käyttäjät tietävät, että väestötietojärjestelmän tietoja saa käyttää vain työtehtäviin
-
varmistat, että organisaatiossanne seurataan säännöllisesti VTJkyselyn käyttöä mm. käyttötilaston avulla
-
ilmoitat Digi- ja väestötietovirastolle, jos organisaation tiedoissa (esim. nimi tai Y-tunnus) tai tietoluvassa mainitussa tietojen käyttötarkoituksessa tapahtuu muutoksia.
Ohjeet
- Mene verkkoasiointiin
- a) Jos olet jo rekisteröitynyt, kirjaudu sisään tunnistautumalla, tai rekisteröityessäsi antamallasi sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Jos olet unohtanut salasanasi, paina Unohditko salasanasi -linkkiä.
b) Jos et ole rekisteröitynyt, paina Rekisteröidy-painiketta. - Kirjauduttuasi sisään varmista, että olet oikean organisaation asiakastilillä. Näet organisaation nimen yläpalkissa nimesi alapuolella. Asiakastiliä voit vaihtaa oikean yläkulman valikosta valitsemalla Vaihda asiakastiliä.
- Kun asiakastili on oikea, valitse Aloita uusi hakemus.
- Valitse välilehdestä, edustatko julkishallinnon organisaatiota vai yritystä tai yhteisöä.
- Paina Haluan hakea tietoja väestötietojärjestelmästä.
- Aloita VTJkyselyn vastuukäyttäjän käyttöoikeushakemus.
- Hakemusta varten tarvitset organisaatiollenne myönnetyn VTJkyselyn asiakasnumeron. Luvan numero -kohta ei ole pakollinen tieto.
- Täydennä tarvittavat tiedot, erityisesti esihenkilön tiedot. Esihenkilöllesi lähetetään sähköpostilla ilmoitus siitä, että haet vastuukäyttäjäoikeutta. Esihenkilön on hyväksyttävä hakemus sähköpostiinsa saamansa linkin kautta ennen kuin hakemus voidaan käsitellä.
- Paina Lähetä DVV:lle. Digi- ja väestötietovirasto käsittelee hakemuksen ja toimittaa sinulle käyttäjätunnuksen sekä salasanan.
Usein kysytyt kysymykset - vastuukäyttäjät
Vastuukäyttäjän oikeuksia haetaan sähköisesti verkkoasioinnista.
Ohje hakemuksen tekemiseen tällä verkkosivulla Ohjeet-otsikon alla.
Ole yhteydessä Digi- ja väestötietovirastoon sähköpostilla [email protected]
Käyttöoikeudet päätetään tietoturvasyistä, jos käyttäjätunnus on ollut käyttämättä pidempään. Vastuukäyttäjän oikeuksia haetaan sähköisesti verkkoasioinnista. Ohjeet vastuukäyttäjähakemuksen tekemiseen tällä sivustolla.
Digi- ja väestötietovirasto tiedottaa kaikkia VTJkyselyn käyttäjiä VTJkyselyyn liittyvistä ajankohtaisista asioista ensisijaisesti VTJkyselyn etusivulla Tiedotteet-osiossa.
Lisäksi tiedotamme VTJkyselyn verkkosivuilla.
VTJkyselyn vastuukäyttäjille tiedotetaan tärkeimmistä asioista myös sähköpostitse.
Vastuukäyttäjän oikeudet ovat hallinnolliset, eikä niillä pääse tekemään kyselyjä VTJkyselyssä. Vastuukäyttäjän tulee esittää itselleen kyselykäyttöoikeutta järjestelmässä. Ohje tähän löytyy vastuukäyttäjän ohjeesta sivulta 7 kohdasta 3.3, “uuden käyttäjän esittäminen”.
Huomaa, että jos vastuukäyttäjänä haluat esittää itsellesi kyselyroolia, älä esitä itseäsi uutena käyttäjänä vaan lisää uusi kyselyrooli itsellesi ohjeen mukaisesti.
Hyväksymisprosessi on voinut jäädä kesken, ja käyttäjän rooli on edelleen Esitetty-tilassa. Vastuukäyttäjän täytyy hyväksyä rooli. Roolin hyväksymisen jälkeen sekä roolin että käyttäjän tila menee Asiakashyväksytty -tilaan. Digi- ja väestötietovirastossa hyväksytään arkipäivisin uusia käyttäjiä ja rooleja, jotka ovat Asiakashyväksytty -tilassa. Käyttöoikeus hyväksytään viimeistään roolin alkamispäivää seuraavana arkipäivänä.
Jos kyselykäyttöoikeus on ehtinyt jo päättyä, vastuukäyttäjän tulee esittää sitä uudelleen käyttäjälle. Ohje tähän löytyy vastuukäyttäjän ohjeesta sivulta 7 kohdasta 3.3 “uuden käyttäjän esittäminen”.
Ennen käyttöoikeuden tai roolin päättymispäivää vastuukäyttäjä voi käydä siirtämässä roolin päättymispäivämäärää eteenpäin. Näin kyselykäyttöoikeus jatkuu suoraan ilman katkoksia. Ohje tähän löytyy vastuukäyttäjän ohjeesta sivulta 11.
- Hae henkilö organisaatiostanne käyttäjien hallinnan kautta.
- Laita hakuehtoihin henkilön nimi, käyttäjätunnus tai henkilötunnus tai kaikki nämä ja paina Hae-painiketta.
- Valitse käyttäjä.
- Käyttäjän perustiedoissa valitse Toiminnot-alasvetovalikosta “Päätä käyttöoikeus” ja paina Suorita-painiketta.
- Avautuvaan näkymään voit lisätä myös tulevaisuuden päivämäärän. Oletuksena näkymässä on kuluva päivämäärä.
- Henkilön käyttöoikeus päättyy merkityn päivämäärän jälkeen.
Käyttäjäkohtainen kuukausimaksu veloitetaan kaikista käyttäjistä joilla on laskutettavan kalenterikuukauden aikana VTJkyselyn rooli voimassa. Jos käyttäjän ainoa rooli päättyy esimerkiksi 15. päivä, käyttäjästä veloitetaan käyttäjäkohtainen veloitus vielä kyseisen kuukauden laskulla. Jos käyttäjällä ei ole voimassa olevaa roolia kuukauden aikana, hänestä ei veloiteta käyttäjäkohtaista kuukausiveloitusta.
Laskutuksen päättymiseen siis riittää, että käyttäjän kaikki roolit ovat päättyneet.