VTJkyselyn vastuukäyttäjät
VTJkyselyä käyttävällä organisaatiolla tulee aina olla nimettynä vähintään yksi vastuukäyttäjä. Vastuukäyttäjän velvollisuutena on muun muassa:
- hakea uusille käyttäjille käyttöoikeutta ja pitää käyttäjien tiedot ajan tasalla,
- huolehtia että käyttäjien käyttöoikeudet ovat työtehtäviä vastaavat,
- huolehtia että muihin tehtäviin siirtyneiden henkilöiden käyttöoikeudet suljetaan,
- opastaa käyttäjiä VTJkyselyyn kirjautumisessa ja VTJkyselyn käytössä,
- tiedottaa organisaation käyttäjille VTJkyselyyn liittyvistä ajankohtaisista asioista,
- seurata miten oman organisaation käyttäjät käyttävät väestötietojärjestelmän tietoja,
- ilmoittaa Digi- ja väestötietovirastolle, jos organisaation tiedoissa (esimerkiksi yhteystiedot, yhteyshenkilöt tai organisaation nimi) tapahtuu muutoksia.
Vastuukäyttäjille suunnatut tilaisuudet
Järjestämme syksyllä 2023 vastuukäyttäjille suunnattuja tilaisuuksia. Tilaisuuksissa käymme läpi vastuukäyttäjien tehtäviä ja velvollisuuksia, sekä ajankohtaisia asioita. Tilaisuuksissa on myös aikaa keskustelulle.
Olemme jakaneet tilaisuudet eri ryhmiin. Ilmoittauduthan vain oman organisaatiotyyppisi tapahtumaan.
Tilaisuudet eivät ole pakollisia. Tilaisuuksia ei tallenneta.
Voit esittää toiveita tilaisuuksien sisällöstä etukäteen vastaamalla kyselyymme:
VTJkyselyn vastuukäyttäjien infotilaisuuksien sisältötoiveet.
Tilaisuuksien aikataulut ja ilmoittautumislinkit
- Hyvinvointialueiden vastuukäyttäjien info 3.10. klo 14.00-15.30
- Kuntien vastuukäyttäjien info 5.10. klo 9.00-10.30 - Ilmoittaudu tästä
- Valtionhallinnon vastuukäyttäjien info 10.10. klo 9.00-10.30 - Ilmoittaudu tästä
- Yksityissektorin vastuukäyttäjien info 11.10. klo 14.00-15.30 - Ilmoittaudu tästä
- Yksityissektorin vastuukäyttäjien info 13.10. klo 9.00-10.30 - Ilmoittaudu tästä
Yksityissektorin tilaisuudet ovat samansisältöisiä, ilmoittauduthan vain yhteen tilaisuuteen.
Ohjeet
- Mene verkkoasiointiin
- a) Jos olet jo rekisteröitynyt, kirjaudu sisään tunnistautumalla, tai rekisteröityessäsi antamallasi sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Jos olet unohtanut salasanasi, paina Unohditko salasanasi -linkkiä.
b) Jos et ole rekisteröitynyt, paina Rekisteröidy-painiketta. - Kirjauduttuasi sisään varmista, että olet oikean organisaation asiakastilillä. Näet organisaation nimen yläpalkissa nimesi alapuolella. Asiakastiliä voit vaihtaa oikean yläkulman valikosta valitsemalla Vaihda asiakastiliä.
- Kun asiakastili on oikea, valitse Aloita uusi hakemus.
- Valitse välilehdestä, edustatko julkishallinnon organisaatiota vai yritystä tai yhteisöä.
- Paina Haluan hakea tietoja väestötietojärjestelmästä.
- Aloita VTJkyselyn vastuukäyttäjän käyttöoikeushakemus.
- Hakemusta varten tarvitset organisaatiollenne myönnetyn VTJkyselyn asiakasnumeron. Luvan numero -kohta ei ole pakollinen tieto.
- Täydennä tarvittavat tiedot, erityisesti esihenkilön tiedot. Esihenkilöllesi lähetetään sähköpostilla ilmoitus siitä, että haet vastuukäyttäjäoikeutta. Esihenkilön on hyväksyttävä hakemus sähköpostiinsa saamansa linkin kautta ennen kuin hakemus voidaan käsitellä.
- Paina Lähetä DVV:lle. Digi- ja väestötietovirasto käsittelee hakemuksen ja toimittaa sinulle käyttäjätunnuksen sekä salasanan.
Usein kysytyt kysymykset - vastuukäyttäjät
Vastuukäyttäjän oikeuksia haetaan sähköisesti verkkoasioinnista.
Ohje hakemuksen tekemiseen tällä verkkosivulla Ohjeet-otsikon alla.
Ole yhteydessä Digi- ja väestötietovirastoon sähköpostilla [email protected]
Käyttöoikeudet päätetään tietoturvasyistä, jos käyttäjätunnus on ollut käyttämättä pidempään. Vastuukäyttäjän oikeuksia haetaan sähköisesti verkkoasioinnista. Ohjeet vastuukäyttäjähakemuksen tekemiseen tällä sivustolla.
Digi- ja väestötietovirasto tiedottaa kaikkia VTJkyselyn käyttäjiä VTJkyselyyn liittyvistä ajankohtaisista asioista ensisijaisesti VTJkyselyn etusivulla Tiedotteet-osiossa.
Lisäksi tiedotamme VTJkyselyn verkkosivuilla.
VTJkyselyn vastuukäyttäjille tiedotetaan tärkeimmistä asioista myös sähköpostitse.
Vastuukäyttäjän oikeudet ovat hallinnolliset, eikä niillä pääse tekemään kyselyjä VTJkyselyssä. Vastuukäyttäjän tulee esittää itselleen kyselykäyttöoikeutta järjestelmässä. Ohje tähän löytyy vastuukäyttäjän ohjeesta sivulta 7 kohdasta 3.3, “uuden käyttäjän esittäminen”.
Huomaa, että jos vastuukäyttäjänä haluat esittää itsellesi kyselyroolia, älä esitä itseäsi uutena käyttäjänä vaan lisää uusi kyselyrooli itsellesi ohjeen mukaisesti.
Hyväksymisprosessi on voinut jäädä kesken, ja käyttäjän rooli on edelleen Esitetty-tilassa. Vastuukäyttäjän täytyy hyväksyä rooli. Roolin hyväksymisen jälkeen sekä roolin että käyttäjän tila menee Asiakashyväksytty -tilaan. Digi- ja väestötietovirastossa hyväksytään arkipäivisin uusia käyttäjiä ja rooleja, jotka ovat Asiakashyväksytty -tilassa. Käyttöoikeus hyväksytään viimeistään roolin alkamispäivää seuraavana arkipäivänä.
Jos kyselykäyttöoikeus on ehtinyt jo päättyä, vastuukäyttäjän tulee esittää sitä uudelleen käyttäjälle. Ohje tähän löytyy vastuukäyttäjän ohjeesta sivulta 7 kohdasta 3.3 “uuden käyttäjän esittäminen”.
Ennen käyttöoikeuden tai roolin päättymispäivää vastuukäyttäjä voi käydä siirtämässä roolin päättymispäivämäärää eteenpäin. Näin kyselykäyttöoikeus jatkuu suoraan ilman katkoksia. Ohje tähän löytyy vastuukäyttäjän ohjeesta sivulta 11.
- Hae henkilö organisaatiostanne käyttäjien hallinnan kautta.
- Laita hakuehtoihin henkilön nimi, käyttäjätunnus tai henkilötunnus tai kaikki nämä ja paina Hae-painiketta.
- Valitse käyttäjä.
- Käyttäjän perustiedoissa valitse Toiminnot-alasvetovalikosta “Päätä käyttöoikeus” ja paina Suorita-painiketta.
- Avautuvaan näkymään voit lisätä myös tulevaisuuden päivämäärän. Oletuksena näkymässä on kuluva päivämäärä.
- Henkilön käyttöoikeus päättyy merkityn päivämäärän jälkeen.