Väestötietojärjestelmän tietosuojaseloste

Väestötietojärjestelmä

Digi- ja väestötietovirasto ja Ahvenanmaan valtionvirasto
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kehityspäällikkö Anu Aakula
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]

Väestötietojärjestelmää pidetään yhteiskunnan toimintojen ja tietohuollon sekä sen jäsenille kuuluvien oikeuksien ja velvollisuuksien mahdollistamiseksi, toteuttamiseksi ja turvaamiseksi. Väestötietojärjestelmän henkilötietoja ylläpidetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain nojalla (661/2009). Jäljempänä laista käytetään nimeä väestötietolaki.

 

Väestötietojärjestelmän sisältämät henkilötiedot säilytetään pysyvästi lukuun ottamatta lapsen huostaanottoa koskevaa tietoa, joka poistetaan huostaanoton päätyttyä taikka viimeistään huostaanotetun täyttäessä 18 vuotta ja ulkomaan kansalaisen oleskelulupaa koskevia tietoja, jotka poistetaan sen jälkeen, kun henkilö on saanut Suomen kansalaisuuden. Paperilla säilytettävien asiakirjojen säilytysajat selviävät organisaation arkistonmuodostussuunnitelmasta.

Henkilöstä väestötietojärjestelmään talletettavat tiedot:

Väestötietojärjestelmään talletetaan rekisteröinnin kohteena olevasta henkilöstä seuraavat tiedot:

1. täydellinen nimi;
2. henkilötunnus sekä tekninen tunnistetieto ja sähköinen asiointitunnus;
3. kotikunta ja siellä oleva asuinpaikka, tilapäinen asuinpaikka sekä sellaiset tiedot kiinteistöstä, rakennuksesta ja huoneistosta, jotka yksilöivät henkilön kotikunnan ja siellä olevan asuinpaikan;
4. vanhempien täydelliset nimet ja henkilötunnukset;
5. siviilisääty sekä tieto avioliiton solmimisesta ja purkautumisesta tai parisuhteen rekisteröinnistä, rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja rekisteröidyn parisuhteen muuttamisesta avioliitoksi;
6. aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen toisen osapuolen täydellinen nimi ja henkilötunnus;
7. lasten täydelliset nimet ja henkilötunnukset;
8. lapsen ja vanhemman perheoikeudellista asemaa koskevat tiedot;
9. lapsen huoltoa ja sen sisältöä koskevat tiedot;
10. vahvistettua adoptiota koskevat tiedot;
11. toimintakelpoisuuden rajoittamista, edunvalvontaa ja edunvalvontavaltuutusta koskevat tiedot sekä edunvalvojan tai valtuutetun yksilöintitiedot;
12. lapsen huostaanottoa koskevat tiedot;
13. syntymäkotikunta tai -paikka ja syntymävaltio;
14. kansalaisuus;
15. sukupuolen vahvistamista koskeva tieto;
16. kuolinaikaa tai kuolleeksi julistamisaikaa koskeva tieto;
17. rekisteriviranomaista koskevat tiedot;
18. vaalien ja kansanäänestysten toimittamista varten tarvittavat tiedot ääni- ja äänestysoikeudesta;
19. tieto jäsenyydestä uskonnonvapauslaissa (453/2003) tarkoitetussa uskonnollisessa yhdyskunnassa;
20. henkilön ilmoittama äidinkieli ja asiointikieli;
21. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja väestötietolain nojalla ilmoitetut kiellot luovuttaa väestötietojärjestelmän sisältämiä tietoja: turvakielto, asiakasrekisterin päivityskielto, yhteystietojen luovutuskielto, suoramarkkinointikielto, sukututkimuskielto ja henkilömatrikkelikielto;
22. henkilön ilmoittama postiosoite ja muu yhteystieto sekä ammatti;
23. henkilön nimenomaisesta pyynnöstä henkilölle voidaan asettaa muuttoesto.;
24. henkilön omistamiin kiinteistöihin ja määräaloihin liittyvä tiedot: kiinteistöyksikön tunnus, kiinteistöyksikön nimi ja osoite sekä henkilön omistamiin rakennuksiin liittyvät tiedot: pysyvä rakennustunnus, rakennustunnus ja osoite;
25. henkilön mahdollinen ulkomainen henkilönumero;
26. ulkomailla vakinaisesti asuvalle Suomen kansalaiselle tieto kotikuntalaissa tarkoitetusta väestökirjanpitokunnasta;
27. sellaisen henkilön ulkomailla asuvan puolison, lapsen ja vanhemman, jolle ei ole annettu henkilötunnusta, täydellinen nimi, syntymäaika, sukupuoli, siviilisääty, kansalaisuus, osoite ja kuolinaika;
28. ulkomaan kansalaisen oleskeluluvan lajia ja luvan kestoa koskevat tai muut vastaavat tiedot.

 

Tietoja saadaan laissa säädetyn ilmoitusvelvollisuuden perusteella yksityisiltä kansalaisilta (esimerkiksi muuttoilmoitus) ja eri viranomaisilta.

Näitä viranomaisia ovat:

• seurakunnat
• Maahanmuuttovirasto
• Suomen edustustot ulkomailla
• tuomioistuimet
• Verohallinto
• sosiaaliviranomaiset
• Rikosseuraamuslaitos
• sairaalat
• terveydenhuollon muut toimintayksiköt ja ammattihenkilöt
• vihkimisviranomaiset
• Maanmittauslaitos
• rakennusvalvontaviranomaiset

• Pohjoismaiden ja Viron väestörekisteriviranomaiset

• Ruotsin lääninhallitukset

Poliisi ja teleoperaattorit aktivoivat sähköisen asiointitunnuksen.

Väestötietolain nojalla valtion ja kuntien viranomaisille luovutetaan laissa säädetyt tiedot ja niille säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa tarpeelliset tiedot. Henkilölle ja yhteisölle luovutetaan väestötietojärjestelmästä tietoja, joita nämä tarvitsevat oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi. Luovutettavan tiedon on oltava tarpeellinen siihen käyttötarkoitukseen, johon se luovutetaan. Tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan perustellusta syystä epäillä loukkaavan henkilön yksityiselämän tai henkilötietojen suojaa, hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka vaarantavan valtion turvallisuutta.

Tietoja voidaan luovuttaa myös suoramarkkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimukseen, osoitepalveluna, asiakasrekisterin päivittämiseen, historialliseen tai tieteelliseen tutkimukseen taikka muuhun näihin verrattavaan tarkoitukseen, mikäli väestötietolain edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa ja jos henkilön oikeudesta kieltää tietojensa luovuttaminen ei muuta johdu. Suoramarkkinointikielto on kuitenkin rekisterikohtainen eli kielto ei välity, kun tietoja tallennetaan luovutuksensaajan rekisteriin, ja tämä käyttää myöhemmin tietoja suoramarkkinointiin.

Käyttöpalvelutoimittaja (käsittelijä) Valtori vastaa väestötietojärjestelmän ylläpidosta Digi- ja väestötietoviraston kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti. Käyttöpalvelutoimittaja on sopimuksin hankkinut TietoEVRY Oyj:ltä ylläpitoon liittyviä palveluja.

Yksityisen sektorin massamuotoisten tietopalveluiden alihankkijat (käsittelijät) ovat Posti Jakelu Oy ja Dun & Bradstreet Marketing Oy.

Julkisen sektorin tietopalvelun alihankkijat (käsittelijät) ovat CGI ja TietoEVRY Oyj.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollinen tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tehdään asiaa koskevan lainsäädännön mukaisesti, erityisesti kiinnittäen huomiota kyseisen maan tietosuojan tasoon.

Käsittelemme henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Olemme huolellisesti arvioineet käsittelytoimiimme liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtyneet tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti.

Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

• laitteistojen ja tiedostojen suojaus
• kulunvalvonta
• käyttäjien tunnistus
• käyttövaltuudet
• käyttötapahtumien rekisteröinti
• käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Paperilla oleva aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa.

Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Väestötietojärjestelmään tallennetut tiedot on säädetty salassa pidettäviksi.

Rekisterinpitäjä edellyttää myös käsittelijöiltään käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

 

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot väestötietojärjestelmästä.

Rekisteröity voi itse käydä tarkastamassa omat tietonsa Suomi.fissä.

Palvelun kautta näkyvät

• henkilötiedot
• osoitetiedot ja kiinteistö- ja rakennusomistukset
• lisätiedot huollosta
• väestökirjanpitokunta
• oleskelulupatiedot
• sukupuolen vahvistaminen
• sukupuoli
• avioliittohistoria
• rekisteröity parisuhde
• uskonnollinen yhdyskunta sekä
• vakinaisen osoitteen asukkaiden lukumäärätieto.

Palvelun kautta rekisteröity voi myös itse ilmoittaa seuraavat tiedot:

• äidinkieli ja asiointikieli (kun äidinkieli muu kuin suomi tai ruotsi)
• ammatti
• kutsumanimi
• sähköpostiosoite
• tietojenluovutuskiellot (lukuun ottamatta turvakieltoa) sekä
• uskonnollisesta yhdyskunnasta eroaminen.

Rekisteröity voi tarkastaa hänestä väestötietojärjestelmään tallennetut tiedot myös asioimalla henkilökohtaisesti Digi- ja väestötietovirastossa tai pyytämällä tarkastuksen lomakkeella.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Digi- ja väestötietovirasto vastaa rekisteröidyn oikeudesta saada virheelliset tietonsa korjatuiksi väestötietojärjestelmään.

Mikäli henkilötiedoissasi on virhe, ota yhteyttä Digi- ja väestötietovirastoon, jossa virhe voidaan korjata. Kirjautumalla omiin tietoihin voit korjata itse ilmoitettavat tiedot:

• äidinkieli ja asiointikieli (kun äidinkieli on muu kuin suomi tai ruotsi)
• ammatti
• kutsumanimi
• sähköpostiosoite
• tietojenluovutuskiellot (lukuun ottamatta turvakieltoa) sekä
• uskonnollisesta yhdyskunnasta eroaminen. 

Mikäli havaitset virheen rakennuksen omistajatietojen oikeellisuudessa, ota yhteyttä kuntaan ja pyydä virheen korjausta. Mikäli havaitset virheen kiinteistön omistajatietojen oikeellisuudessa, ota yhteyttä Digi- ja väestötietovirastoon ja pyydä virheen korjausta.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Väestötietojärjestelmän tiedot säilytetään lain nojalla pääsääntöisesti pysyvästi. Väestötietolaissa säädetään niistä tilanteista, joissa tiedot tulee lain nojalla poistaa väestötietojärjestelmästä (ks. kohta 5). Rekisteröidyllä ei ole siten oikeutta pyytää tietojensa poistamista väestötietojärjestelmästä. Tästä syystä rekisteröidyllä ei ole oikeutta myöskään vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Väestötietojärjestelmän henkilötietojen käsittelyä laissa säädettyihin tarkoituksiin ei voi pyytää rajoittamaan.

Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointikiellon voi ilmoittaa väestötietojärjestelmään verkkopalvelun kautta tai ilmoittamalla siitä puhelimitse tai kirjallisesti Digi- ja väestötietovirastoon.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.