Sähköisen allekirjoituksen hyödyt

Sähköistä allekirjoitusta hyödyntämällä voidaan välttää ylimääräistä paperin tulostamista, skannausta ja postittamista. Sähköinen allekirjoitus helpottaa arkea ja tarjoaa nykyaikaisen tavan varmistua allekirjoittajan identiteetistä.

Tyypillinen kohde sähköiselle allekirjoitukselle on jokin PDF-asiakirja, esimerkiksi sopimus tai tilaus. Sähköisesti on mahdollista allekirjoittaa myös muun tyyppisiä asiakirjoja sekä esimerkiksi sähköposteja tai datatiedostoja.

 

Miksi kannattaa hyödyntää sähköistä allekirjoitusta?

Sähköinen allekirjoitus on luotettava

Digi- ja väestötietoviraston tarjoamilla välineillä tehdyt sähköiset allekirjoitukset ovat luotettavia. Ne takaavat allekirjoitetun tiedon alkuperän, muuttumattomuuden ja kiistämättömyyden.

Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen avulla osapuolet pystyvät varmistumaan siitä, että

• kuka allekirjoituksen on tehnyt
• kukaan ei ole muokannut allekirjoitettua tietoa jälkeenpäin
• allekirjoituksen tekijä ei voi kiistää tehneensä allekirjoitusta tai väittää, että asiakirjaa olisi muutettu jälkeenpäin.

Riippumattomuus paikasta ja ajasta

Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä missä vain ja milloin vain. Erityisesti etätyön lisääntyessä on tärkeää, että asiakirjoja on mahdollista allekirjoittaa toimiston sijaan myös etäyhteyksien päässä.
 
Paikkariippumattomuudesta on hyötyä erityisesti silloin, jos samalla asiakirjalla on useita allekirjoittajia. Allekirjoittajien ei tarvitse sopia yhteistä tapaamista kokoontuakseen samaan paikkaan, vaan jokainen voi allekirjoittaa asiakirjan tahollaan.

Nopeus ja edullisuus

Asiakirjan allekirjoitus sähköisesti sujuu lähes yhtä nopeasti kuin allekirjoittaminen kynällä paperille, mutta todellisia ajan säästöjä tapahtuu etenkin asiakirjan käsittelyssä:

Asioiden hoitaminen nopeutuu, kun asiakirjoja ei tarvitse skannata tai tulostaa ja lähettää paperipostilla.

Asiakirjan voi tallentaa paikkaan, josta se on tarpeen mukaan oikeiden henkilöiden saatavilla.

Sähköisen asiakirjan lähettäminen vastaanottajalle onnistuu hetkessä. Jos lähetätte allekirjoitetun asiakirjan vastaanottajalle sähköpostitse, huomioittehan tietoturva-asiat. Hyödyntäkää tarvittaessa salattua sähköpostia.

Vähemmän paperia – ympäristöystävällinen valinta

Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan käsittelykin tapahtuu sähköisesti. Asiakirjaa ei ole tarpeen tulostaa, eikä sen fyysistä säilytystä tarvitse tällöin miettiä. Erilaisia sähköisiä työtilaratkaisuja hyödyntäen voidaan varmistua asiakirjan turvallisesta ja aikaa kestävästä säilytyksestä. Paperin vähentäminen on myös ympäristöystävällinen valinta.

Ei skannausta – teksti säilyy koneellisesti luettavana

Kun asiakirjaa ei tarvitse allekirjoitusten välissä skannata, säilyy asiakirjan teksti koneellisesti luettavana. Kun asiakirjan sisältö on koneellisesti luettavaa, on se myös esimerkiksi ruudunlukuohjelmistojen luettavissa ja siten saavutettavaa. Tästä on hyötyä myös dokumenttien arkistoinnissa ja käsittelyssä, kun dokumenttien sisältöön voidaan kohdistaa hakuja.

Rajat ylittävä tapa allekirjoittaa

Sähköinen allekirjoitus on nopea ja tehokas keino myös silloin, kun asiakirjoja on tarve jakaa maan rajojen yli, esimerkiksi sopimusten tai kilpailutusten yhteydessä. Euroopan Unionin alueella sähköistä allekirjoittamista ohjaa EU:n eIDAS-asetus.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES) kelpaa sellaisenaan koko Euroopan Unionin alueella. Se on juridisesti sitova ja kiistämätön ilman eri todistelua.

Useita käyttökohteita

Usein tunnistettu käyttötapaus on PDF-asiakirjan, esimerkiksi sopimuksen tai päätöksen, allekirjoittaminen sähköisesti. Sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää kuitenkin useissa erilaisissa tilanteissa, esimerkiksi sähköpostiviestit, erilaiset datatiedostot, kuten esimerkiksi asennuspaketit tai sovelluspäivitykset, verkkoliikenteen turvaaminen tai lohkoketjut.

Jos käytössänne on jo varmennekortti

Jos organisaationne henkilöstöllä on jo käytössä Digi- ja väestötietoviraston myöntämä varmennekortti, voitte alkaa käyttää sähköistä allekirjoitusta saman tien.

Ohje: PDF-dokumentin allekirjoitus sähköisesti

Ohje: PDF-dokumentin allekirjoituksen tarkastaminen