Kysymyksiä ja vastauksia digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuudesta

Digitaalisten palveluiden ensisijaisuuden kehittäminen käynnistetään kuluvalla hallituskaudella koskien ensisijaisesti digitaalista viranomaisviestintää, jolloin tavoitetilassa kansalaisen asioidessa digitaalisesti hän saisi myös asiaan liittyvät tiedoksiannot ja muut asiakirjat sähköisesti. Samalla myös muiden asiointikanavien saatavuus turvataan käynnissä olevalla valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistuksella.

Ensisijaisesti digitaalinen viranomaisviestintä tarjoaa kansalaisille mahdollisuuden ajasta ja paikasta riippumattomaan asiointiin hallinnon kanssa. Kansalainen löytäisi jatkossa viranomaisten lähettämät viestit ja tiedoksiannot pääsääntöisesti yhdestä sähköisestä postilaatikosta eli Suomi.fi-viesteistä.

Lue lisää valtiovarainministeriön sivuilta.

Digi- ja väestötietovirasto vastaa viranomaisviestinnän digitalisoinnin teknisistä ratkaisuista ja viestinnästä kansalaisille. 

Digi- ja väestötietovirasto kehittää Suomi.fi-viestit-palvelua siten, että lainsäädännön astuessa voimaan, Viestit-palvelun kautta on mahdollista luoda automaattiset postilaatikot (tili) niille, jotka asioivat sähköisesti. Lisäksi tehdään Suomi.fi-viestien asiakaslähtöistä kehitystyötä yhdessä palvelun käyttäjäorganisaatioiden ja loppukäyttäjien kanssa.

Digi- ja väestötietovirasto tukee Suomi.fi-viestit-palvelun käyttöönotoissa ja käytössä. Tavoitteena on, että muutoksesta ollaan tietoisia laajasti koko yhteiskunnassa ja asiakasorganisaatiot sekä sähköisesti asioivat kansalaiset tuntevat Suomi.fi-viestit ja osaavat käyttää sitä tarkoituksenmukaisesti sekä lähettäessään että vastaanottaessaan viranomaisviestejä.

Digi- ja väestötietovirasto vastaa kansalaisille suuntautuvasta viestinnästä osana kehittämishankettaan. Uudistuksen keskiössä on vaikuttava ja oikea-aikainen kansalaisten informointi uudistuksesta ja sen vaikutuksista. Digi- ja väestötietovirasto suunnittelee ja toteuttaa uudistuksen edellyttämät viestintätoimenpiteet yhteistyössä muiden sidosryhmien kanssa.

Jatkossa vahvaa sähköistä Suomi.fi-tunnistautumista käyttäville kansalaisille luotaisiin tunnistautumisen yhteydessä Suomi.fi-viestit-postilaatikko, josta heitä myös informoitaisiin. Erillistä suostumusta Suomi.fi-viestien käyttöön tai sähköisten tiedoksiantojen vastaanottamiseen ei pyydettäisi. Jos kansalainen ei kykene sähköisen tunnistautumisen käytöstä huolimatta käyttämään Suomi.fi-viestejä, hänellä olisi mahdollisuus kieltää sähköisten viestien vastaanottaminen ilmoittamalla tästä myöhemmin tarkentuvalla tavalla.

Uudistus ei koske kansalaisia, jotka eivät asioi digitaalisesti eli käytä Suomi.fi-tunnistautumista. Näille kansalaisille viranomaisten tiedoksiannot toimitetaan edelleen postitse paperikirjeinä ellei kansalainen ole antanut erillistä suostumusta sähköiseen tiedoksiantoon.

Uudistus ei myöskään tällä hetkellä velvoita oikeushenkilöitä eli yrityksiä ja yhteisöjä ensisijaisesti digitaaliseen viranomaisviestintään. 

Ne kansalaiset, jotka eivät asioi digitaalisesti, vastaanottavat jatkossakin viranomaisten tiedoksiannot kirjeitse, ellei kansalainen tässä tapauksessa ole antanut erillistä suostumusta sähköiseen tiedoksiantoon. Digitaaliseen asiointiin liittyen Suomi.fi-valtuudet tarjoaa tukea mahdollistamalla asioinnin toisen puolesta.

Ensisijaisuutta edistettäessä kiinnitetään samalla huomiota, että vaihtoehtoisia asiointi- ja viestintäkanavia on tarjolla niille, jotka eivät pysty käyttämään digitaalisia palveluita. Vaikka digitaaliset palvelut ovat tutkimustietojen mukaan suosituin viranomaisasiointikanava, puhelinasiointi ja käyntiasiointi ovat jatkossakin tärkeitä asiointikanavia digitaalisten palveluiden rinnalla. Perinteisempien palvelukanavien saatavuutta turvataan muun muassa käynnissä olevalla valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistuksella.

Erityisryhmiin liittyen kehittämisessä ja lainsäädäntötyössä käydään vuoropuhelua erityisryhmien käyttäjätarpeet tuntevien kansalaisjärjestöjen kanssa, jotka ovat myös ohjelman ohjausryhmässä edustettuina mm. ikääntyneiden, vammaisten ja maahanmuuttajataustaisten käyttäjien näkökulmista.

Kansalaisille yhtenäisen asiakaskokemuksen sekä tietoturvallisen viestien lähettämisen ja vastaanottamisen varmistamiseksi organisaatioiden olisi hyvä siirtyä käyttämään Suomi.fi-viestejä lain edellyttämällä tavalla viimeistään tämän uudistuksen yhteydessä.

Suomi.fi-viestien käyttöönotto edellyttää organisaatioilta 1) ymmärrystä ja visiota Suomi.fi-viestit-palvelun hyödyntämisestä ja sen edellyttämistä muutoksista organisaation prosesseissa ja järjestelmissä, 2) vahvaa johtajuutta tavoitellun muutoksen toteutumiseen, 3) teknistä kyvykkyyttä integroida järjestelmät ja toimintatavat vastaamaan digitaalisen viestiliikenteen vaatimuksia.

Suomi.fi-viestien käyttöönottojen ja käytön sujuvoittamiseksi Digi- ja väestötietovirasto kehittää vuosien 2024-2025 aikana Suomi.fi-viestit -palvelun REST-rajapintoja. Lisätietoja siitä seuraavan sivun kautta REST-rajapinta.

Valtion viranomaiset sekä kunnat ja hyvinvointialueet ovat olleet vuodesta 2016 voimassa olleen lain nojalla velvollisia käyttämään sähköisen asioinnin tukipalveluja, joihin lukeutuu Suomi.fi-viestit. Lisäksi itsenäisillä julkisoikeudellisilla laitoksilla sekä julkista hallintotehtävää hoitavilla yksityisillä on oikeus käyttää tukipalveluja. Näiden viranomaisten ja julkisen hallinnon toimijoiden velvollisuuksiin ja oikeuksiin ei kaavailla muutoksia.

Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista 571/2016

Jatkossa Suomi.fi-viesteihin olisi lähetettävä tiedoksi hallintolain 54 §:n edellyttämät asiakirjat, kuten esimerkiksi päätökset. Lisäksi viranomainen voi lähettää Suomi.fi-viesteihin myös muita viestejä, kuten esimerkiksi muistutuksia tai ajanvaraustietoja HL 7 § palveluperiaatteen mukaisesti tai HL 8 §:n neuvontavelvollisuuteen liittyvistä asioista.

Suomi.fi-viestit mahdollistaa myös todisteellisten tiedoksiantojen lähettämisen ja niiden kuittausten vastaanottamisen digitaalisesti.

Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista asettaa Suomi.fi-palveluille (ml. viestit-palvelu) laatu- ja tietoturvallisuusvaatimuksia sekä vaatimuksia koskien varautumista ja häiriötilanteita. Digi- ja väestötietovirasto huolehtii Suomi.fi-palvelujen tietoturvasta lain edellyttämällä tavalla. Palveluissa toteutetaan säännöllisin väliajoin auditointeja sekä edellytetään Suomi.fi-palveluita käyttäviä organisaatioita hyväksymään Digi- ja väestötietoviraston tietoturvallisuuteen liittyvät ehdot ja käytänteet. Digi- ja väestötietoviraston palvelun kehittäjät ovat sitoutuneet palvelujen tietoturvalliseen kehittämiseen. 

Lisäksi Suomi.fi-viesteissä viranomaisten lähettämät viestit kulkevat salattuina ja viestiliikenne ohjataan vahvaa sähköistä tunnistautumista vaativiin palveluihin, jolloin tietosuojan ja tietoturvan taso on korkeampi kuin esimerkiksi sähköpostitse asioidessa. Paperikirjeisiin verrattuna Suomi.fi-viestien sisältämät tiedot päätyvät epätodennäköisemmin väärälle vastaanottajalle tai vääriin käsiin.

Suomi.fi-viestien käyttöönoton yhteydessä kansalaista myös ohjeistetaan huolehtimaan omasta vastuustaan digitaalisiin palveluihin liittyen koskien käytettävän päätelaitteen tietoturvaa ja tunnistusvälineiden huolellista säilyttämistä.

Muutoksen aikataulu tarkentuu lainsäädäntöryhmän työn edetessä. Alustava suunnitelma lainsäädännön voimaantulolle on vuoden 2026 alkupuolella.

Suomalaiset kuuluvat Euroopan digiosaavimpiin kansakuntiin. Suomalaisilla on keskimäärin todella hyvät digitaidot; 16–89-vuotiaisista suomalaisista keskimäärin 73 prosentilla on vähintään digitaaliset perustaidot. Parhaimmat digitaidot on alle 45-vuotiailla suomalaisilla. Mitä iäkkäämmistä henkilöistä on kyse, sitä pienempi on digitaitoisten osuus ja sitä heikompaa osaaminen keskimäärin on. Esimerkiksi 75–89-vuotiaista vain 22 prosentilla on vähintään digitaaliset perustaidot.

Korkeasta digiosaamisen tasosta huolimatta myös digiin liittyvää tukea tarvitaan ja annetaan paljon. 36 % 18–89-vuotiaista suomalaisista tarvitsee usein apua digitaalisten laitteiden käyttäjänä. Mitä iäkkäämmästä ryhmästä on kyse, sitä enemmän ja useammin apua tarvitaan.

Lähteet: Euroopan komissio, Digital Skills Indicator 2023; DVV Digitaitoraportti 2023; Tilastokeskus, Väestön tieto- ja viestintätekniikan käyttö 2023