Virkailijavaltuuttamispalvelu
Ohje hakemuksella valtuuttamiseen yrityksille, yhdistyksille ja muille yhteisöille
Virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa sähköisen valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin niille tahoille, joiden edustamisoikeus ei ole selvitettävissä perustietorekisteristä.
Hakemuksella voi valtuuttaa, jos valtuuttaja on joku seuraavista:
- Yhteisö, jolla ei ole rekisteriin merkittyjä edustajia (esim. julkiset viranomaiset, kunnat, seurakunnat, oppilaitokset, säätiöt, elinkeinoyhtymät ja kuolinpesät, joilla on Y-tunnus)
- Suomalainen yritys, jolla ei ole kaupparekisteriin merkittynä toimitusjohtajaa, edustamiseen oikeutettuja henkilöitä tai hallituksen jäseniä
- Ulkomainen yritys, jota ei ole rekisteröity Suomeen tai jonka edustajien suomalaista henkilötunnusta ei ole merkitty kaupparekisteriin
- Yhdistys, jolla ei ole yksin edustamiseen oikeutettuja henkilöitä. Tarkista yhdistysrekisteriin merkitty edustamissääntö PRH:lta ennen hakemuksen tekemistä, koska todennäköisesti yhdistys voi valtuuttaa itse Suomi.fi-valtuuksissa.
- Yksityinen elinkeinonharjoittaja, jolla ei ole henkilökohtaisia tunnistusvälineitä sähköisiin palveluihin tai joka ei voi tai osaa käyttää sähköisiä palveluja
- Edunvalvonnassa oleva henkilö, jonka edunvalvoja käyttää tällä hetkellä Katso-tunnistetta.
Jos valtuuttaja on joku muu, valtuuden voi joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta antaa tai mitätöidä itse Suomi.fi-valtuuksissa.
Virkailijavaltuuttamispalvelussa voi hakea valtuuksien rekisteröintiä tai mitätöintiä
Jos yritys, yhdistys tai muu yhteisö ei voi omatoimisesti valtuuttaa Suomi.fi-valtuuksissa, valtuuden voi antaa tai mitätöidä virkailijavaltuuttamispalvelun avulla. Tällöin valtuus rekisteröidään tai mitätöidään hakemuksen perusteella.
Yritykset, yhdistykset ja muut yhteisöt voivat antaa
- valtuutusoikeuksia, jolloin valtuuden saanut henkilö voi Suomi.fi-valtuuksissa hallinnoida yrityksen tai yhteisön omia valtuuksia.
- edustajan valtuutusoikeuksia, jolloin valtuuden saanut henkilö voi Suomi.fi-valtuuksissa hallinnoida yrityksen tai yhteisön saamia valtuuksia.
- asiointivaltuuksia, jos Suomi.fi-valtuuksien käyttäminen ei ole mahdollista esimerkiksi osaamisen tai edustajien tunnistusvälineiden puuttumisen vuoksi.
Pyynnön annetun valtuuden mitätöimiseksi voi tehdä, jos valtuuttaja ei voi tai ei osaa omatoimisesti mitätöidä valtuuksia Suomi.fi-valtuuksissa. Palvelupaikassa käymällä voi myös hyväksyä saatuja valtuuspyyntöjä.
Toimi näin virkailijavaltuuttamispalvelussa
- Ennen hakemuksen tekemistä, tutustu huolellisesti asioihin, joiden hoitamiseen on mahdollista antaa valtuus. Tutustu myös sen asiointipalvelun omiin ohjeisiin, jossa valtuutta on tarkoitus käyttää.
Tutustu valtuusasioihin - Selvitä ensin virkailijavaltuuttamispalvelun ohjeista, mitä tietoja ja asiakirjoja tarvitset hakemuksen tekemiseen ja miten voit toimittaa hakemuksen käsiteltäväksi.
Ohjeet omaan hakemukseen - Täytä valtuushakemus virkailijavaltuuttamispalvelussa.
Virkailijavaltuuttamispalvelu - Lähetä allekirjoitettu valtuushakemuksen tuloste ja tarvittavat liitteet käsiteltäväksi. Valtuushakemus kannattaa lähettää sähköisesti virkailijavaltuuttamispalvelun kautta.
- Henkilöt, joille on haettu virkailijavaltuuttamispalvelussa valtuutusoikeus, voivat hakemuksen rekisteröinnin jälkeen luoda asiointivaltuuksia valitsemilleen henkilöille omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa. Hei voivat voi antaa asiointivaltuuden myös itselleen.
- Asiointivaltuudet saaneet henkilöt asioivat saamillaan valtuuksilla asiointipalveluissa kuten Verohallinnon, Kelan tai Tullin palveluissa.
Hakemus voidaan käsitellä vasta, kun olet antanut kaikki tarvittavat tiedot ja toimittanut hakemuksen liitteeksi tarvittavat asiakirjat.
Valtuutusoikeuden saanut henkilö voi jatkossa hallinnoida asiointivaltuuksia itsenäisesti Suomi.fi-valtuuksissa
Yrityksen tai yhteisön kannattaa hakea työntekijöilleen ensisijaisesti valtuutusoikeuksia. Kun valtuutusoikeudet haluttuihin valtuusasioihin on rekisteröity, voivat nämä valtuutusoikeudelliset antaa asiointivaltuuksia näihin valtuusasioihin omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa kyseisen yrityksen tai yhteisön puolesta.
Kun valtuutusoikeudet on rekisteröity, yritys tai yhteisö voi hallinnoida näihin valtuusasioihin liittyviä asiointivaltuuksiaan siis ilman tukeutumista virkailijavaltuuttamispalveluun.
Muistilista
- Selvittäkää ensin ohjeet valtuushakemuksen tekemiseen ja mitä liitteitä tarvitsette hakemukseenne.
- Toimittakaa valtuushakemus allekirjoitettuna käsiteltäväksi.
- Liittäkää valtuushakemukseen kopiot allekirjoittajien henkilökortista tai passista.
Katso myös
- Ohjeet valtuushakemuksen tekemiseen
- Ohjevideo valtuushakemuksen täyttämiseen (Youtube)
- Virkailijavaltuuttamispalvelu (hakemuksella valtuuttaminen)
- Ulkomaisten asiakirjojen oikeaksi todistaminen
- Finnish Authenticator tunnistuspalvelu ulkomaisille Katso-käyttäjille
Olemme koonneet omat ohjeensa verotusyhtymille, yhdistyksille ja kunnille:
Uusien hakemusten käsittelyajat
Tällä hetkellä uusien valtuushakemusten käsittelyaika on 1–2 viikkoa.
Jos olet lähettänyt valtuushakemuksen sähköisesti, voit tarkistaa hakemuksesi tilan kirjautumalla osoitteessa suomi.fi/valtuudet/hakemuksella-valtuuttaminen.
Asiakaspalvelun yhteystiedot
Sähköposti
Sähköposti: [email protected]
Palvelupaikat
Valtuushakemuksia voi toimittaa Verohallinnon palvelupaikkoihin.
Postiosoite:
Hakemukset Suomi.fi-valtuuksien rekisteröimiseksi: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 02151 Espoo
Kysyttyjä kysymyksiä valtuushakemuksella valtuuttamisesta (Virkailijavaltuuttamispalvelu)
Virkailijavaltuuttamispalvelu mahdollistaa sähköisen valtuuttamisen ja toisen puolesta asioinnin niille tahoille, joiden edustamisoikeus ei ole selvitettävissä perustietorekisteristä. Virkailijavaltuuttamispalvelua tarvitsevia tahoja ovat esimerkiksi oppilaitokset, seurakunnat, kunnat ja valtio ja ulkomaiset yritykset.
Löydät organisaatiollesi suunnatut ohjeet virkailijavaltuuttamispalvelusta kohdasta Selvitä ohjeet.
Sen jälkeen voit tehdä hakemuksen virkailijavaltuuttamispalvelussa.
Kunkin asiointipalvelun (esimerkiksi Veron, Kelan, tulorekisterin) ohjeet löytyvät niiden verkkosivuilta.
Valtuushakemuksessa yksilöidään valtuuttajan ja valtuutetun tiedot sekä annettavan valtuutusoikeuden laajuus. Valtuushakemuksen allekirjoittaa valtuuttaja itse tai valtuuttajan laillinen edustaja. Valtuuttajasta riippuen allekirjoitusoikeus osoitetaan yhdellä tai useammalla valtuushakemukseen liitettävällä asiakirjalla.
Valtuushakemuksen voi jättää käsiteltäväksi kolmella eri tavalla riippuen valtuuttajasta:
- sähköinen valtuushakemus: tarkoitettu vain suomalaisille yrityksille ja yhteisöille
- käyntiasiointi: tarkoitettu ensisijaisesti henkilövaltuuttajille.
- postitse lähetettävä hakemus: tarkoitettu ensisijaisesti ulkomaalaisille yhteisöille, joilta vaaditaan oikeaksi todistetut ja laillistetut asiakirjat. Hakemus lähetetään osoitteeesen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 02151 Espoo.
Ohjeet valtuushakemuksen täyttämiseen
Video valtuushakemuksen täyttämiseen, Youtube
Yritys tai yhteisö voi hakea virkailijavaltuuttamispalvelun kautta työntekijöilleen ensisijaisesti valtuutusoikeuksia. Kun valtuutusoikeudet on rekisteröity, voivat nämä valtuutusoikeudelliset antaa asiointivaltuuksia omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa kyseisen yrityksen tai yhteisön puolesta.
Kun valtuutusoikeudet on rekisteröity, yritys tai yhteisö voi hallinnoida valtuuksiaan jatkossa siis itsenäisesti, ilman tukeutumista virkailijavaltuuttamispalveluun.
Valtuutusoikeus ei anna oikeutta oikeutta asioida palveluissa, mutta valtuutusoikeuden saanut voi aina itselleen asiointivaltuuden.
- Tutustukaa Valtuudet-palvelun ohjeisiin.
- Valitkaa vähintään kaksi henkilöä, joille haetaan valtuutusoikeuden rekisteröintiä.
- Päättäkää mitä valtuusasioita kukin valtuutusoikeutettu tai valtuutusoikeudellinen saa hoitaa. Valtuutusoikeuden voi antaa vain rajoittuen tiettyihin valtuusasioihin.
- Tutustukaa palveluntarjoajien omiin ohjeisiin mitkä valtuusasiat hyväksytään heidän palveluissaan.
- Eri valtuusasioihin voi tutustua myös Suomi.fi- verkkosivustolla: suomi.fi/valtuudet/valtuusasiat
- Valtuutusoikeuden voi valtuusasian lisäksi kohdistaa valtuustarkenteen avulla koskemaan vain esim. tiettyä aliorganisaatiota. Valtuustarkenteita on käytössä kuitenkin vain tietyissä valtuusasioissa. Näihinkin kannattaa tutustua ennakkoon ja miettiä jo valmiiksi.
- Selvittäkää, ketkä organisaatiossa ovat toimivaltaisia allekirjoittamaan valtuushakemuksen organisaationne puolesta.
Voitte myös katsoa ohjevideon Youtubessa hakemuksen tekemisestä virkailijavaltuuttamispalvelussa
Pitää, koska Katsoa varten toimitetut valtakirjat (tai muut asiakirjat) on toimitettu eri tarkoitusta varten.
Suomi.fi-verkkosivuston virkailijavaltuuttamispalvelussa täytettävä ja tulostettava valtuushakemus toimii valtakirjana, jonka avulla annettavat Suomi.fi-valtuudet voidaan yksilöidä ja rekisteröidä.
Pitää. Jos haetaan uudenlaajuisia toimintavaltuuksia, tulee tähän saada todisteellinen hyväksyntä päättäjältä. Siihen tarvitaan uusi valtuushakemus.
Ajokortti ei ole virallinen henkilötodistus. Hakemuksessa tarvitaan kopio passista tai poliisin myöntämästä henkilökortista.
Jos organisaation edustamisoikeutta ei löydy kauppa-, yritys-, yhdistysrekisteristä, se tulee todistaa muulla edustamisoikeuden todistavalla asiakirjalla.
Selvitä vaadittavat organisaatiokohtaiset asiakirjat virkailijavaltuuttamispalvelun ohjeista.
Uudella hakemuksella. Kannattaa siis antaa ensin joillekin valtuutusoikeus, jolloin he voivat myöntää asiointivaltuuksia niille, jotka hoitavat varsinaisen asioinnin yhteisön puolesta.
Edunvalvojien sähköisen asioinnin mahdollistaminen on selvityksessä.
Kyllä voitte. Voitte kirjautua virkailijavaltuuttamispalveluun osoitteessa suomi.fi/valtuudet/valtuushakemus. Hakemuksen tilan pääsee näkemään omilla tunnuksillaan henkilö, joka alun perin lähettänyt hakemuksen.
Valtuushakemukseen pääsee kohdasta Omat hakemukset. Kirjautumisen jälkeen voit avata hakemuksen klikkaamalla sitä Rekisteröitävät valtuudet -listasta.
Voit kirjautua virkailijavaltuuttamispalveluun osoitteessa suomi.fi/valtuudet/valtuushakemus. Hakemusta voi käsitellä omilla tunnuksillaan henkilö, joka alun perin lähettänyt hakemuksen.
Valtuushakemukseen pääsee kohdasta Omat hakemukset. Kirjautumisen jälkeen voit avata hakemuksen klikkaamalla sitä Rekisteröitävät valtuudet -listasta.
Valtuuksien tarkenteista on kerrottu tarkemmin Valtuudet-palvelun ohjeissa: Anna valtuus yrityksenä tai yhteisönä.
Täyttämällä hakemuksen virkailijavaltuuttamispalvelun kautta. Saat tarkat ohjeet virkailijavaltuuttamispalvelusta.
Joissakin tapauksissa pesänhoitajalle on voitu rekisteröidä yksinedustusoikeus kaupparekisteriin. Tällöin hän pääsee silloin valtuuttamaan omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa. Samoin jotkut asiointipalvelut sallivat yrityksen puolesta asioinnin selvitysmiesroolilla, jolloin erillistä valtuutta ei tarvita, vaan kaupparekisterin merkintä riittää.
Täyttämällä hakemus virkailijavaltuuttamispalvelun kautta. Tarkemmat ohjeet löydät palvelusta kohdasta Selvitä ohjeet.
Kyllä, asiointipalvelut ovat parhaita tietolähteitä tältä osin. Suomi.fi -palvelussa ei anneta varsinaisesti asiointipalvelukohtaisia ohjeita, vaikka valtuusasioiden selailupalvelussa voit selailla mitkä valtuusasiat hyväksytään missäkin asiointipalveluissa. Täällä ei ole tosin ole kaikkien asiointipalveuiden päivittämiä tietoja.
Metsäyhtymät voivat valtuuttaa omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa, jos verotusyhtymän kaikki osakkaat ovat henkilöitä, joilla on suomalainen henkilötunnus ja jotka käyttävät sähköisiä tunnistautumisvälineitä.
- Ohjeet löytyy Suomi.fi-verkkopalvelusta kohdasta Anna valtuus yrityksenä tai yhteisönä.
Valtuushakemusta tarvitsevat edelleen ne verotusyhtymät, joissa on osakkaina muita yhtymiä tai kuolinpesiä tai jossa joillain osakkailla ei ole käytössään sähköisiä tunnistautumisvälineitä.
- Tällöin ohjeet löytyvät valtuushakemuksesta kohdasta Selvitä ohjeet. Valitkaa organisaatiomuodoksi verotusyhtymä.