Microsoft Exhange Online
Microsoft Exchange Online on pilvipohjainen sähköpostin ja kalenterin hallintapalvelu, jota Digi- ja väestötietovirasto käyttää asiakasviestintään. Palvelua käytetään Outlookin kautta tietokoneilla ja mobiililaitteilla.
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tewodros Guday, johtava asiantuntija
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti [email protected]
Henkilötietoja käsitellään viestien välittämiseksi ja tallentamiseksi sekä työskentelyn mahdollistamiseksi DVV:n kumppaneiden sekä asiakkaiden kanssa. Viestien sisältö sisältö riippuu viestittelyyn osallistujista. Asiakkaiden kanssa viestimiseen DVV:n henkilöstöä on ohjeistettu käyttämään turvaviestiä ja asiakkaita on ohjeistettu olemaan yhteydessä turvaviestillä. Henkilötietojen käsittely perustuu DVV:n yleisen edun mukaiseen tehtävään.
DVV:n henkilöstöä on ohjeistettu poistamaan sähköpostiviestit heti, kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi.
Exchange Online-palveluun tallentuu yleisiä tietoja viestejä välittävistä käyttäjistä. Microsoft-tilin omaavista käyttäjistä käsitellään tiliin tallennettuja tietoja, esim. nimeä ja sähköpostiosoitetta. Lisäksi Exchange Online-palveluun tallentuu käyttäjän palveluun mahdollisesti lataama profiilikuva, päätelaitteen tiedot sekä viestin sisältö ja liitetiedot.
Pääasiallinen tietolähde on DVV:n konsulttien osalta Avain-käyttäjätunnushallintapalvelu tai kumppanien ja asiakkaiden osalta käyttäjien itsensä ilmoittamat tiedot. Viestien sisällöt kertyvät käyttäjän toiminnasta palvelussa.
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Tarkastusoikeus
Exchange Online ei ole varsinainen rekisteri, vaan sen käyttäjätiedot tulevat pääosin Avain-käyttäjätunnushallintapalvelusta tai käyttäjän tai hänen organisaationsa ilmoittamina. Käyttäjätietoja koskevat pyynnöt tulisi osoittaa Avain-palvelun yhteyshenkilöille (ks. yhteystiedot palvelun tietosuojaselosteesta). Viestinnän sisältöä koskevat tarkastuspyynnöt voi osoittaa tämän tietosuojaselosteen yhteyshenkilölle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Jos olet DVV:n konsultti, tee pyyntö kirjallisesti Avain-palvelun yhteyshenkilölle. Jos taas olet DVV:n kumppani tai asiakas, tee kirjallinen pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteyshenkilölle. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Suurin osa Digi- ja väestötietoviraston palveluista perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768
Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.