ELSA-asiankäsittelyjärjestelmä

Digi- ja väestötietovirasto

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki

PL 123, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000

Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Asianhallinnan asiantuntija Sari-Kaarina Vähämäki

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000

Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000

Sähköposti [email protected]

 

Digi- ja väestötietoviraston Elsa asiankäsittelyjärjestelmässä käsitellään etu- ja sukunimilain mukaisia asioita, holhoustoimesta annetun lain mukaisia asioita, edunvalvontavaltuutuksesta annetun lain mukaisia asioita sekä väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain mukaisia todistustilauksia.

 

Laki holhoustoimesta 84 § 

Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista 4 § 

Etu ja sukunimilaki 21 §

 

Lisäksi henkilötietoja käsitellään edunvalvojien toiminnan valvontaan. Henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten palveluiden tarjoamista.

 

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c alakohdan eli rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai 1 e alakohdan eli rekisterinpitäjän yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamisen perusteella. Tiedonhallintalaissa (906/2019, 25§) säädetään viraston velvollisuudesta ylläpitää rekisteriä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista.

Tietojen säilytysaika määräytyy arkistolain nojalla ja vaihtelee asiatyyppikohtaisesti. Tarkemmat säilytysajat on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.

Säilytysajat vaihtelevat prosessi- ja asiakirjakohtaisesti neljästä vuodesta aina pysyvään säilyttämiseen. Mikäli haluat tarkempaa tietoa yksittäisen prosessin asiakirjoista ja niiden säilytysajoista, lähetä sähköpostia [email protected]. ​​​​​​​

 

Järjestelmään on tallennettu:

• asianosaisten yksilöintitiedot ja yhteystiedot

• hakemus-, käsittely- ja päätöstiedot

• holhoustoimen valvontatiedot

• tilaustiedot

 

Tiedot saadaan niistä asiakirjoista, jotka edellyttävät asiakirjan tietojen kirjaamista asiankäsittelyjärjestelmään. Asian käsittelyn edetessä tietoja päivitetään suoraan järjestelmään.

Lisäksi henkilöä koskevia tietoja saadaan väestötietojärjestelmästä.

Tieto henkilön nimenmuutoksesta siirtyy automaattisesti väestötietojärjestelmään.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit lähettää tarkastuspyynnön Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti kirjaamoon. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Henkilötietojen käsittely ELSAssa perustuu Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainvälisille organisaatioille.

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti tietosuoja(at)om.fi

Puhelinvaihde 029 566 6700

Kirjaamo 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.