ELSA-asianhallintajärjestelmä
Elsa on asianhallintajärjestelmä, jossa käsitellään Digi- ja väestötietovirastoon saapuneita ja viraston itsensä vireille panemia etu- ja sukunimilain mukaisia asioita, holhoustoimesta annetun lain mukaisia asioita, edunvalvontavaltuutuksesta annetun lain mukaisia asioita, vanhemmuuslain mukaisia asioita, väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain ja kotikuntalain mukaisia henkilötietojen rekisteröintiin sekä muuttoihin ja osoitteisiin liittyviä asioita. Lisäksi järjestelmässä käsitellään perukirjojen osakastietojen vahvistamiset sekä avioliiton esteiden tutkinnat. Järjestelmää käytetään myös edunvalvojien toiminnan valvontaan.
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Erityisasiantuntija Sari-Kaarina Vähämäki
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti [email protected]
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c alakohdan eli rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai 1 e alakohdan eli rekisterinpitäjän yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamisen perusteella. Tiedonhallintalaissa (906/2019, 25§) säädetään viraston velvollisuudesta ylläpitää rekisteriä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista.
Oikeusperuste DVV:n lakisääteisten tehtävien hoitaminen:
Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista 4 § ja 5 §
Laki holhoustoimesta 84 §
Laki Digi- ja väestötietoviraston eräistä henkilörekistereistä 8 §
Kotikuntalaki 1 §
Etu- ja sukunimilaki 21 §
Vanhemmuuslaki 4 § ja 5 §
Avioliittolaki 10 §
Elsassa olevien asiakirjojen säilytysajat määräytyvät arkistolain nojalla. Säilytysajat on määritelty DVV:n tiedonohjaussuunnitelmissa. Säilytysajat vaihtelevat prosessi- ja asiakirjakohtaisesti 24 tunnista aina pysyvään säilyttämiseen. Mikäli haluat tarkempaa tietoa yksittäisen prosessin asiakirjoista ja niiden säilytysajoista, lähetä sähköpostia [email protected].
Järjestelmään on tallennettu:
asianosaisten yksilöintitiedot ja yhteystiedot
hakemus-, käsittely- ja päätöstiedot
holhoustoimen valvontatiedot
tilaustiedot
Henkilöä koskevia tietoja saadaan väestötietojärjestelmästä.
Lisäksi tietoja saadaan asiankäsittelyyn liittyvistä asiakirjoista
Holhoustoimen tietoja luovutetaan Suomessa yleiselle edunvalvonnalle ja tuomioistuimille näiden sekä holhousviranomaisen lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi. Suomi.fi-valtuudet palvelulle luovutetaan tietoja edunvalvojien ja edunvalvontavaltuutettujen puolesta-asioinnin mahdollistamiseksi.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Automaattinen ratkaiseminen perustuu hallintolain 8 b lukuun.
Automaattista ratkaisumenettelyä voidaan käyttää sähköisen nimenmuutospalvelun kautta vireille tulleissa hakemuksissa, joissa täysi-ikäinen henkilö hakee yleisesti käytössä olevaa etunimeä tai hänellä aikaisemmin käytössä ollutta sukunimeä. Myös todistuspalvelussa voidaan käyttää automaattista ratkaisumenettelyä.
Maksu määrätään sähköisissä palveluissa automaattisesti. Todistuspalvelussa ilmoitamme automaattisesta ratkaisemisesta sinulle annettavalla sähköisellä todistuksella sekä maksutositteella. Jos hakemuksesi ratkaistaan nimenmuutospalvelussa automaattisesti, siitä kerrotaan sinulle siitä lähetettävässä päätöksessä.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit lähettää tarkastuspyynnön Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti kirjaamoon. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Henkilötietojen käsittely ELSAssa perustuu Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768
Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.