ELSA-asiankäsittelyjärjestelmä
Elsa on asiankäsittelyjärjestelmä, jossa käsitellään Digi- ja väestötietovirastoon saapuneita ja viraston itsensä vireille panemia etu- ja sukunimilain mukaisia asioita, holhoustoimesta annetun lain mukaisia asioita, edunvalvontavaltuutuksesta annetun lain mukaisia asioita, vanhemmuuslain mukaisia asioita, väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain mukaisia todistustilauksia käsittelyvaiheineen sekä edellä mainittuun lain ja kotikuntalain mukaisia ulkomaalaisen rekisteröintiin liittyviä asioita. Järjestelmää käytetään myös apuvälineenä edunvalvojien toiminnan valvontaan. Järjestelmän tietojen luovuttamiseen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:ssä säädetään.
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Johtava asiantuntija Heidi Gillberg
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti [email protected]
Digi- ja väestötietoviraston Elsa asiankäsittelyjärjestelmässä käsitellään etu- ja suku-nimilain mukaisia asioita, holhoustoimesta annetun lain mukaisia asioita, edunvalvontavaltuutuksesta annetun lain mukaisia asioita, vanhemmuuslain mukaisia asioita. Lisäksi asiankäsittelyjärjestelmässä käsitellään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain mukaisia rekisteröintiasioita, todistustilauksia sekä kotikuntalain mukaisia asioita.
Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista 4, 9, 13 ja 17 §
Laki holhoustoimesta 84 §
Kotikuntalaki 4 §
Etu ja sukunimilaki 21 §
Vanhemmuuslaki 4 ja 5 §
Lisäksi henkilötietoja käsitellään edunvalvojien toiminnan valvontaan. Henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten palveluiden tarjoamista.
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c alakohdan eli rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai 1 e alakohdan eli rekisterinpitäjän yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamisen perusteella. Tiedonhallintalaissa (906/2019, 25§) säädetään viraston velvollisuudesta ylläpitää rekisteriä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista.
Tietojen säilytysaika määräytyy arkistolain nojalla ja vaihtelee asiatyyppikohtaisesti. Tarkemmat säilytysajat on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.
Säilytysajat vaihtelevat prosessi- ja asiakirjakohtaisesti neljästä vuodesta aina pysyvään säilyttämiseen. Mikäli haluat tarkempaa tietoa yksittäisen prosessin asiakirjoista ja niiden säilytysajoista, lähetä sähköpostia [email protected].
Järjestelmään on tallennettu:
-
asianosaisten yksilöintitiedot ja yhteystiedot
-
hakemus-, käsittely- ja päätöstiedot
-
holhoustoimen valvontatiedot
-
tilaustiedot
Tiedot saadaan niistä asiakirjoista, jotka edellyttävät asiakirjan tietojen kirjaamista asiankäsittelyjärjestelmään. Asian käsittelyn edetessä tietoja päivitetään suoraan järjestelmään.
Lisäksi henkilöä koskevia tietoja saadaan väestötietojärjestelmästä.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit lähettää tarkastuspyynnön Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti kirjaamoon. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Henkilötietojen käsittely ELSAssa perustuu Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainvälisille organisaatioille.
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768
Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.