ELSA ärendehanteringssystem

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

PB 123, 00531 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000

E-post kirjaamo(at)dvv.fi

 

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Specialsakkunnig Sari-Kaarina Vähämäki

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000

E-post kirjaamo(at)dvv.fi

Telefon (växel) 02 9553 6000

E-post [email protected] 

Personuppgifterna i registret behandlas på basis av artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning, det vill säga den personuppgiftsansvarige fullgör en rättslig förpliktelse eller punkt 1 e, det vill säga den personuppgiftsansvarige utför en uppgift av allmänt intresse. I lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, 25 §) finns bestämmelser om myndighetens skyldighet att upprätthålla ett register över ärenden som behandlas eller har behandlats hos en myndighet.

Den rättsliga grunden är skötsel av MDB:s lagstadgade uppgifter:

 

Lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata 4 § och 5 §

Lagen om förmyndarverksamhet 84 §

Lagen om vissa personregister vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata 8 § 

Lagen om hemkommun 1 §

Lagen om för- och efternamn 21 §

Föräldraskapslagen 4 § och 5 §

Äktenskapslagen 10 §

Förvaringstiderna för handlingar i Elsa bestäms med stöd av arkivlagen. Förvaringstiderna har fastställts i MDB:s informationsstyrningsplaner. Förvaringstiderna varierar beroende på process och handling från 24 timmar till permanent förvaring. Om du vill ha närmare information om handlingarna för en enskild process och deras förvaringstider kan du skicka e-post till kirjaamo@dvv.

I systemet har följande sparats:

• parternas identifieringsuppgifter och kontaktuppgifter
• uppgifter om ansökan, behandling och beslut
• uppgifter om förmyndarverksamhetens övervakning
• beställningsuppgifter

Uppgifter om en person fås från befolkningsdatasystemet.

Dessutom fås uppgifter från handlingar i anslutning till ärendehanteringen.

Uppgifter om förmyndarverksamheten lämnas ut till den allmänna intressebevakningen och domstolarna i Finland för att sköta deras samt förmyndarmyndighetens lagstadgade uppgifter. Uppgifter lämnas ut till tjänsten Suomi.fi-fullmakter för att möjliggöra intressebevakares och intressebevakningsfullmäktigas uträttande av ärenden för annans räkning.

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Automatiskt avgörande av ärenden grundar sig på 8 b kap. i förvaltningslagen.

Automatiskt avgörandeförfarande kan användas för ansökningar som anhängiggjorts via den elektroniska namnändringstjänsten, där en myndig person ansöker om ett allmänt använt förnamn eller ett tidigare efternamn. Även i intygstjänsten kan ett automatiskt avgörandeförfarande användas.

Betalningen fastställs automatiskt i de elektroniska tjänsterna. I intygstjänsten meddelar vi dig om det automatiska avgörandet på det elektroniska intyget och betalningsverifikatet. Om din ansökan avgörs automatiserat i namnändringstjänsten, meddelas detta i beslutet som skickas till dig.

Rätt till insyn

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och granska dem. Du kan sända en begäran om granskning till registratorskontoret vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Var beredd att styrka din identitet.

Rätt att rätta uppgifter

Du har rätt att rätta felaktiga personuppgifter om dig själv. Gör en skriftlig begäran till registratorskontoret. Ange i begäran om rättelse den uppgift som ska korrigeras och den exakta ändringen eller kompletteringen av den. Var beredd att styrka din identitet.

Begränsningar av den registrerades rättigheter

Behandlingen av personuppgifter i ELSA grundar sig på att Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata fullgör sin lagstadgade skyldighet, utför en uppgift av allmänt intresse eller utövar offentlig makt.  I dessa fall kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och du kan i regel inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt kan du lämna in besvär till dataombudsmannens byrå.

 

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress PB 800, 00531 Helsingfors

E-post tietosuoja(at)om.fi

Telefonväxel 029 566 6700

Registratorskontor 029 566 6768

Mer information om anförande av besvär finns på webbplatsen för dataombudsman-nens byrå på adressen https://tietosuoja.fi/