ServiceNow-ticketsystemet
Myndigheten för digitaliserings ServiceNow-ticketsystemet är myndighetens interna arbetshanteringsredskap som används för att administrera kundkontakterna och kontakterna inom ämbetsverket. I ServiceNow-ticketsystemet sparas de e-postmeddelanden som kunderna skickat till Myndigheten för digitalisering samt servicebegäran som kunderna framställt per telefon, i chatten, per SMS eller via videoförbindelse. I systemet sparas även servicebegäran som gjorts av interna kunder (personalen).
- Dina uppgifter kan finnas i det här registret om du har gjort en begäran om service eller lämnat in en förfrågan hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Uppgifterna sparas i två år från kontakten.
ServiceNow-ticketsystemet
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
PB 123, 00531 Helsingfors
Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post kirjaamo@dvv.fi
Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Specialplanerare Pasi Ahola
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post kirjaamo(a)dvv.fi
Telefon (växel) 02 9553 6000, tietosuoja@dvv.fi
ServiceNow-ticketsystemet gör det möjligt att centraliserat administrera kontakterna och förfrågningarna av Myndigheten för digitaliserings kunder. Registrets uppgifter behandlas för att identifiera Myndigheten för digitaliserings kunder och användare och för att betjäna dem vid olika kontakter.
De personuppgifter som ingår i Myndigheten för digitaliserings elektroniska ärendehanteringssystem behandlas enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifterna behandlas som en del av erbjudandet av Myndigheten för digitaliserings lagstadgade tjänster. Bestämmelser om Myndigheten för digitaliserings verksamhet och vissa tjänster finns i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2019) samt i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016).
Ticketarna sparas i två år.
- förnamn och efternamn
- roll (läsare, användare, huvudanvändare)
- organisation
- e-postadress
- telefonnummer
övrigt datainnehåll:
- datainnehållet i det meddelande kunden skickat, eventuella bilagor samt kontaktsättet
datainnehållet i det meddelande myndigheten skickat till kunden samt eventuella bilagor
Uppgifterna fås av kunderna själva. För att sköta ärendet kan information som Myndigheten för digitalisering eller dess samarbetspartners redan har bifogas till uppgifterna. I användarbehörighetsadministrationen finns redan kontaktuppgifterna till de anställda vid Myndigheten för digitalisering så som de var i april 2018 (gäller före detta Befolkningsregistercentralens anställda). Användarbehörigheterna för nya anställda och konsulter sparas manuellt enligt begäran.
Uppgifterna utlämnas inte från systemet om inte handläggningen av ärendet förutsätts att det överförs till exempel till en annan myndighet. Tjänsteleverantör är Sofigate Oy som Valtori köper tjänsten av.
Personuppgifter lämnas inte ut utanför EU/EES-området.
Informationen i registret är skyddad genom identitetskontroll. Personuppgifterna skyddas även genom passagekontroll, användningskontroll samt anvisningar för handläggningen av personuppgifterna. Ticketens datainnehåll är krypterat. Bevarandet, arkiveringen och förstöringen av de uppgifter som registret innehåller fastställs enligt lagstiftningen och Myndigheten för digitaliserings interna anvisningar som baserar sig på lagarna.
Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.
Granskningsrätt
Rätt att yrka på ändring av uppgift
Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkten Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska korrigeras och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.
Begränsningarna i den registrerades rättigheter gäller behandlingen av personuppgifterna
Merparten av tjänsterna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter av tas bort eller överförs till ett annat system.
De registrerade har inte rätt att be om att deras uppgifter avlägsnas ur registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av denna anledning har de registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av deras personuppgifter eller rätt att överföra uppgifter till ett annat system. Det går inte heller att be om att behandlingen av personuppgifter ska begränsas.
De registrerade har rätt att besvära sig hos dataombudsmannen angående behandlingen av personuppgifter.
Mera information finns i Dataombudsmannens anvisningar.Länk till en annan webbplats, Öppnas i en ny flikyja-external-link-opens-in-a-new-tab