ServiceNow-ticketsystemets dataskyddsbeskrivning

ServiceNow-ticketsystemet

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata 

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors 

PB 123, 00531 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post [email protected]

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Specialplanerare Pasi Ahola

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors 

Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post kirjaamo(a)dvv.fi

Telefon (växel) 02 9553 6000, [email protected]

ServiceNow-ticketsystemet gör det möjligt att centraliserat administrera kontakterna och förfrågningarna av Myndigheten för digitaliserings kunder. Registrets uppgifter behandlas för att identifiera Myndigheten för digitaliserings kunder och användare och för att betjäna dem vid olika kontakter. 

De personuppgifter som ingår i Myndigheten för digitaliserings elektroniska ärendehanteringssystem behandlas enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifterna behandlas som en del av erbjudandet av Myndigheten för digitaliserings lagstadgade tjänster. Bestämmelser om Myndigheten för digitaliserings verksamhet och vissa tjänster finns i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2019) samt i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016).

Ticketarna sparas i två år.

• förnamn och efternamn
• roll (läsare, användare, huvudanvändare)
• organisation
• e-postadress
• telefonnummer

övrigt datainnehåll: 

• datainnehållet i det meddelande kunden skickat, eventuella bilagor samt kontaktsättet

• datainnehållet i det meddelande myndigheten skickat till kunden samt eventuella bilagor

Uppgifterna fås av kunderna själva. För att sköta ärendet kan information som Myndigheten för digitalisering eller dess samarbetspartners redan har bifogas till uppgifterna.  I användarbehörighetsadministrationen finns redan kontaktuppgifterna till de anställda vid Myndigheten för digitalisering så som de var i april 2018 (gäller före detta Befolkningsregistercentralens anställda). Användarbehörigheterna för nya anställda och konsulter sparas manuellt enligt begäran.

Uppgifterna utlämnas inte från systemet om inte handläggningen av ärendet förutsätts att det överförs till exempel till en annan myndighet. Tjänsteleverantör är Sofigate Oy som Valtori köper tjänsten av.

Personuppgifter lämnas inte ut utanför EU/EES-området.

Informationen i registret är skyddad genom identitetskontroll. Personuppgifterna skyddas även genom passagekontroll, användningskontroll samt anvisningar för handläggningen av personuppgifterna. Ticketens datainnehåll är krypterat. Bevarandet, arkiveringen och förstöringen av de uppgifter som registret innehåller fastställs enligt lagstiftningen och Myndigheten för digitaliserings interna anvisningar som baserar sig på lagarna.

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

Granskningsrätt

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkten Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska korrigeras och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Begränsningarna i den registrerades rättigheter gäller behandlingen av personuppgifterna

Merparten av tjänsterna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter av tas bort eller överförs till ett annat system.

De registrerade har inte rätt att be om att deras uppgifter avlägsnas ur registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av denna anledning har de registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av deras personuppgifter eller rätt att överföra uppgifter till ett annat system. Det går inte heller att be om att behandlingen av personuppgifter ska begränsas.

De registrerade har rätt att besvära sig hos dataombudsmannen angående behandlingen av personuppgifter.

Mera information finns i Dataombudsmannens anvisningar.