Frågor och svar om prioritering av digital myndighetskommunikation  

Målet med programmet för prioritering av digital myndighetskommunikation är i första hand följande:

• Från och med början av 2026 får myndiga medborgare som uträttar myndighetsärenden elektroniskt delgivningar och andra handlingar elektroniskt utan separat samtycke. Man har uppskattat att uppnåendet av målet skulle medföra besparingar på tiotals miljoner euro enbart i form av postningskostnader.
• Målet under år 2026 är också att göra det möjligt att utnyttja privata digitala posttjänster i myndigheternas elektroniska delgivningsförfarande så att man vid sidan av Suomi.fi-meddelanden också erbjuder privata digitala posttjänster där myndigheternas meddelanden kan ses.

Läs mer på finansministeriets webbplats >>

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ansvarar för:

1. de tekniska lösningarna inom digitaliseringen av myndighetskommunikationen och utvecklingen i anslutning till dem. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata utvecklar tjänsten Suomi.fi-meddelanden så att när lagstiftningen träder i kraft 2026 skapas i samband med Suomi.fi-identifikationen en elektronisk postlåda och att man i tjänsten också har genomfört övriga förändringar enligt lagstiftningen. Den utveckling som krävs för att privata digitala posttjänster ska kunna tas med preciseras under 2025.
2. att stödja organisationer i förändringen (avsändare av myndighetsmeddelanden) och erbjuda t.ex. stöd för ibruktagande av Suomi.fi-meddelanden.
3. att stödja medborgarna i förändringen (mottagare av myndighetsmeddelanden) och erbjuda t.ex. kommunikation och rådgivning i anslutning till användningen av Suomi.fi-meddelanden. Kärnan i reformen är att informera medborgarna om reformen och dess effekter. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata planerar och genomför de åtgärder för digitalt stöd och kommunikation som reformen förutsätter i samarbete med intressentgrupperna.

Att informera medborgarna om reformen och dess konsekvenser är en central del av reformen. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kommer att planera och genomföra de digitala stöd- och kommunikationsåtgärder som reformen kräver i samarbete med intressentgrupperna.

Läs mer på Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas projektsidor >>

Läs mer på finansministeriets webbplats >>

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata producerar tjänsten Suomi.fi-meddelanden med stöd av lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster. Lagen ställer strikta kvalitets- och informationssäkerhetskrav på produktionen av tjänsten samt bland annat på skyldigheter i anslutning till störningssituationer.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ansvarar för tjänsternas informationssäkerhet och bedömer regelbundet om Suomi.fi-meddelanden uppfyller de krav som ställs på dem. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas verksamhet har reviderats och certifierats i enlighet med internationella datasäkerhetsstandarder och de som utvecklar elektroniska tjänster har förbundit sig att utveckla tjänsterna på ett datasäkert sätt. De organisationer som använder Suomi.fi-meddelanden ska godkänna ämbetsverkets informationssäkerhetspraxis.

I Suomi.fi-meddelanden förmedlas myndigheternas meddelanden alltid krypterade och meddelandena styrs till tjänster som kräver stark autentisering, varvid dataskyddet och informationssäkerheten är högre än till exempel när man skickar e-postmeddelanden.
Jämfört med papperspost hamnar uppgifterna i Suomi.fi-meddelanden inte lika sannolikt hos fel mottagare eller i fel händer.

I samband med ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden instrueras medborgarna att ta sitt ansvar för de digitala tjänsterna i fråga om informationssäkerheten för den dataterminal som används och att omsorgsfullt förvara de identifieringsverktyg som används.

Läs mer om informationssäkerhets- och dataskyddsfrågor på webbplatsen Suomi.fi för tjänsteutvecklare >>

Tidtabellen för reformen preciseras som en del av riksdagsbehandlingen. Det preliminära tidtabellsmålet är att lagändringarna om prioritering av elektroniskt delgivningsförfarande ska träda i kraft i början av 2026. Målet är att göra privata digitala posttjänster tillgängliga under 2026.

Läs mer på finansminiteriets webbplats >>

Reformen förutsätter att lagstiftningen som lyder under finansministeriet och justitieministeriet ändras. Lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (FM, den s.k. stödtjänstlagen) reglerar Suomi.fi-tjänsterna. Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (JM, den s.k. kommunikationslagen) reglerar bland annat sändningen av myndigheternas elektroniska delgivningar. Inom JM:s förvaltningsgrenar ändras dessutom domstolarnas och justitieförvaltningens lagar så att delgivningar i pappersform ersätts med elektroniska meddelanden.

När det gäller privata digitala postaktörer preciseras den lagstiftningshelhet som ska ändras senare under 2025.

Läs mer på finansministeriets webbplats >>

Elektronisk delgivning är ett snabbare och mer tillförlitligt sätt att nå en person än papperspost. Meddelandet finns i den elektroniska postlådan nästan omedelbart efter försändelsen och förvaras där åtminstone den tid som lagen förutsätter. På så sätt försvinner inte heller viktiga meddelanden till exempel i samband med ett flytt eller blir obemärkt bland den övriga posten. Ett elektroniskt meddelande hamnar till exempel mer osannolikt i fel händer än ett pappersbrev eller blir mer osannolikt stulet. En påminnelse om ett inkommet meddelande skickas till personens e-post eller via mobilapplikationen, om personen har tagit i bruk notifikationer.

Myndigheten kan skicka de viktigaste handlingarna som bevislig delgivning, varvid mottagaren separat ska kvittera meddelandet som mottaget. Om myndigheten inte får en bekräftelse på att meddelandet har kommit fram inom utsatt tid, skickas ärendet för kännedom på annat sätt, såsom ett brev med mottagningsbevis. På så sätt säkerställs att ingens rättsskydd äventyras.

Det kommer inga bluffmeddelanden till Suomi.fi-meddelanden, eftersom endast identifierade och verifierade myndigheter kan skicka meddelanden i tjänsten. För att läsa meddelanden krävs däremot alltid stark autentisering till exempel med bankkoder eller mobilcertifikat. Privata digitala posttjänster som ansluter sig i fortsättningen ska på motsvarande sätt uppfylla de föreskrivna kraven för att få koncession för digital leverans av myndighetspost.

Tjänsten fungerar separat från e-posten. Till användarens e-post skickas endast en notifikation om ett nytt meddelande, aldrig själva meddelandet eller länkarna. Man läser alltid meddelandena genom att själv logga in i tjänsten. I tjänsten används stark krypteringsteknik både för lagring av information och dataöverföring. Detta säkerställer att kommunikationen är säker och tillförlitlig.

Från och med början av 2026 skickar de finländska myndigheterna posten i första hand till Suomi.fi-meddelanden till personer som loggar in starkt med nätbankskoder eller mobilcertifikat i myndigheternas webbtjänster, såsom i Skatteförvaltningens, Polisens eller FPA:s webbtjänst. Elektroniskt inkommer till exempel notifikationer om rösträtt, information om inkommen skattedeklaration samt andra myndighetsbeslut, delgivningar och begäran om tilläggsuppgifter.

När en person loggar in i myndighetens webbtjänst med Suomi.fi-identifikation tas Suomi.fi-meddelanden i bruk automatiskt utan separat samtycke. Personen får information om detta i samband med inloggningen. Om man redan har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden ändras ingenting. I fortsättningen skickas myndighetspost, såsom beslut och delgivningar, i första hand elektroniskt i stället för som papperspost.

I första hand erbjuder digital myndighetskommunikation medborgarna möjlighet att uträtta ärenden med förvaltningen oberoende av tid och plats. Medborgaren hittar i fortsättningen myndigheternas meddelanden och delgivningar i regel i en elektronisk postlåda, dvs. i Suomi.fi-meddelanden.

Om en person inte kan ta emot myndighetsmeddelanden elektroniskt kan hen neka till att ta emot elektronisk post genom att meddela detta till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Detta kan göras antingen elektroniskt som självbetjäning eller genom att kontakta kundservicen. Förbudet gäller under en viss tid.

Suomi.fi-meddelanden kan tas i bruk redan nu för att ta emot myndighetspost digitalt: Aktivera Suomi.fi-meddelanden - Suomi.fi

Vem gäller inte ändringen?

• Ändringen gäller inte personer som redan har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden. (Om en person på eget initiativ har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden fortsätter användningen.)
• Ändringen gäller inte personer som inte alls uträttar ärenden hos myndigheter via digitala kanaler.
• Ändringen gäller inte personer som inte identifierar sig i tjänsten, utan t.ex. endast använder webbplatsens räknare, anvisningar eller annat öppet innehåll på myndigheternas webbplatser.
• Ändringen gäller inte personer som någon gång tidigare, före 2026, har identifierat sig i myndighetens webbtjänst.
• Ändringen gäller inte personer som använder Suomi.fi-identifikation med EIDAS-identifiering eller identifieringsverktyg för utlänningar.
• Ändringen gäller inte minderåriga. (Om man på eget initiativ har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden för ett minderårigt barn, fortsätter användningen.)

Ändringen påverkar inte personer som inte alls identifierar sig i myndigheternas webbtjänster. Dessa personer får även i fortsättningen myndighetspost (t.ex. beslut) som pappersbrev.

De som inte kan använda digitala tjänster erbjuds alternativa sätt att uträtta ärenden, såsom telefonservice och uträttande av ärenden på plats. Tillgången till traditionella servicekanaler tryggas genom en reform av statens service- och lokalnät.

Tjänsten Suomi.fi-fullmakter gör det möjligt att uträtta ärenden för någon annan om personen inte själv kan sköta sina ärenden digitalt. I utvecklingsarbetet beaktas också behoven hos specialgrupper, såsom äldre personer, personer med funktionsnedsättning och personer med invandrarbakgrund, i samarbete med medborgarorganisationer.

Att uträtta ärenden för en annan person i Meddelanden - Suomi.fi
Vad är Suomi.fi-fullmakter? - Suomi.fi

Finländarna hör till de mest digitalt kompetenta nationerna i Europa. Finländarna har i genomsnitt mycket goda digitala färdigheter; av finländarna i åldern 16–89 år har i genomsnitt 73 procent åtminstone grundläggande digitala färdigheter. Finländare under 45 år har de bästa digitala färdigheterna. Ju äldre personer det är fråga om, desto mindre är andelen personer med digitala färdigheter och desto sämre är kunnandet i genomsnitt. Till exempel har endast 22 procent av 75–89-åringarna åtminstone grundläggande digitala färdigheter.

Trots den höga nivån på den digitala kompetensen behövs och ges också mycket stöd i anslutning till digitaliseringen. 36 procent av finländarna i åldern 18–89 behöver ofta hjälp som användare av digitala enheter. Ju äldre gruppen är, desto mer och oftare behövs hjälp.

Källor: Europeiska kommissionen, Digital Skills Indicator 2023; MDB:s Rapport om digital kompetens 2023, Statistikcentralen, Befolkningens användning av informations- och kommunikationsteknik 2023

Den som uträttar ärenden i myndigheternas webbtjänster kan meddela separat om hen trots identifikation inte kan läsa digitala myndighetsmeddelanden utan behöver pappersbrev. Orsaker kan till exempel vara utrustning som saknas, internetuppkoppling, kompetens eller hälsoskäl.

Medborgaren kan avsluta mottagandet av elektronisk myndighetskommunikation med en egen anmälan. Anmälan kan göras elektroniskt i Suomi.fi-meddelanden och man har gjort det så enkelt och tydligt som möjligt att göra en anmälning om undantag. Anvisningarna finns på flera språk och i videoformat. Efter anmälningen om undantag får personen myndighetspost i pappersform.
Om man inte lyckas göra anmälan själv kan man få hjälp till exempel av tillhandahållare av digitalt stöd eller av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas kundservice.

Den elektroniska myndighetskommunikationen aktiveras på nytt om personen efter tidsfristen på 6 månader identifierar sig i myndighetens elektroniska tjänst. Anmälningen om undantag kan förnyas om det behövs. Tidsfristen gör det möjligt att t.ex. sköta ett enskilt ärende elektroniskt inom tidsfristen utan att man under denna tid börjar prioritera elektroniska meddelanden. Dessutom kan man ge en betrodd person en Suomi.fi-fullmakt för att sköta ärenden.

I Suomi.fi-meddelanden finns omfattande skriftliga anvisningar på webbsidan som ger råd om ibruktagandet och användningen av tjänsten: Så här använder du Suomi.fi-meddelanden - Suomi.fi

I Finland finns ett omfattande nätverk av tillhandahållare av digitalt stöd. Digitalt stöd stöder användningen av elektronisk ärendehantering och apparater. Etablerade tillhandahållare av digitalt stöd är tillhandahållare av offentliga tjänster, vars lagstadgade uppgift är att erbjuda stöd för att använda den egna tjänsten och även för att uträtta ärenden digitalt.  Dessutom finns det i en del kommuner allmänt digitalt stöd som överskrider kommunens egna tjänster.

• Du hittar serviceställena för digitalt stöd här: Söktjänst - Suomi.fi (på finska)
• Läs mer om Digitala stödet: Digitalt stöd | Vad är digitalt stöd?

Medborgarrådgivningen hjälper dig att använda Suomi.fi-meddelanden. Medborgarrådgivningen ger också stöd för att uträtta ärenden elektroniskt och hitta rätt myndighet eller tjänst.

Medborgarrådgivningens kontaktuppgifter:
•   Chat
•   Telefontjänst 0295 000
•   Textmeddelandetjänst för specialgrupper

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ansvarar för medborgarrådgivningen.

Medborgarrådgivningen eller tillhandahållarna av digitalt stöd vet dock inte vilken organisation som har skickat dig meddelandet och vad det innehåller. Varje organisation ansvarar för meddelandet och dess innehåll. Kontakta organisationen direkt om ärendet gäller det organisationen skickar till Suomi.fi-meddelanden. Varje organisation ska ha egna anvisningar med mer detaljerade uppgifter om hur organisationen använder Suomi.fi-meddelanden.

Organisationer och tjänster som använder Suomi.fi-meddelanden - Suomi.fi

Verktyg för stark autentisering får aldrig ens delvis överlåtas till en annan person, inte ens till en familjemedlem. Verktyg för stark autentisering är bland annat bankkoder och mobilcertifikat. En serviceförbindelse som öppnats med hjälp av dem får inte överlåtas till en annan person. Man kan be om hjälp med att använda identifieringsverktygen, men verktyg för stark autentisering som överlämnats till en annan person ska omedelbart stängas. Detta görs via spärrtjänsten för den instans som beviljat koderna.

Vid behov kan man ge en pålitlig person rätt att uträtta ärenden för en annan person med Suomi.fi-fullmakter. På så sätt kan den befullmäktigade till exempel läsa myndighetsmeddelanden tillsammans med meddelandenas mottagare.

För organisationer innebär ändringen att fördelarna med Suomi.fi-meddelanden mångdubblas, eftersom antalet användare ökar. För de myndigheter och tjänster som inte skickar delgivningar till medborgare har reformen i regel ingen inverkan.

Lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016) förpliktar redan sedan tidigare organisationer inom den offentliga förvaltningen att använda Suomi.fi-meddelanden. Den offentliga förvaltningens organisationer bör senast nu förbereda sig på att skicka elektroniska delgivningar till Suomi.fi-meddelanden för att säkerställa ett enhetligt och informationssäkert sätt att ta emot meddelanden.

Projektet kommer inte att medföra några ändringar i användningsskyldigheten eller användarrätten i stödtjänstlagen, men stödtjänstlagen preciseras så att myndigheterna inom den offentliga förvaltningen är skyldiga att använda Suomi.fi-meddelanden vid delgivningar. Utöver delgivningar kan Suomi.fi-meddelanden användas i annan kommunikation.

För ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden krävs att organisationerna 1) förstår fördelarna med tjänsten och hur den påverkar deras processer och system, 2) har ett starkt ledarskap för att genomföra förändringen samt 3) har teknisk kompetens för att integrera systemen i den digitala meddelandetrafiken.

Läs mer på webbplatsen Suomi.fi för tjänsteutvecklare >>

I fortsättningen ska de handlingar som förutsätts i 54 § i förvaltningslagen skickas till Suomi.fi-meddelanden för kännedom, såsom

• beslut
• meddelanden
• kallelser
• andra handlingar som påverkar behandlingen av ärendet

Varje organisation ska själv definiera i sina egna handlingar vilka som omfattas av tillämpningsområdet för 54 § i förvaltningslagen.

Delgivningar kan skickas till Suomi.fi-meddelanden antingen som bilaga till meddelandet eller så kan meddelandet innehålla en länk till en e-tjänst från vilken delgivningen hittas. Båda sätten uppfyller skyldigheten att skicka ärendet för kännedom via Suomi.fi-meddelanden. I första hand ska delgivningen dock skickas direkt till Suomi.fi-meddelanden så att medborgarna har tillgång till den.

Myndigheten kan dessutom skicka andra meddelanden till Suomi.fi-meddelanden, såsom påminnelser eller tidsbokningsuppgifter i enlighet med serviceprincipen i 7 § i förvaltningslagen eller rådgivningsskyldigheten enligt 8 § i förvaltningslagen.

Kunderna kan också kontakta organisationen i dessa frågor med Suomi.fi-meddelanden, om organisationen har gett sitt samtycke till det. Suomi.fi-meddelanden gör det också möjligt att skicka bevisliga delgivningar och ta emot kvitteringar på dem.

En organisation ska ansöka om undantag från användningsskyldigheten om den i regel använder något annat elektroniskt delgivningssätt än Suomi.fi-meddelanden för att skicka delgivningar. Om Suomi.fi-meddelanden inte används för att skicka delgivningar ska organisationen också separat be om att få samtycke till elektronisk delgivning.

Läs mer på webbplatsen Suomi.fi för tjänsteutvecklare >>