Fördelar med elektroniska signaturer

Genom att använda elektroniska signaturer kan man undvika extra utskrift, skanning och postning av papper. Elektroniska signaturer underlättar vardagen och erbjuder ett modernt sätt att försäkra sig om undertecknarens identitet.

Ett typiskt objekt för elektroniska signaturer är ett PDF-dokument, till exempel ett avtal eller en beställning. Det är också möjligt att elektroniskt underteckna andra typer av dokument samt till exempel e-postmeddelanden eller datafiler.

 

Varför lönar det sig att använda elektroniska signaturer?

En elektronisk signatur är tillförlitlig

Elektroniska signaturer som gjorts med verktyg som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata är tillförlitliga. De garanterar att den undertecknade informationen är ursprunglig, oförändrad och obestridlig.

Med hjälp av avancerade elektroniska signaturer kan parterna försäkra sig om

• vem har gjort signaturen
• att ingen har redigerat den undertecknade informationen i efterhand
• att undertecknaren inte kan förneka att denne har gjort signaturen eller påstå att dokumentet har ändrats i efterhand.

Oberoende av plats och tid

En elektronisk signatur kan göras var som helst och när som helst. Särskilt i takt med att distansarbetet ökar är det viktigt att det är möjligt att underteckna dokument på distans i stället för på kontoret.

Att signaturerna är oberoende av plats är till nytta i synnerhet om samma dokument har flera undertecknare. Undertecknarna behöver inte komma överens om ett gemensamt möte för att träffas, utan var och en kan underteckna dokumentet vid sina instanser.

Snabbt och förmånligt

Det går nästan lika snabbt att signera dokumentet elektroniskt som att skriva underteckningen med penna på papper, men verkliga tidsbesparingar sker framför allt i hanteringen av dokumentet:

Skötseln av ärendena är snabbare när dokumenten inte behöver skannas eller skrivas ut och skickas med papperspost.

Dokumentet kan sparas på en plats där rätta personer kan vid behov komma åt det.

Det går snabbt att skicka ett elektroniskt dokument till mottagaren. Om ni skickar det signerade dokumentet till mottagaren per e-post, beakta datasäkerhetsfrågorna. Använd krypterad e-post vid behov.

Mindre papper – ett miljövänligt val

Även handläggningen av ett elektroniskt signerat dokument sker elektroniskt. Det är inte nödvändigt att skriva ut dokumentet och då behöver man inte ta i beaktande den fysiska förvaring av dokumentet. Med hjälp av olika elektroniska arbetslokallösningar kan man försäkra sig om att dokumentet förvaras på ett säkert och tidsbeständigt sätt. Att minska pappersanvändningen är också ett miljövänligt val.

Ingen skanning – texten förblir maskinläsbar

När dokumentet inte behöver skannas mellan underskrifterna förblir dokumentets text maskinläsbar. När innehållet i dokumentet kan läsas maskinellt kan det också läsas till exempel av skärmläsningsprogram och är på så sätt åtkomligt. Detta är också till nytta vid arkivering och handläggning av dokument, då sökningar kan omfatta dokumentens innehåll.

Ett gränsöverskridande sätt att underteckna

En elektronisk signatur är en snabb och effektiv metod även när det finns behov av att lämna ut dokument över landets gränser, till exempel i samband med avtal eller anbudsförfaranden. Inom Europeiska unionen styrs elektroniska signaturer av EU:s eIDAS-förordning.

En kvalificerad elektronisk signatur (QES) duger som sådan inom hela Europeiska unionen. Den är juridiskt bindande och obestridlig utan någon annan bevisning.

Flera användningsområden

Ett vanligt användningsområde är att underteckna ett PDF-dokument, till exempel ett avtal eller beslut, elektroniskt. En elektronisk signatur kan dock användas i flera olika situationer, till exempel i e-postmeddelanden, olika datafiler, till exempel installationspaket eller programvaruuppdateringar, tryggande av nättrafiken eller blockkedjor.