Medborgarrådgivningens kundservicesystem

Medborgarrådgivningens kundservicesystem

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
PB 123, 00531 Helsingfors
Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post kirjaamo(a)dvv.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Servicechef Minna Kuitunen
Vuorikatu 1, 45101 Kouvola
Telefon 0295 535 106/050 560 8986, minna.kuitunen(a)dvv.fi

Telefon (växel) 02 9553 6000, [email protected]

Medborgarrådgivningen är en rådgivningstjänst för användare av offentlig service. Tjänsten stöder de övriga myndigheternas egna rådgivningstjänster. Syftet med tjänsten är att öka kännedomen om den offentliga förvaltningens tjänster och göra det lättare att uträtta myndighetsärenden Personuppgifterna används för att svara på servicebegäran som tas emot av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas medborgarrådgivningstjänst samt vidarebefordra feedback som gäller myndigheternas verksamhet. Syftet med lagringen av uppgifter är också att följa och förbättra tjänstens kvalitet. Telefonsamtal
spelas in sporadiskt för utbildning av servicerådgivare.

Behandlingen av personuppgifter i medborgarrådgivningens kundservicesystem grundar sig på paragraf 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata producerar och utvecklar tjänsten medborgarrådgivningen i enlighet med statsrådets förordning om vissa uppgifter för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Medborgarrådgivningen använder drifttjänster som tillhandahålls av Elisa, Valtori och Tieto.

Personuppgifterna förvaras i två år för att göra det möjligt att återkomma till kundens tidigare servicehändelse. Inspelningar av telefonsamtal förvaras dock i endast två månader.

I kundservicesystemet lagras personuppgifter som är nödvändiga när det gäller att erbjuda kundservice:

• telefonnummer, telefonsamtalets start- och sluttidpunkt, kötid
• servicespråk: finska/svenska/engelska
• e-postadress, om kunden har uppgett en sådan
• responsens eller servicebegärans innehåll: frågan och det svar som getts
• andra uppgifter som den registrerade själv uppgett skriftligt (via chat, e-post, internetblankett, textmeddelande), via telefon eller videokonferens, t.ex. namn.

Samtal spelas in sporadiskt för utbildning av servicerådgivare. Kunden informeras i början av samtalet om att diskussionens spelas in genom ett automatiskt röstmeddelande om inspelningen.

Uppgifterna samlas in av kunderna själva.

Uppgifter utlämnas i regel inte till tredje parter. Om ärendet gäller en myndighets service och förutsätter att kunden får ett svar, vidarebefordras e postadressen eller telefonnumret och vid behov servicebegärans innehåll till den behöriga myndigheten.

Uppgifter kan också utlämnas till polisen med stöd av lagen.

Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.

Manuellt material

Inget manuellt material behandlas i tjänsten.

Material som behandlas elektroniskt

Uppgifterna har skyddats med iakttagande av informationssäkerheten på det sätt som förutsätts i lagstiftningen. Personuppgifter behandlas endast i den utsträckning det är nödvändigt och uppgifterna anonymiseras vid behov. Registret används endast av den personuppgiftsansvarige och har lagrats på en server som är skyddad genom identitetskontroll. Endast Medborgarrådgivningens tjänstemän kan behandla personuppgifterna. Den server där uppgifterna sparas finns i åtkomstkontrollerade lokaler. Rapporteringen av servicehändelser sker statistiskt och ingen som lämnat en servicebegäran rapporteras eller
individualiseras.

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna som behandlas av Medborgarrådgivningen.

Rätt till insyn

Du har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina egna uppgifter för att granska de uppgifter som finns om dig i registret. Skicka begäran in skriftligt till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas registratorskontor. Den registrerade ska specificera att granskningsbegäran gäller uppgifter som behandlas av Medborgarrådgivningen. Var beredd att bevisa din identitet. Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kan förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Skicka begäran in skriftligt till registrets kontaktperson (se kontaktuppgifterna i avsnitt 2). Du ska i din yrkan identifiera och motivera vilka uppgifter som ska ändras och vilka du anser de korrekta uppgifterna vara eller vilka uppgifter ska kompletteras till registret. Var beredd att bevisa din identitet.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

De registrerade har inte rätt att be om att deras uppgifter avlägsnas ur registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av denna anledning har de registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av deras personuppgifter eller rätt att överföra uppgifter till ett annat system.

I vissa fall har den registrerade rätt till begränsning av behandlingen av personuppgifter med stöd av artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå.