Dataskyddsbeskrivning för Ärendehanteringssystemet (D360)

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas ärendehanteringssystem (D360)

Telefon (växel) 02 9553 6000, [email protected]

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas ärendehanteringssystem D360 är ett datasystem för förvaltning av dokument. Systemet är avsett för ärendehantering och dokumenthantering samt arkivering av handlingar.

I systemet finns förutom ovan nämnda uppgifter även identifieringsuppgifter om registrerade användare samt logguppgifter om användningen av systemet (användarens namn, ändring, datum och klockslag).

Förvaringstiden för uppgifterna bestäms med stöd av arkivlagen och varierar från ärende till ärende.

Systemet innehåller uppgifter enligt Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas informationsstyrningsplan (TOS) om myndighetens uppgifter, behandlingsfaser och dokument samt metadata om dessa. Datainnehållet består till exempel av följande ärenden: förvaltningsärenden, upphandlingsärenden och tillståndsärenden som kunderna anhängiggjort, interna dokument, information om rekrytering, korrespondens med myndigheter och ministerier.

Uppgifter om ärenden som ska öppnas i systemet:  

- uppgiftsklass
- rubrik
- behörighetsgrupp
- offentlighetsklass
- personuppgifters karaktär
- ansvarig person eller enhet
- den som gjort ärendet anhängigt
- kontakt (den som gjort ärendet hängigt, berörd part, den som ska få del av ärendet):   förnamn, efternamn, organisation
- roller (handläggare, registrerare).

Uppgifterna är dels personuppgifter, dels övriga uppgifter

Uppgifterna samlas in från handlingar som inkommer till eller upprättas av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, av kunder och av systemanvändare.

Till myndigheten inkommer uppgifter från olika datasystem (t.ex. upphandlingssystemet Cloudia, valtiolle.fi), per e-post och brev, som förs till ärendehanteringssystemet för förvaring.

Inget regelmässigt utlämnande av uppgifter.
Offentliga uppgifter som ingår i ärendehanteringssystemet lämnas ut på begäran.
Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut, om mottagaren har rätt att få uppgifter enligt offentlighetslagen eller någon annan lagstiftning.
Personuppgifter utlämnas på begäran i enlighet med 13 § och 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Personuppgifter lämnas inte ut utanför EU/EES-området.

Datamaterialet har skyddats med identitetskontroll och servern kan endast nås från statens intranät. Personuppgifterna skyddas dessutom genom passerkontroll, användningskontroll samt anvisningar för behandling av personuppgifterna. En del av personuppgifterna i ärendehanteringssystemet är sekretessbelagda.

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

Granskningsrätt

Du har rätt att be om tillgång till dina egna personuppgifter, det vill säga att granska de uppgifter som finns om dig i det här personregistret. Om du vill granska dina uppgifter, skicka din begäran om insyn till registratorskontoret vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Kontaktuppgifterna finns i punkten Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter. Din identitet kan kontrolleras i samband med begäran.
Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan lämnas inom denna tid, kan Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata förlänga tidsfristen med högst två månader. I det här fallet får du ett meddelande om förseningen.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkten Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska korrigeras och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Begränsningarna i den registrerades rättigheter gäller behandlingen av personuppgifterna

Merparten av tjänsterna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter tas bort eller överförs till ett annat system eller att motsätta dig att dina personuppgifter behandlas. Det går inte heller att be om att behandlingen av personuppgifter ska begränsas.

Du har rätt att besvära dig hos dataombudsmannen angående behandlingen av personuppgifter. Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00521 Helsingfors
Mera information finns i Dataombudsmannens anvisningar