Dataskyddsbeskrivning för upphandlingar vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB)

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

PB 123, 00531 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000

E-post kirjaamo(at)dvv.fi

 

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Juha Kontkanen, specialsakkunnig

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

Telefon (växeln): 02 9553 6000

E-post: [email protected]

Telefon (växel) 02 9553 6000

E-post [email protected]

I uppgifter som hänför sig till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas (MDB) upphandlingar är grunden för behandlingen av personuppgifter iakttagande av de lagstadgade skyldigheterna och utförande av uppgifter av allmänt intresse (artikel 6.1 c och e i den allmänna dataskyddsförordningen).

MDB är en upphandlande enhet som avses i 5 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016 "upphandlingslagen") och är således skyldig att följa lagstiftningen i fråga samt annan lagstiftning som gäller upphandlingar, såsom lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006 "beställaransvarslagen").

Utöver det som nämns ovan har MDB behov av att behandla personuppgifter även vid andra upphandlingar som inte omfattas av upphandlingslagens tillämpningsområde, så att även andra upphandlingar kan genomföras på ett ändamålsenligt sätt på det sätt som förutsätts av myndigheter som utövar offentlig makt.

För att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter ska MDB behandla personuppgifter hos de anbudsgivande organisationer som deltar i upphandlingsförfarandena bland annat för att säkerställa att anbudsgivarorganisationen och anbudet från den anbudsgivande organisationen kan konstateras uppfylla de krav och övriga skyldigheter som ställs på den. Dessutom är behandlingen av personuppgifter nödvändig för att genomföra upphandlingsprocesser, genomföra avtal, hantera risker och möjliggöra samarbete under avtalsperioden samt för att genomföra lagstadgad arkivering.

I samband med upphandlingar kan personuppgifter behandlas bland annat i följande situationer och syften:

• uppgifter och svar som erhållits i samband med marknadskartläggningar
• anmälan till marknadskartläggningar/evenemang i anslutning till tekniska dialoger
• behandling av anbud som lämnats i samband med anbudsförfaranden
• uppgörande och administration av upphandlingskontrakt under kontraktets giltighetstid
• uppföljning av avtalspartens och eventuella underleverantörers ekonomiska situation under upphandlingskontraktets giltighetstid och uppföljning av att övriga skyldigheter enligt beställaransvarslagen iakttas
• responsenkäter och andra motsvarande enkäter (t.ex. enkäter som genomförts med Microsoft Forms)
• arkivering av upphandlingsdokument
• begäran om information som grundar sig på andra myndigheters lagstadgade rätt att få information och som gäller bland annat behandlingen av upphandlingsärenden i marknadsdomstolen, Konkurrens- och konsumentverket eller Statens revisionsverk.

 

MDB:s arkivbildning har fastställts för handlingar som gäller upphandlingar och i informationsstyrningsplanen fastställs i regel en arkiverings- och förvaringstid på 10 år. Om de upphandlingsdokument som erhållits i samband med upphandlingarna således innehåller personuppgifter förvaras personuppgifterna i fråga i 10 år.

Det anbud jämte bilagor som valts till vinnare i anbudsförfarandet förvaras 10 år efter att upphandlingskontraktet och de förpliktelser som grundar sig på det har löpt ut. Övriga upphandlingsdokument förvaras i regel i 10 år.

Förvaringstiderna grundar sig på arkiv- och speciallagar samt på MDB:s behov av att dokumentera handlingar som även efteråt kan påverka rättsskyddet för personer/sammanslutningar inom eller utanför MDB.

Uppgifter om straffregisterutdrag sparas inte, utan returneras antingen till anbudsgivarens organisation på begäran eller förstörs omedelbart efter att utdragen granskats.

I samband med MDB:s upphandlingar behandlas vanligtvis följande personuppgifter.

Uppgifter om anbudsgivarens kontaktpersoner,

• namn
• representerad organisation och ställning i organisationen
• kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, postadress vid behov).

 

Uppgifter om medlemmar i anbudsgivarorganisationens förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller personer som utövar representations-, besluts- eller tillsynsbehörighet,

• namn
• representerad organisation och ställning i organisationen
• uppgifter som framgår av straffregisterutdraget (endast vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena).

 

Uppgifter om de experter som utsetts i anbuden samt om personer som deltar i intervjuer eller personbedömningar i anslutning till en eventuell anbudsbedömning,

 

• namn
• representerad organisation och ställning i organisationen
• CV-uppgifter med information om en persons yrkeskompetens, erfarenhet, utbildning, yrkeskvalifikationer samt andra egenskaper som är av betydelse för föremålet för upphandlingen.

 

Uppgifter om kontaktpersonerna för de referenser som angetts i anbudet;

• namn
• representerad organisation och ställning i organisationen
• kontaktinformation
• uppgifter om referensen i fråga.

 

Eventuella andra uppgifter som ingår i anbuden eller som samlas in under upphandlingsförfarandet, till exempel:

• uppgifter om anbudsgivarorganisationens personer som ingår i projekt- eller genomförandeplanerna
• uppgifter i handelsregisterutdrag eller andra myndighetsregisterutdrag som innehåller uppgifter om personer som ansluter sig till anbudsgivarorganisationen, till exempel uppgifter om revisorer, prokurister och andra personer som är kopplade till anbudsgivarorganisationen eller dess underleverantörer.

I samband med konkurrensutsättningsprocesser i anslutning till upphandlingar samlar MDB in uppgifter om anbudsgivarorganisationens personer bland annat från följande informationskällor:

• Uppgifter i anbudet som upprättats av anbudsorganisationen och som MDB behandlar i samband med granskning och bedömning av anbuden
• Anbudsgivarorganisationernas svar/information på eventuella responsenkäter eller andra enkäter som kan genomföras till exempel med Microsoft Forms-programmet.
• Uppgifter om medlemmar i organisationens förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller om personer som utövar representations-, besluts- eller tillsynsbehörighet fås och samlas in från olika myndigheter i form av registerutlämnanden. Uppgifter fås till exempel via FODS-tjänsten, Suomen Asiakaspalvelu Oy:s system och andra allmänna informationskällor. Personuppgifter fås bland annat från följande register:

 

• Patent- och registerstyrelsen: handelsregistret, företagsinteckningsregistret
• Skatteförvaltningen: arbetsgivarregistret, förskottsuppbördsregistret mervärdesskatteregistret, delägare, ägande, referensförhållanden
• Pensionsskyddscentralen: ArPL-försäkring
• Arbetslöshetsförsäkringsfonden: arbetslöshetsförsäkring
• Olycksfallsförsäkringscentralen: olycksfallsförsäkring
• Tullstyrelsen: avgifter som uppbärs av tullen
• Rättsregistercentralen: konkurs- och saneringsfaser
• Utsökningsmyndigheter: utsökningsregistret

 

I fråga om en person som är medlem i ett förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller som utövar representations-, besluts- eller tillsynsbehörighet behandlar MDB vid upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena även uppgifter i anslutning till straff-registeruppgifterna för den vinnande organisationens ovan nämnda grupp av personer. Med anbudsgivarorganisationens samtycke granskas de straffregisterutdrag som uppvisats för MDB, men inga kopior tas av dem och uppgifterna sparas inte heller på annat sätt.

Om anbudsgivarorganisationen eller en person hos anbudsgivaren vägrar att lämna ovan nämnda uppgifter, kan organisationen inte delta i MDB:s lagstadgade upphandlingsprocess där MDB har en lagstadgad skyldighet att granska och försäkra sig om att de krav och skyldigheter som ställs på anbudsorganisationen uppfylls.

Mottagare och handläggare av personuppgifter som erhållits i samband med Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas upphandlingar är experter vid MDB:s upphandlingsverksamhet och andra experter vid MDB som deltar i upphandlingen samt MDB:s arbetstagare som behöver upphandlingsavtal på grund av sitt arbete. Personuppgifter behandlas om arbetsuppgifterna kräver det. Alla tjänstemän vid MDB har tystnadsplikt.

Uppgifter utlämnas inte regelmässigt till tredje parter. Personuppgifter lämnas ut utanför MDB i situationer som förutsätts i lagstiftningen och till aktörer som förutsätts i lagstiftningen, såsom domstolar (marknadsdomstolen och högsta förvaltningsdomstolen), Konkurrens- och konsumentverket i ärenden som gäller upphandlingstillsyn samt till Statens revisionsverk i samband med eventuella begäran om granskning.

För att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter och genomföra upphandlingar kan MDB i vissa upphandlingar använda konsulttjänster och då kan MDB:s avtalspartner, till exempel Hansel Ab eller ett annat expertföretag/-organisation, delta i behandlingen av personuppgifter för MDB:s räkning. I sådana situationer förutsätts att avtalsparten förbinder sig till villkoren för behandling av personuppgifter på det sätt som dataskyddsförordningen förutsätter, de personer som deltar i avtalspartnerns databehandling ska lämna säkerhetsutredningar och de ska ha en tystnadsplikt.

I samband med konkurrensutsättningsprocesserna för offentliga upphandlingar kan personuppgifter också behandlas i anbudstjänsten som upprätthålls av Cloudia Oy, i finansministeriets HILMA-system och MDB:s ärendehanteringssystem.

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande.

Undersökningsrätt

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och granska dem. Du kan sända en begäran om granskning till registratorskontoret vid MDB. Var beredd på att styrka din identitet.

Rätt att rätta uppgifter

Du har rätt att rätta felaktiga personuppgifter om dig själv. Lämna in en skriftlig begäran till kontaktpersonen för registret. Ange i begäran om rättelse den uppgift som ska korrigeras och den exakta ändringen eller kompletteringen av den. Var beredd på att styrka din identitet.

Begränsningar av den registrerades rättigheter

Största delen av tjänsterna som tillhandahålls av MDB grundar sig på att den registeransvarige fullgör sin lagstadgade skyldighet eller utför en uppgift av allmänt intresse eller utövar offentlig makt. I dessa fall kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och du kan i regel inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt kan du lämna in besvär till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress PB 800, 00531 Helsingfors

E-post tietosuoja(at)om.fi

Telefonväxel 029 566 6700

Registratorskontoret 029 566 6768

Mer information om att anföra besvär finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå på adressen https://tietosuoja.fi/sv/.