Toivo -dokumentförråd

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och Statens ämbetsverk på Åland
PB 123, 00521 Helsingfors
Telefon (växel): 02 9553 6000
E-post: kirjaamo(at)dvv.fi

                      Kontaktperson i ärenden som gäller registret

                      Specialsakkunnig Osmo Koivula
                       Telefon (växel): 02 9553 6000
                      E-post: kirjaamo(at)dvv.fi

                               Telefon (växel): 02 9553 6000
                                E-post: [email protected]

I TOIVO-dokumentförråd lagras handlingar som innehåller personuppgifter och som behövs för behandling av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas lagstadgade uppgifter.

I systemet lagras handlingar som hör till följande uppgiftsklasser:

• Familje-, arvs- och förmögenhetsrättsliga ärenden

• Registrering av äktenskapsförord
• Registrering av avvittringsavtal
• Registrering av anmälan om gåva av lös egendom
• Registrering av anmälan om uteslutande av giftorätt
• Registrering av avtal om lag som tillämpas på förmögenhetsförhållanden i äktenskapet
• Registrering av meddelande om arvsavsägelse
• Registrering av avtal gällande samboförhållanden
• Europeiskt arvsintyg
• Fastställande av delägaruppgifterna i bouppteckningen

• Fastställande och upphävande av föräldraskap
• Förmyndarverksamhet (intressebevakning och intressebevakningsfullmakt)
• Namnändring
• Vigsel och vigselrätt
• Notarieärenden
• Registrering och bekräftelse av inhemska livshändelser
• Immigration och registrering av utlänningar
• Registrering och bekräftelse av internationella livshändelser
• Flyttningar
• Utlämnande av registeruppgifter och släktutredningar
• Suomi.fi-fullmakter

De närmare syften och rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter inom varje uppgiftsklass framgår av dataskyddsbeskrivningen för respektive diarie- och ärendehanteringssystem eller befolkningsdatasystemet.

Personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 6.1 c (uppfyllande av rättslig förpliktelse) och artikel 6.1 e (utförande av uppgift av allmänt intresse eller utövande av offentlig makt) i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Enligt 25 § i informationshanteringslagen (906/2019) är myndigheten skyldig att upprätthålla ett ärenderegister över ärenden och handlingar som myndigheten handlägger eller har handlagt.

 

Förvaringstiderna för personuppgifter och handlingar i TOIVO bestäms med stöd av arkivlagen och varierar beroende på handlingstyp. Mer detaljerade förvaringstider har fastställts i MDB:s informationsstyrningsplaner.

Förvaringstiderna varierar från fyra år till permanent arkivering. För mer detaljerad information om förvaringstider för personuppgifter och handlingar i en viss tjänsteprocess, kontakta [email protected].

De handlingar som lagras i systemet kan, beroende på handlingstyp, innehålla alla typer av personuppgifter.

Vid lagring och under ärendehanteringen tilldelas handlingarna följande metadata som innehåller eller anknyter sig till personuppgifter:

• Personbeteckning eller namn och födelsetid för identifiering av sökande, beställare, huvudman, intressebevakare eller annan person som anges i dokumentet eller är har anknytning till ärendet.
• Ärendets diarienummer och VTJ-arkivsignum för identifiering av ärendet
• Personbeteckning och adress för identifiering av postmottagare

Som metadata kan även lagras fritt formulerad tilläggsinformation som innehåller personuppgifter, om detta är nödvändigt för identifiering av personen, handlingen eller ärendet, eller för handläggningen, till exempel telefonnummer eller e-postadress.

Handlingar som lagras i systemet erhålls från parter och andra aktörer som är involverade i ärendet, såsom banker, försäkringsbolag, hälso- och sjukvårdsenheter samt olika myndigheter. Systemet innehåller även handlingar som upprättats av myndigheten själv.

Metadata som behövs för identifiering av personer och ärenden erhålls från de lagrade handlingarna, befolkningsdatasystemet samt ärendehanteringssystemen.

Handlingar som lagras i systemet, såsom beslut, intyg, registreringsanmälningar och utdrag, lämnas ut till kunder och myndigheter som har rätt till dem. Utlämnande av personuppgifter regleras genom speciallagstiftning för respektive tjänsteprocess, såsom tjänster inom förmyndarverksamhet.

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES och inte heller till internationella organisationer.

Toivo – dokumentförråd innehåller ej automatiserat beslutsfattande.

Rätt till insyn

Du har rätt att ta del av och granska personuppgifter som rör dig själv. Begäran om insyn kan skickas till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas registratur. Du ska vara beredd att styrka din identitet.

Rätt att rätta uppgifter

Du har rätt att begära rättelse av felaktiga eller inexakta personuppgifter som rör dig. Framställ begäran skriftligen till registraturen. Ange vilken uppgift som ska rättas och hur den ska ändras eller kompletteras. Du ska vara beredd att styrka din identitet.

Begränsningar av den registrerades rättigheter

Behandlingen av personuppgifter i TOIVO-dokumentförråd grundar sig på att Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata fullgör sin lagstadgade skyldighet, utför en uppgift av allmänt intresse eller utövar offentlig makt.  I dessa fall kan du inte kräva radering eller överföring av dina personuppgifter till ett annat system och du kan i regel inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

 

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt kan du lämna in besvär till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefon (växel): 029 566 6700
Registratur: 029 566 6768

Mer information om anförande av besvär finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå på adressen https://tietosuoja.fi/