Dataskyddsbeskrivning för MDS:s distansservice vid Finlandsdiskarna
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas distansservice vid Finlandsdiskarna syftar till att möjliggöra personlig service motsvarande ett fysiskt besök, genom kontakt med myndighetens distansspecialister via bild- och ljudförbindelse. Tjänsten piloteras i Imatra, Nurmes och Borgå. Distansservicen erbjuds i ett tillgängligt och privat rum eller modulutrymme med nödvändig utrustning. Systemet fungerar som ett boknings- och videokanalsystem, där endast nödvändiga uppgifter om kunden registreras för tidsbokning. All information som hänför sig till servicehändelsen sparas i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas interna ärendehanteringssystem.
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
PB 123, 00531 Helsingfors
Telefon (växel) 02 9553 6000
E-post kirjaamo(at)dvv.fi
Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Maisa Gynther, direktör
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
Telefon (växel) 02 9553 6000
E-post kirjaamo(at)dvv.fi
Personuppgifter för kunder som använder distansservicen behandlas för att identifiera och betjäna Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas kunder i distansservicen. Kundernas personuppgifter behandlas för att bekräfta tidsbokningen för distansservicen och för att bjuda in till kundtillfället, samt för att identifiera personen som anländer till kundtillfället.
Under själva kundtillfället förmedlas kundens röst och bild via videoförbindelse till tjänstemannen som sköter distansservicen. Systemet inkluderar en dokumentkamera, som kunden kan använda för att visa dokument åt tjänstemannen och en chattkanal där tjänstemannen kan kommunicera med kunden. Kunden kan bli ombedd att identifiera sig i början av eller under ett kundtillfälle. Identifiering kan göras med suomi.fi-identifiering eller genom att uppvisa en officiell identitetshandling för servicerådgivaren som arbetar på distansservicestället.
Efter ärendet kan kunden ombes ge respons via systemet eller sms. Uppgifter kan också användas för statistikföring, såsom uppföljning av det totala antalet kundtjänsthändelser under en viss tidsperiod.
Personuppgifter som ingår i kontakter som behandlas i distanstjänsten behandlas som en del av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas lagstadgade myndighetstjänster. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig och oundviklig för att Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska kunna utföra uppgifter av allmänt intresse. Bestämmelser om Myndigheten för digitaliserings verksamhet och vissa tjänster finns i lagen om befolkningsdatasystemet och Myndigheten för digitaliserings och befolkningsdatas (661/2019) samt i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016).
Uppgifter som registrerats i distansservicens bokningssystem är engångsuppgifter, vilket innebär att systemet inte sparar information om kunden permanent. Kundens bokningsuppgifter förvaras endast fram till att bokningen avslutas, varefter personuppgifterna raderas från systemet.
De personuppgifter som behandlas i distansservicens system är desamma både för kunden och för de tjänstemän som använder systemet:
- förnamn och efternamn
- e-postadress
- telefonnummer
- tjänstens språk
- tidsinformation såsom start- och sluttid för distansservicetillfället
För tjänstemän som använder systemen behandlas dessutom följande personuppgifter:
- roll (användare, huvudanvändare)
- organisation
Övrigt innehåll:
- feedback som givits om kundtillfället
- tjänstemannen kan anteckna de uppgifter som kunden lämnat under distansservicetillfället i myndighetens interna system
- när kunden använder suomi.fi-identifiering överförs även deras personbeteckning, ålder och kön till systemet
Uppgifterna fås av kunden själv i samband med att tidsbokningen görs, antingen via MDB:s telefonservice för personkunder eller vid Finlandsdisken. Då antecknas kundens uppgifter i systemet av MDB:s kundservicetjänsteman eller av rådgivaren vid distansservicestället.
Kontaktuppgifterna till de anställda vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata registreras i systemet till nödvändig del i enlighet med begäran om användarrättigheter.
Uppgifter lämnas inte ut till tredje part, om inte behandlingen av ärendet förutsätter att ärendet överförs till exempelvis en annan myndighet.
Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.
Undersökningsrätt
Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och granska dem.
Du kan sända en begäran om granskning till registratorskontoret vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Var beredd på att styrka din identitet.
Rätt att rätta uppgifter
Du har rätt att rätta felaktiga personuppgifter om dig själv. Lämna in en skriftlig begäran till kontaktpersonen för registret. Ange i begäran om rättelse den uppgift som ska korrigeras och den exakta ändringen eller kompletteringen av den. Var beredd på att styrka din identitet.
Begränsningar av den registrerades rättigheter
Största delen av tjänsterna som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på att den registeransvarige fullgör sin lagstadgade skyldighet eller utför en uppgift av allmänt intresse eller utövar offentlig makt. I dessa fall kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och du kan i regel inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.
Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt kan du lämna in besvär till dataombudsmannens byrå.
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress PB 800, 00531 Helsingfors
E-post tietosuoja(at)om.fi
Telefonväxel 029 566 6700
Registratorskontoret 029 566 6768
Mer information om att anföra besvär finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå på adressen https://tietosuoja.fi/sv/.