Dataskyddsbeskrivning för personkundtjänst 

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

PB 123, 00531 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000

E-post kirjaamo(at)dvv.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Minna Mattila, Ledande sakkunnig

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000

E-post kirjaamo(at)dvv.fi

Telefon (växel) 02 9553 6000

E-post [email protected]

Det flerkanaliga kundservicesystemet, samtalssystemet och den anonyma chat-tjänsten möjliggör centraliserad administration av kontakter och förfrågningar från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas kunder. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter i anslutning till dessa är att identifiera klienter och användare och betjäna dem i olika kontaktsituationer. Kundtjänstens samtal bandas för att utveckla verksamheten, utbilda kundtjänstpersonalen i att utveckla tjänstens kvalitet samt verifiera servicehändelsen i reklamationssituationer. Personuppgifterna kan dessutom användas för statistikföring, såsom uppföljning av det totala antalet kundtjänsthändelser under en viss tidsperiod. Vi kan också be dig om feedback via textmeddelande.

Personuppgifter som ingår i kontakter som behandlas i personkundtjänsten behandlas som en del av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas lagstadgade myndighetstjänster. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig och oundviklig för att Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska kunna utföra uppgifter av allmänt intresse. Bestämmelser om Myndigheten för digitaliserings verksamhet och vissa tjänster finns i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2019) samt i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016).

Uppgifter som registrerats i det flerkanaliga kundtjänstsystemet förvaras ett (1) år efter att ärendet stängts.

Telefoninspelningarna förvaras ett (1) år efter kontakten.

De personuppgifter som behandlas i systemet är desamma både för kunden och för de tjänstemän som använder systemet:

• Förnamn och efternamn eller enbart förnamn,
• Adress (för tjänstemän verksamhetsställets adress)
• E-postadress,
• Telefonnummer och
• Kontaktsätt samt tidsinformation om kontakten, till exempel vilken tid e-posten har anlänt samt när samtalet inletts och avslutats.

För tjänstemän som använder systemen behandlas dessutom följande personuppgifter i systemen:

• Roll (användare, huvudanvändare)
• Tjänstebeteckning
• Organisation och
• Organisationens kontaktuppgifter.

Övrigt innehåll:

• Datainnehållet i meddelanderubriken och meddelandefältet vilka kunden har skickat, eventuella bilagor samt kontaktsätt
• Innehållet i den meddelanderubrik och det meddelandefält vilka myndigheten skickat till kunden, inklusive eventuella bilagor och
• Samtal per telefon och innehåll.

Dessutom kan tjänstemannen anteckna de tilläggsuppgifter som klienten gett under telefonsamtalet, såsom det kontaktsätt som klienten önskar.

Uppgifterna fås av kunden själv. För att sköta ärendet kan information som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller andra myndigheter med anknytning till ärendet redan har bifogats till uppgifterna.

Kontaktuppgifterna till de anställda vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata registreras i systemet till nödvändig del i enlighet med begäran om användarrättigheter.

Kunden informeras om att samtalet bandas i början av samtalet med ett automatiskt ljudmeddelande. Tjänstemannen kan anteckna de uppgifter som klienten lämnat under samtalet, såsom kontaktuppgifter och det kontaktsätt som klienten önskat, för att återkomma till ärendet.

Uppgifter lämnas inte ut till tredje part, om inte behandlingen av ärendet förutsätter att ärendet överförs till exempelvis en annan myndighet.

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande.

Undersökningsrätt

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och granska dem.

Du kan sända en begäran om granskning till registratorskontoret vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Var beredd på att styrka din identitet.

Rätt att rätta uppgifter

Du har rätt att rätta felaktiga personuppgifter om dig själv. Lämna in en skriftlig begäran till kontaktpersonen för registret. Ange i begäran om rättelse den uppgift som ska korrigeras och den exakta ändringen eller kompletteringen av den. Var beredd på att styrka din identitet.

Begränsningar av den registrerades rättigheter

Största delen av tjänsterna som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på att den registeransvarige fullgör sin lagstadgade skyldighet eller utför en uppgift av allmänt intresse eller utövar offentlig makt. I dessa fall kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system och du kan i regel inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt kan du lämna in besvär till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress PB 800, 00531 Helsingfors

E-post tietosuoja(at)om.fi

Telefonväxel 029 566 6700

Registratorskontoret 029 566 6768

Mer information om att anföra besvär finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå på adressen https://tietosuoja.fi/sv/.