Vanliga frågor om begäran om information

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata upprätthåller en beskrivning av hur den administrerar de uppgifter som den använder, till exempel personuppgifter om kunder och medborgare. Uppgifterna har samlats i datalager och ärenderegister.

Det primära syftet med beskrivningen är att hjälpa ämbetsverkets kunder att göra en begäran om information. Beskrivningen hjälper dig att peka ut och identifiera de uppgifter du behöver för att ämbetsverket ska kunna söka, sammanställa och leverera uppgifterna så snabbt och heltäckande som möjligt. Vid behov hjälper vi dig med att identifiera önskad information så att rätt dokument kan skickas till dig.

Genom att upprätthålla beskrivningen av handlingars offentlighet förverkligar ämbetsverket principen om öppenhet i förvaltningen.

En myndighetshandling avser en handling som innehas av en myndighet och som myndigheten har upprättat eller som har tillställts myndigheten för behandling av ett ärende. Om handlingen har upprättats på uppdrag av en myndighet hör den till myndighetens handlingar. Handlingar som lämnats in till en myndighet är sådana handlingar som lämnats till myndigheten för utförande av någon uppgift.

I regel är myndighetshandlingar inte:

• handlingar som sänts till en myndighet eller förtroendevald på grund av en annan uppgift eller ställning
• anteckningar som gjorts av en person som är anställd hos en myndighet eller verkar på uppdrag av en myndighet
• handlingar som har skaffats för myndighetens interna utbildning, informationssökning eller av någon annan motsvarande orsak
• som myndighetshandlingar betraktas inte heller sådana handlingar som kommit i myndighetens besittning som hittegods eller hittehandlingar.

Om du vill veta mer: Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 5 § Myndighetshandling

Du har lagstadgade rättigheter att få information om ärenden som behandlas av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och om olika myndighetshandlingar. Du har alltid rätt att få information om en offentlig handling som behandlats hos en myndighet samt rätt att ta del av en handling som gäller dig själv. Du kan också få information av myndigheten om andra än offentliga handlingar, om det i ett ärende som behandlas hos myndigheten på något sätt är fråga om ett ärende som gäller din rättighet, fördel eller skyldighet. Dessutom har du i vissa fall rätt att få information om sekretessbelagda handlingar. Dessa rättigheter regleras i lag.

Om du vill veta mer: Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 3 kap – Rätt att ta del av en handling

Du har rätt att ta del av en myndighetshandling som är offentlig. Utlämnande av uppgifter ur en sådan handling som ännu inte är offentlig till exempel på grund av att ärendet inte är färdigt avgörs av myndigheten. Senast när behandlingen av ärendet är klar får man information om saken. Om begäran om uppgifter gäller en offentlig handling, behöver begäran om uppgifter inte motiveras och den som begär uppgifterna är inte skyldig att berätta vad informationen används för.

Om du vill veta mer: Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 9 § Rätt att ta del av en offentlig handling

Uppgifter om en sekretessbelagd myndighetshandling eller dess innehåll får lämnas ut endast om så föreskrivs i lag. Om endast en del av en handling är sekretessbelagd, kan uppgifter lämnas ut om den offentliga delen av handlingen. Information om den offentliga delen ges dock endast om det är möjligt att lämna ut informationen så att utomstående inte får kännedom om den sekretessbelagda delen.

Om du vill veta mer: Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 10 § Rätt att ta del av en sekretessbelagd handling

Var och en har rätt att få uppgifter ur en myndighetshandling som gäller honom eller henne själv. Rätten att få uppgifter ur en handling som gäller en själv begränsas endast till exempel av att utlämnandet av uppgifter skulle strida mot ett synnerligen viktigt privat eller allmänt intresse.

• Ett mycket viktigt enskilt intresse kan innebära skydd av privatlivet, såsom information om en parts sjukdom, eller säkerställande av individens säkerhet. Att skydda ett enskilt intresse kan också innebära att skydda en affärshemlighet.
• Ett mycket viktigt allmänt intresse kan i sin tur gälla till exempel statens yttre säkerhet.
• Dessutom kan man inte nödvändigtvis lämna ut uppgifter ur en handling i det skede då behandlingen av ärendet ännu inte har avslutats hos myndigheten. Då kan myndigheten enligt egen prövning informera om saken.

Om du är part i ärendet har du rätt att av den myndighet som behandlar eller behandlat ärendet få information om innehållet i en annan handling än en offentlig handling som kan eller har kunnat påverka behandlingen av ditt ärende.

Med part avses sökande, ändringssökande eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller. En part kan utöver en fysisk person vara en juridisk person, såsom en förening, ett bolag eller en annan sammanslutning. Också ett offentligt samfund eller dess organ kan vara part, om ärendet gäller ett offentligt samfunds eller dess organs intressen, rättigheter eller skyldigheter.

En parts rätt att få uppgifter gäller dock inte till exempel en handling ur vilken utlämnandet av uppgifter skulle strida mot ett synnerligen viktigt allmänt intresse, ett barns intresse eller något annat synnerligen viktigt enskilt intresse.

Dessutom har en part inte rätt att få uppgifter i en föredragningspromemoria, ett förslag till avgörande eller en motsvarande handling som upprättats för beredningen av ett ärende, innan behandlingen av ärendet hos myndigheten har avslutats.

Om du vill veta mer: Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 11 § En parts rätt att ta del av en handling och 12 § Rätt att ta del av en handling som gäller en själv

Du kan be Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata om vilken offentlig information som helst. Om ärendet inte hör till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas verksamhetsområde styr vi ärendet till rätt myndighet.

Du kan begära information om dig själv, ett visst dokument, flera dokument eller endast kontrollera dina personuppgifter. Du kan kontrollera de uppgifter som registrerats om dig i befolkningsdatasystemet på sidan Personuppgifter i webbtjänsten Suomi.fi.

För att precisera begäran om information kan du använda dig av de listor över uppgiftsklasser och datalager som ingår i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas beskrivning av handlingars offentlighet.

Behandlingen av en omfattande begäran om information, särskilt om den är otydligt strukturerad, är utmanande och medför kostnader för både kunden och ämbetsverket. Det kan alltså vara avgiftsbelagt.

I en begäran om information som grundar sig på handlingars offentlighet har du rätt att få en myndighetshandling eller -handlingar som har kunnat påverka beslut som gäller dig. Genom att lämna en begäran om information som grundar sig på handlingars offentlighet får personen ofta eventuellt också annan information än sådan som gäller honom eller henne själv. Detta beror på fallet och vad som ingår i ärendehelheten. Att ta emot annan information är sådan information som gäller personen själv är möjligt endast inom ramen för skyddet av personuppgifter och eventuella sekretessbestämmelser.

I en begäran om kontroll av egna uppgifter som grundar sig på dataskyddslagstiftningen är det fråga om rätten att få information om vilka personuppgifter någon instans i egenskap av personuppgiftsansvarig har registrerat om dig i sitt register. Begäran om kontroll av egna uppgifter omfattar inte rätten att få andra uppgifter än personuppgifter om sig själv.

I begäran om uppgifter som grundar sig på handlingars offentlighet finns inga separata bestämmelser om skriftliga formkrav. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata begär att identiteten styrks på ett tillförlitligt sätt, om det är nödvändigt för att myndigheten ska kunna utöva sin prövningsrätt eller för att utreda om den som begär uppgifterna har rätt att få de begärda uppgifterna (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet,13 § Begäran om att få ta del av en handling) till exempel i partsställning. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kan utöva prövningsrätt till exempel i de fall då ett avgörande ännu inte har fattats i ärendet eller ärendet på annat sätt inte är klart.

Begäran om kontroll av egna uppgifter kan göras skriftligt eller elektroniskt, även muntligt. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska dock försäkra sig om identiteten på den som begär uppgifterna, eftersom personuppgifter annars inte får lämnas ut.

En begäran om information som grundar sig på handlingars offentlighet behandlas utan dröjsmål och uppgifter ur en offentlig handling lämnas ut så snart som möjligt, senast två veckor efter att myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har fått begäran om att få ta del av handlingen. Om de begärda handlingarna är många eller innehåller sekretessbelagda delar eller om behandlingen och avgörandet av ärendet av någon annan orsak kräver särskilda åtgärder, avgörs ärendet senast inom en månad efter att Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har fått begäran om att få ta del av handlingen. (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 14.4 § Beslut om att en handling lämnas ut)

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata svarar på begäran om kontroll av egna uppgifter inom en månad. Om det finns många begäranden eller om de är komplicerade, meddelar ämbetsverket i sitt svar att det behövs mer tid för att behandla dem. Om ämbetsverket meddelar att man behöver mer handläggningstid, är tidsfristen tre månader efter din ursprungliga begäran.

Information om innehållet i handling som innehas av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ges huvudsakligen på något av följande sätt:

• Som kopia eller utskrift
• Som teknisk upptagning eller i annan elektronisk form
• Muntligt
• Till påseende eller för pålyssning i MDB:s lokaler
• För kopiering i MDB:s lokaler

De nämnda sätten att lämna ut uppgifter är samma alternativa sätt både i fråga om offentliga handlingar och på basis av partsoffentligheten. Ställningen hos den som begär uppgifter påverkar alltså inte sättet på vilket uppgifterna lämnas ut. (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 16 § Hur en handling ska lämnas ut)

Uppgifter gällande begäran om kontroll av egna personuppgifter levereras till dig skriftligt, muntligt eller, beroende på fallet, i elektronisk form. Kom ihåg att din identitet måste kontrolleras för att din begäran om kontroll ska kunna skötas. (Allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679), artikel 12)

Om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata vägrar att lämna ut en handling eller uppgifter ur en handling:

1. den som framställer begäran informeras om orsaken till vägran
2. den som framställer begäran informeras om att ärendet kan föras till myndigheten för avgörande
3. den som framställer begäran tillfrågas om han eller hon vill att ärendet hänskjuts till myndigheten för avgörande (om personen skriftligen har begärt uppgiften av myndigheten)
4. den som framställer begäran informeras om de avgifter som tas ut med anledning av behandlingen.

(Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 14 § Beslut om att en handling lämnas ut)

Om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata inte genomför de begärda åtgärderna på basis av begäran om kontroll av egna uppgifter, ska myndigheten utan dröjsmål och senast en månad efter att begäran mottagits meddela den som begärt uppgifterna orsakerna till vägran och informera om möjligheten att anföra besvär till tillsynsmyndigheten och använda andra rättsmedel. Tillsynsmyndighet är dataombudsmannen. Den som begär uppgifterna kan kontakta dataombudsmannen om kränkning av dataskyddsrättigheterna. (Allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679), artikel 12 (4) och Dataskyddslagen, 21 § Rätt att föra ärenden till dataombudsmannen)

I regel är det gratis att begära uppgifter.

I en begäran om information som grundar sig på handlingsoffentlighet är de uppgifter som lämnas till en part avgiftsfria när de lämnas ut muntligt eller till påseende och kopiering hos en myndighet, per e-post eller om informationen omfattas av myndighetens rådgivnings-, hörande- eller informationsskyldighet. I övriga fall kan avgift tas ut enligt självkostnadsprincipen med stöd av lagen om grunderna för avgifter till staten. (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 34 § Avgifter och Lag om grunderna för avgifter till staten)

Åtgärderna i anslutning till begäran om kontroll av egna uppgifter och själva uppgifterna är avgiftsfria. Om du begär flera kopior av dina personuppgifter kan den personuppgiftsansvarige dock ta ut en avgift som täcker kostnaderna för åtgärden. (Allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679), artikel 12, punkt 5a)

Om Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata vägrar lämna ut uppgifter i en begäran om information som grundar sig på handlingars offentlighet, fattar myndigheten ett beslut i ärendet. Om din begäran om information inte har besvarats tillräckligt omfattande kan du precisera din begäran med en ny begäran om information. Om du trots en preciserande begäran om information anser att du inte har fått de uppgifter du avser, har du enligt lag rätt att överklaga ämbetsverkets beslut hos förvaltningsdomstolen.

Om du har begärt kontroll av dina uppgifter hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, men myndigheten inte svarar inom utsatt tid, kan du kontakta dataombudsmannen angående kränkning av dina dataskyddsrättigheter. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ger sitt svar enligt ditt val i skriftlig eller elektronisk form så att det är lättare för dig att föra ärendet till dataombudsmannen för bedömning om du vill. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas svar är inte ett förvaltningsbeslut som kan överklagas direkt hos förvaltningsdomstolen. Dataombudsmannens beslut i ärendet är ett förvaltningsbeslut som du har rätt att överklaga hos förvaltningsdomstolen.