ServiceNow-tiketöintijärjestelmän tietosuojaseloste
Digi- ja väestötietoviraston ServiceNow-tiketöintijärjestelmä on viraston sisäinen työnhallintaväline, jonka avulla hallinnoidaan asiakkaiden ja viraston sisäisiä yhteydenottoja. ServiceNow-tiketöintijärjestelmään tallentuvat asiakkaiden Digi- ja väestötietovirastolle lähettämät sähköpostiviestit sekä asiakkaiden puhelimitse, chatillä, tekstiviestillä tai videoyhteyden kautta esittämät palvelupyynnöt. Järjestelmään tallennetaan myös sisäisten asiakkaiden (henkilöstö) palvelupyynnöt.
Tietojasi saattaa löytyä tästä rekisteristä, jos olet tehnyt palvelupyynnön tai jättänyt tiedustelun Digi- ja väestötietovirastolle.
ServiceNow-tiketöintijärjestelmä
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Erikoissuunnittelija Pasi Ahola
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]
ServiceNow-tiketöintijärjestelmä mahdollistaa Digi- ja väestötietoviraston asiakkaiden yhteydenottojen ja tiedustelujen keskitetyn hallinnoinnin. Rekisterin tietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston asiakkaiden ja käyttäjien yksilöimiseksi ja palvelimiseksi eri yhteydenottotilanteissa.
Digi- ja väestötietoviraston sähköisen asianhallintajärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n ylei-sen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan perusteella. Henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten palveluiden tarjoamista. Digi- ja väestötietoviraston toiminnasta ja tietyistä palveluista säädetään lisäksi laissa (661/2019) väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista sekä hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetussa laissa (571/2016).
Tikettejä säilytetään 2 vuotta.
- etunimi ja sukunimi
- rooli (katselija, käyttäjä, pääkäyttäjä)
- organisaatio
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
muu tietosisältö:
- asiakkaan lähettämän viestikentän tietosisältö, mahdolliset liitteet sekä yhteydenottotapa
-
viranomaisen asiakkaalle lähettämän viestikentän tietosisältö mahdollisine liitteineen
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään, johon saatetaan liittää Digi- ja väestötietovirastolla tai yhteistyökumppaneilla jo olevaa tietoa asian hoitamiseksi. Käyttövaltuushallinnassa on valmiina Digi- ja väestötietoviraston työntekijöiden yhteystiedot sellaisina kuin ne olivat huhtikuussa 2018 (koskee entisen Väestörekisterikeskuksen työntekijöitä). Uusien työntekijöiden ja konsulttien käyttövaltuudet tallennetaan manuaalisesti pyynnön mukaisesti.
Tietoja ei luovuteta järjestelmästä, ellei asian käsittely edellytä asian siirtämistä esimerkiksi toiselle viranomaiselle. Palvelun toimittaja on Sofigate Oy, jolta Valtori ostaa kyseisen palvelun.
Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella. Tikettien tietosisältö on salattu. Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan Digi- ja väestötietoviraston sisäisen ohjeistuksen perusteella.
Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Tarkastusoikeus
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Suurin osa Digi-ja väestötietoviraston palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tieto-jaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyä ei myöskään voi pyytää rajoittamaan.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.
- Palvelut henkilöasiakkaille
- Henkilöasiakkaiden käsittelyajat
- Avioliitto ja parisuhde
- Lapsen saaminen ja adoptio
- Nimiasiat
- Muutto
- Holhous ja edunvalvonta
- Edunvalvontaa kevyempiä vaihtoehtoja
- Edunvalvontavaltuutus eli tuen tarpeen ennakointi
- Kuka voi toimia edunvalvojana?
- Alaikäisen edunvalvonta
- Edunvalvojan määrääminen
- Edunvalvojan tehtävät
- Edunvalvojan tilivelvollisuus
- Lupaa edellyttävät toimenpiteet edunvalvonnassa
- Milloin edunvalvoja tarvitsee sijaisen?
- Milloin edunvalvonta päättyy?
- Edunvalvojan tehtävistä luopuminen
- Holhousviranomaisen valvonnan keinot
- Poissaolevan henkilön tai omaisuuden tulevan omistajan etujen valvominen
- Toimintakelpoisuuden rajoittaminen ja vajaavaltaiseksi julistaminen
- Holhousasioiden rekisteristä annettavat otteet
- Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Ilmoitus muutosta ulkomailla
- Ulkomailla syntynyt lapsi
- Ulkomailla solmittu avioliitto
- Ulkomailla rekisteröity parisuhde
- Ulkomailla myönnetty avioero
- Ulkomailla muuttunut nimi
- Ulkomailla tapahtunut kuolema
- Kansalaisuuden rekisteröiminen
- Suomen kansalaisuuden säilyttäminen
- Laillistamisohje
- Ulkomaisten asiakirjojen toimittaminen
- Ulkomaalaisena Suomessa
- Tarkasta omat henkilötietosi
- Todistukset väestötietojärjestelmästä
- Henkilötiedot väestötietojärjestelmässä
- Rakennus- ja huoneistotiedot väestötietojärjestelmässä
- Kuolema ja perunkirjoitus
- Lahjailmoituksen rekisteröinti
- Julkisen notaarin palvelut
- Kaupanvahvistus
- Kansalaisvarmenne ja sähköinen henkilöllisyys
- Osoitepalvelu
- Vaalit ja äänioikeus
- Kansalaisaloite
- Kansalaisneuvonta
- Kaikki lomakkeet
- Digituki kansalaisille
- Suomi.fi-verkkopalvelu
- Palvelut organisaatioasiakkaille
- Varmenteet ja kortit
- Asiakasrekisterien päivityspalvelut
- Poimintapalvelut
- Väestötietojärjestelmän hakupalvelut
- Maistraattirekisterien hakupalvelut
- Otteet rekistereistä
- Väestötietojärjestelmän ylläpito
- Suomi.fi-palvelut
- Digitalisaatiota edistävät palvelut
- Digituki
- Digiturvapalvelut
- Julkisen notaarin palvelut
- Kaupanvahvistus
- Vihkimisoikeus
- Verkkoasiointi
- Finnish Authenticator -tunnistuspalvelu
- Ohjeet hyvinvointialueille
- Tietoa virastosta