Väestötietojärjestelmän tietojen käytön valvonta ja lokitiedot

Väestötietojärjestelmän teknisen käyttöyhteyden (VTJkysely, VTJrajapinta, VTJ:n ylläpito) avulla tapahtuvasta tietojen luovutuksesta pidetään lokirekisteriä. Digi- ja väestötietovirasto vastaa väestötietojärjestelmän lokirekisteristä ja sen tietojen luovuttamisesta. Digi- ja väestötietovirasto säilyttää väestötietojärjestelmään tehdyistä kyselyistä lokitiedot viisi vuotta. Lokitietojen avulla voidaan jälkikäteen selvittää, kuka on kysynyt kenenkin tietoja ja mitä tietoja sekä milloin tämä on tapahtunut.

Omien tietojen tarkastusoikeus ei koske lokitietoja

Jokainen voi tarkastaa, mitä tietoja hänestä itsestään on väestötietojärjestelmässä. Henkilöllä ei kuitenkaan ole oikeutta ilman erityistä perustetta saada tietää, ketkä hänen tietojaan ovat rekisteristä teknisen käyttöyhteyden avulla kyselleet. Lokitiedot eivät siten kuulu kyselyn kohteena olleen henkilön omien tietojen tarkastusoikeuden piiriin.

Erityinen peruste tai epäily väärinkäytöstä

Jos on syytä epäillä, että henkilön tietoja on katsottu väestötietojärjestelmästä ilman lain mukaista perustetta, henkilöllä voi olla oikeus lokiselvitysprosessin käynnistämiseen lähettämällä lokiselvitystä koskeva kirjallinen selvityspyyntö Digi- ja väestötietovirastolle. Virasto pyytää sen jälkeen harkintansa mukaan selvitykset organisaatioilta, joissa mahdollisia kyselyjä on tehty. Tästä johtuen selvityspyyntö pyydetään kirjoittamaan siten, että se on mahdollista toimittaa väestötietojärjestelmäkyselyitä tehneelle organisaatiolle sellaisenaan. Organisaatiot selvittävät, mihin tarkoitukseen mahdolliset kyselyt on tehty.

Tämän jälkeen Digi- ja väestötietovirasto päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä sekä siitä, onko henkilöllä oikeus saada lokitietoja asianosaisaseman perusteella.

Toimi näin, jos sinulla on perusteltu syy epäillä, että tietojasi on katsottu väestötietojärjestelmästä ilman lain mukaista perustetta

Vapaamuotoisessa lokiselvityspyynnössä pitää olla yksilöitynä:

• ajanjakso, jolta kyselyt pyydetään selvittämään (enintään 5 vuotta)
• tarkka perustelu selvityksen tekemiseksi (perusteltu syy)
• henkilöt, joihin epäilyt kohdistuvat
• organisaatiot tai toimipaikat, joissa epäillyt työskentelevät
• oma käsitys siitä, onko ollut tilanteessa asiaan liittyen viranomaisten toiminnan julkisuudesta
• annetun lain (621/1999) 11 §:n mukainen asianosaisasema (eli onko ollut jokin asia vireillä organisaatiossa, johon epäilyt kohdistuvat).
• omat yhteystiedot henkilötunnuksineen

Digi- ja väestötietovirasto pyytää yksilöimään mahdollisimman tarkasti ajanjakson, jolta lokitiedot pyydetään selvittämään. Tarkan ajanjakson ilmoittaminen nopeuttaa mahdollista selvitystyötä.

Jos tiedät, että väestötietojärjestelmän tietoja on käytetty laillisin perustein lokiselvityspyynnön ajanjakson aikana, se on hyvä rajata selvityspyynnöstä pois. Mainitse tässä tapauksessa organisaatio ja mahdollinen aika, jonka osalta et epäile tietojesi väärinkäyttöä. Esimerkiksi, jos olet asioinut itse viranomaisen verkkopalveluissa ja tunnistautunut niihin sähköisesti itse, jolloin palvelussa on käytetty väestötietojärjestelmän tietoja. 

Allekirjoita selvityspyyntö ja lähetä se Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Myös sähköpostilla lähetettävän selvityspyynnön pitää olla allekirjoitettu. Käytä Digi- ja väestötietoviraston salattua turvapostia sähköpostin lähettämiseen. Valitse turvapostin vastaanottajaksi [email protected]

Digi- ja väestötietoviraston kirjaamon osoite

Lähetä sähköposti turvapostina