Microsoft Teams

Digi- ja väestötietovirasto

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki

PL 123, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000

Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tewodros Guday, johtava asiantuntija

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000

Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000

Sähköposti [email protected]

Digi- ja väestötietovirasto käsittelee henkilötietoja asiakastapaamisten ja muun asiakasviestinnän mahdollistamiseksi hoitaessaan yleisen edun mukaisia tehtäviään. Asiakkaan henkilötietoja saatetaan käsitellä Teamsissa esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

• muuttoasian ratkaiseminen,
• äänioikeuden selvittäminen,
• avioliiton esteiden tutkiminen,
• perhevarallisuusoikeudellisten sopimusten rekisteröiminen,
• kotimaisten elämäntapahtumien rekisteröiminen ja vahvistaminen
• holhoustoimen kuuleminen
• holhoustoimen tilintarkastus ja valvonta
• suomi.fi -valtuuksien ongelmien selvitys

Digi- ja väestötietoviraston henkilöstöä on ohjeistettu poistamaan asiakkaasta kokouksen aikana Teams-palveluun tallentuneet henkilötiedot heti, kun niitä ei enää tarvita.

Teams-palveluun tallentuu yleisiä tietoja kokouksiin osallistuvista käyttäjistä. Microsoft-tilin omaavista käyttäjistä käsitellään tiliin tallennettuja tietoja, esim. nimeä ja sähköpostiosoitetta. Selaimella kokoukseen liittyneistä käyttäjistä käsitellään hänen kokoukseen liittymisen yhteydessä antamaansa nimeä tai nimimerkkiä. Lisäksi Teamsiin tallentuu käyttäjän palveluun mahdollisesti lataama profiilikuva, päätelaitteen tiedot sekä kokouksiin osallistumistiedot. 

Myös keskustelukenttään kirjoitetut viestit tallentuvat Teamsiin. Videokuva tai puhelut eivät tallennu, ellei käyttäjä niitä erikseen tallenna. Mahdollisesta tallentamisesta näkyy aina ilmoitus. 

Asiakkaiden tiedot tallentuvat palveluun heidän itsensä ilmoittamina. Viestintätilannetta koskevat tiedot kertyvät käyttäjän toiminnasta palvelussa.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Tarkastusoikeus

Teams ei ole varsinainen rekisteri, vaan sen käyttäjätiedot tulevat pääosin käyttäjän ilmoittamina. Viestintätilanteita koskevat tarkastuspyynnöt voi osoittaa tämän tietosuojaselosteen yhteyshenkilölle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti tämän tietosuojaselosteen yhteyshenkilölle. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Suurin osa Digi- ja väestötietoviraston palveluista perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti tietosuoja(at)om.fi

Puhelinvaihde 029 566 6700

Kirjaamo 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.