Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste

Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmä

Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Henkilöstöpäällikkö Aino Heikkinen
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]

Digi- ja väestötietoviraston rekrytointiprosessiin liittyvä hakijan hakemusten käsittely sekä hakijan ja rekrytoivan henkilön käyttöoikeuksien hallinnointi.

Sähköisen ajanvarausjärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja asetuksen 6 artiklan perusteella. Hakijan henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön (VML 14. §).

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat järjestelmästä kuusi kuukautta prosessin päättämisen jälkeen.

Avoimet hakemukset poistuvat järjestelmästä kuuden kuukauden kuluttua viimeisen tallennuksen jälkeen.

Hakijan tiedot poistetaan niiden oltua vuoden käyttämättä. Ennen poistoa hakijalle ilmoitetaan asiasta.

Hakemuksiin liittyvät tiedot

• hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yhteystieto)
• hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot
• muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset
• hakijan ilmoittamat suosittelijat
• muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Hakijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot

• etunimi
• sukunimi
• sukupuoli
• syntymäaika
• osoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• maa
• maakunta
• kunta
• puhelin
• matkapuhelin
• sähköposti.

Tiedot saadaan hakijalta itseltään. Hakijan erillisellä suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä ja tallentaa Valtiolle.fi -järjestelmään.

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella. Hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti.

Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain

1. asianomaisen suostumuksella
2. asianosaiselle
3. lakiin perustuvan oikeuden nojalla

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.
Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Voit tarkastella hakemustietojasi valtiolle.fi -tietojärjestelmän kautta. Muiden henkilötietojesi osalta voit lähettää omien tietojen tarkastuspyynnön Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Oikeus tietojen poistamiseen tai tietojen käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Pyynnössä sinun tulee kertoa tarkasti tiedot, joita pyyntösi koskee. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, koska oikeus pätee vain automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn. Sinulla ei ole myöskään oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, koska käsittely perustuu antamaasi suostumukseen.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.