Hankesalkkupalvelun tietosuojaseloste

Hankesalkkupalvelun käyttäjä- ja hankerekisteri sekä hallintapalvelun tapahtumatietorekisteri

Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Erityisasiantuntija Elsa Nyman
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]

Digi- ja väestötietovirasto ylläpitää valtionhallinnon yhteistä hankesalkun hallintapalvelua, joka sisältää perustiedot merkittävistä kehityshankkeista ja -projekteista sekä niihin liittyvän tilanneraportoinnin. Palvelun avulla seurataan hankkeiden etenemistä ja hyötyjen toteutumista.

Rekisterin tietoja käytetään palvelun käyttäjien yksilöimiseen sekä käyttöoikeuksien ja palvelun hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen. Rekisterin tietoja käsitellään myös palvelussa käsiteltävien henkilötietojen suojaamiseksi ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi, virhetilanteiden selvittämiseen, asiakastiedottamista varten sekä mahdollisten väärinkäytösten ja tietosuojaloukkausten selvittämiseen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää myös palvelun käytön määrän ja palvelussa käsiteltävien hankkeiden henkilötyövuosien ja kustannusten seurantaan sekä tilastointitarpeisiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu Digi- ja väestötietovirastosta annetun valtioneuvoston asetuksen 4 §:ään, jonka nojalla Digi- ja väestötietovirasto tuottaa ja kehittää julkisen hallinnon tietohallintoa, tiedonhallintaa, tietoturvallisuutta sekä digitaalisia palveluja sekä ylläpitää näitä koskevaa tilannekuvaa. Digi- ja väestötietovirasto käsittelee rekisterin tietoja lakisääteiseen tehtäväänsä liittyen.

Hankesalkkupalvelun tekninen toimittaja on Keto Software Oy alihankkijoineen.

Hankesalkkupalvelun käyttäjätiedot säilytetään käytön jatkumisen ajan ja korkeintaan viisi vuotta sen jälkeen, kun käyttäjätunnuksella on viimeksi kirjauduttu hallintapalveluun. Kuhunkin hankkeeseen liittyvät hankerekisterin henkilötiedot säilytetään, kunnes hanke on päättynyt ja raportoitu, viimeistään viiden vuoden kuluessa.

Käyttäjä- ja hanketietojen osalta viiden vuoden säilytysaika on tarpeellinen, jotta eri aikoihin päättyvien hankkeiden raportointi- ja ohjaustarpeet voidaan täyttää valtiovarainministeriön ohjauksen mukaisesti.

Hallintapalvelun tapahtumatietoja säilytetään viisi (5) vuotta. Digi- ja väestötietovirasto on tapahtumatietojen osalta arvioinut, että viiden (5) vuoden säilytysaika on tarpeellinen, kun huomioidaan yleisimmät henkilötietojen käsittelyyn liittyvien rikosten vanhentumisajat ja virkarikoksen vanhentumisaika, joka on viisi vuotta.

Rekisteriin tallennetaan tietoja Hankesalkkupalvelun käyttäjistä, jotka ovat valtion virkamiehiä, konsultteja, kuntien ja kuntayhtymien työntekijöitä sekä valtionyhtiöiden työntekijöitä. Rekisterin henkilötiedot jakautuvat teknisesti

1. käyttäjärekisterissä,
2. hankerekisterissä ja
3. hallintapalvelun tapahtumatietorekisterissä oleviin tietoihin.

Käyttäjärekisteriin tallennetaan:

• Käyttäjän nimi
• Käyttäjätunnus
• Käyttöoikeusryhmä (pääkäyttäjä/tavallinen käyttäjä)
• Työsähköpostiosoite
• Virka- tai palvelussuhteen mukainen organisaatiotieto

Hankerekisteriin tallennetaan:

• Hankkeen osallistujat ja heidän organisaatio- ja yhteystietonsa vapaatekstinä
• Käyttäjän asema projektissa (projektipäällikkö/osallistuja/päivittäjä)
• Hanketta koskevia liitteitä, joissa voi olla henkilöiden nimi-, organisaatio- ja yhteystietoja sekä tietoja, jotka kuvaavat heidän asemaansa projektissa

Hallintapalvelun tapahtumatietorekisteriin tallennetaan:

• Kirjautumiseen liittyvät tapahtumatiedot
  • Kirjautuneen henkilön käyttäjätunnus
  • Kirjautumisen aikaleima
  • Jos kirjautuminen epäonnistuu, tieto epäonnistuneesta kirjautumisesta
• Käyttäjä- ja hanketietojen muuttamiseen liittyvät tapahtumatiedot
  • Muutoksen tekijän käyttäjätunnus
  • Mitä muutettiin (aikaisempi ja muuttunut tieto)
  • Toimenpiteen aikaleima
• Käyttäjän IP-osoite.

Rekisteriin saadaan tietoja käyttäjien ilmoittamana. Hanketietoja saadaan hankkeisiin osallistuvilta organisaatioilta myös teknisen rajapinnan kautta.

Käyttäjä- ja hanketietojen käsittelystä hallintapalvelussa kerätään tapahtumatietoja.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Digi- ja väestötietoviraston ulkopuolelle.

Loppuvuodesta 2019 toteutetaan toiminnallisuus, jonka myötä hankerekisterin tietoja voidaan viedä muiden organisaatioiden järjestelmiin teknisen rajapinnan kautta.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoaineisto on suojattu tietoturvallisuudesta ja pääsynhallinnasta huolehtien. Palvelulle toteutetaan säännöllisesti tietoturva-auditointi. Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa. Selvitystilanteissa mahdollisesti muodostuva manuaalinen aineisto on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa. Rekisterin tietojen käsittely on mahdollista vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu.

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Omien tietojen tarkastuspyynnön voit lähettää Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi. Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto ja voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Sinulla ei ole kuitenkaan oikeutta vaatia korjauksia tapahtumatietoihin. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään.

Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus siihen, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.