Ulkomaisten asiakirjojen toimittaminen Digi- ja väestötietovirastolle
Asiakirjojen toimittaminen Suomen edustuston kautta
Jos olet Suomen kansalainen ja asut ulkomailla, toimita tarvittavat asiakirjat DVV:lle Suomen ulkomailla sijaitsevan edustuston kautta henkilökohtaisesti tai postitse.
Suomen edustusto toimittaa asiakirjasi skannattuna DVV:lle ja palauttaa alkuperäiset asiakirjat sinulle. Edustusto perii palvelustaan hinnastonsa mukaisen maksun. Koska alkuperäiset asiakirjat voivat olla ainutlaatuisia, asiakirjat kannattaa toimittaa ensisijaisesti Suomen edustuston kautta.
Toimittamalla asiakirjat edustuston kautta saat seuraavat hyödyt:
- Saat varmuuden siitä, että asiakirjasi saapuvat DVV:lle, eivätkä ne katoa matkalla
- Edustusto toimittaa asiakirjasi nopeasti sähköisesti DVV:lle, jolloin saat asiasi vireille heti
- Saat pitää alkuperäiset asiakirjat itselläsi.
Asiakirjojen toimittaminen postitse
Jos toimitat asiakirjat postitse DVV:lle, toimita ne oikeaksi todistettuina jäljennöksinä alla olevia (asiakirjan alkuperämaan mukaisia) ohjeita noudattaen. Oikeaksi todistettuja jäljennöksiä ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Jos toimitat DVV:lle alkuperäisiä asiakirjoja, ne palautetaan sinulle omalla vastuullasi tavallisena postina (ei kirjattuna kirjeenä). Pohjoismaiden (Ruotsi, Norja, Tanska, Islanti) antamia alkuperäisiä tavanomaisia rekisteriotteita ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Jos lähetät asiakirjat EU:n ulkopuolelta, lähetä asiakirjat tavallisena kirjepostina. Näin varmimmin vältytään tullaukselta.
Jos lähetät asiakirjat seurantatiedoilla, lisää Lähetyksen sisältö -kohtaan sisältötietoja.
Posti ohjeistaa, että alla olevat tiedot olisi hyvä tuoda esiin:
- ei kaupallinen lähetys
- sisältää asiakirjoja
- ei rahallista arvoa/maksuton
HUOM! Älä lähetä kirjekuoreessa rahaa tai passia DVV:lle.
Toimita asiakirjat osoitteeseen Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND.
Jos kotikuntasi on ollut ennen ulkomaille muuttoa Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat osoitteeseen Statens ämbetsverk på Åland, PB 58, 22101 Mariehamn, FINLAND.
Tiedustelut ja sähköpostiviestit eivät nopeuta ilmoituksen käsittelyä. Otamme sinuun yhteyttä, jos tarvitsemme lisäselvityksiä. Muussa tapauksessa otamme sinuun yhteyttä vasta, kun rekisteröinti on tehty. Jos olet ilmoittanut sähköpostiosoitteesi, lähetämme sinulle ilmoituksen rekisteröinnistä väestötietojärjestelmään salattuna sähköpostiviestinä. Jos et ole ilmoittanut sähköpostiosoitettasi, lähetämme sinulle ilmoituksen rekisteröinnistä väestötietojärjestelmään postitse kirjeenä.
Odota siis rauhassa.
Ranskankieliset ohjeet ulkomaisten asiakirjojen toimittamiseen Digi- ja väestötietovirastolle
Ohjeet ulkomaisten asiakirjojen toimittamiseen ranskan kielellä: dvv.fi/remettre-des-documents-etrangers-a-l-agence-du-numerique-et-du-registre-de-la-population
Asiakirjat
Jos lähetät asiakirjat EU:n ulkopuolelta, lähetä asiakirjat tavallisena kirjepostina. Näin varmimmin vältytään tullaukselta.
Jos lähetät asiakirjat seurantatiedoilla, lisää Lähetyksen sisältö -kohtaan sisältötietoja.
Posti ohjeistaa, että alla olevat tiedot olisi hyvä tuoda esiin:
- ei kaupallinen lähetys
- sisältää asiakirjoja
- ei rahallista arvoa/maksuton
HUOM! Älä lähetä kirjekuoreessa rahaa tai passia DVV:lle.
Jos alkuperäinen asiakirjasi on annettu valtiossa, joka ei ole Pohjoismaan tai EU:n jäsenvaltio, toimita asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen asiakirja ja siihen tarvittavat laillistukset. Käännätä asiakirja, mikäli se on muulla kielellä kuin suomen, ruotsin tai englannin kielellä. Myös ulkomailla tehty käännös on laillistettava. Katso tarkemmat ohjeet: dvv.fi/laillistusohje
- Pyydä sen jälkeen, että asianomaisen maan julkinen notaari todistaa jäljennöksen alkuperäisestä laillistetusta asiakirjasta oikeaksi. Edellä mainittu jäljennös on myös laillistettava. Huom. jäljennös täytyy pyytää laillistetusta asiakirjasta.
- Täytä asianmukainen ilmoituslomake: dvv.fi/ulkomailla-asuminen
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t) ja laillistettu jäljennös alkuperäisestä laillistetusta asiakirjasta sekä laillistettu käännös osoitteeseen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND. Jos kotikuntasi on ollut ennen ulkomaille muuttoa Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom! Jos et toimi ohjeen mukaisesti, vaan toimitat alkuperäisen asiakirjan, palautamme asiakirjan sinulle tavallisena postina vastuullasi.
Asiakirjoja, jotka on toimitettu ennen 1.7.2021 säilytetään pysyvästi ja palautetaan asiakkaalle ainoastaan pyynnöstä ja tavallisena postina.
Yleisiä asiakirjoja ovat todistukset, joiden pääasiallisena tarkoituksena on vahvistaa jokin seuraavista asioista: syntymä, elossaolo, kuolema, nimi, avioliitto, kelpoisuus solmia avioliitto, siviilisääty, avioero, rekisteröity parisuhde, rekisteröityyn parisuhteeseen liittyvä siviilisääty, rekisteröidyn parisuhteen purkaminen, vanhemmuus, adoptio, koti- ja/tai asuinpaikka taikka kansalaisuus.
Jos asiakirjasi on tällainen EU:n jäsenvaltion viranomaisen antama yleinen asiakirja, toimita asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen asiakirja. Mikäli asiakirja on muulla kielellä kuin suomen, ruotsin tai englannin kielellä, hanki myös asianomaiselta viranomaiselta asiakirjaan liitettävä käännösapuna käytettävä vakiolomake tai käännätä asiakirja jonkin EU-maan virallisella kielenkääntäjällä. Löydä virallinen kielenkääntäjä alueittain.
- Pyydä sen jälkeen, että asianomaisen maan julkinen notaari tai sellainen viranomainen, jolla on kyseisen valtion kansallisen lainsäädännön nojalla valtuudet antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä, todistaa jäljennöksen alkuperäisestä asiakirjasta oikeaksi. Huom. jäljennös täytyy pyytää laillistetusta asiakirjasta. Katso tarkemmin: Löydä alueittain tietoa viranomaisista, joilla on oikeus antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä.
- Täytä asianmukainen ilmoituslomake: dvv.fi/ulkomailla-asuminen.
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t), jäljennös alkuperäisestä asiakirjasta sekä mahdollinen vakiolomake tai käännös osoitteeseen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND. Jos kotikuntasi on ollut ennen ulkomaille muuttoa Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom! Jos et toimi ohjeen mukaisesti, vaan toimitat alkuperäisen asiakirjan, palautamme asiakirjan sinulle tavallisena postina vastuullasi.
15.9.2023 alkaen emme kuitenkaan enää palauta alkuperäisiä väestötieto-otteita Virosta, vaan ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Asiakirjoja, jotka on toimitettu ennen 1.7.2021 säilytetään pysyvästi ja palautetaan asiakkaalle ainoastaan pyynnöstä ja tavallisena postina.
Ks. ohje kohdasta Asiakirjat Pohjoismaiden ja EU:n ulkopuolelta.
- Hanki alkuperäinen päätös lapsen huollosta ja pyydä siihen Bryssel II a -asetuksen* 39 artiklan mukainen todistus. Alkuperäistä päätöstä ei tällöin tarvitse käännättää.
- Pyydä sen jälkeen, että asianomaisen maan julkinen notaari tai sellainen viranomainen, jolla on kyseisen valtion kansallisen lainsäädännön nojalla valtuudet antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä, todistaa jäljennöksen alkuperäisestä päätöksestä oikeaksi. Huom. jäljennös täytyy pyytää laillistetusta asiakirjasta. Katso tarkemmin: Löydä alueittain tietoa viranomaisista, joilla on oikeus antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä.
- Täytä ilmoituslomake: Rekisteritietojen korjaus/lisäys - kansainväliset asiat
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t), jäljennös alkuperäisestä päätöksestä sekä Bryssel II a -asetuksen mukainen todistus osoitteeseen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND. Jos kotikuntasi on ollut ennen ulkomaille muuttoa Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom! Jos et toimi ohjeen mukaisesti, vaan toimitat alkuperäisen asiakirjan, palautamme asiakirjan sinulle tavallisena postina vastuullasi.
Asiakirjoja, jotka on toimitettu ennen 1.7.2021 säilytetään pysyvästi ja palautetaan asiakkaalle ainoastaan pyynnöstä ja tavallisena postina.
* Neuvoston asetus (EY) n:o 2201/2003 tuomioistuimen toimivallasta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta avioliittoa ja vanhempainvastuuta koskevissa asioissa ja asetuksen (EY) N:o 1347/2000 kumoamisesta.
Ulkomailla myönnetty avioero voidaan merkitä väestötietojärjestelmään rekisteriotteen perusteella, ks. tällöin Yleiset asiakirjat EU:n alueelta. Ulkomailla myönnetty avioero voidaan kuitenkin myös merkitä väestötietojärjestelmään lainvoimaisen päätöksen perusteella. Mikäli ilmoitat avioerostasi toimittamalla tuomioistuimen päätöksen, suosittelemme toimittamaan tarvittavat asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen lainvoimainen päätös ja pyydä siihen Bryssel II a -asetuksen* 39 artiklan mukainen todistus. Alkuperäistä päätöstä ei tällöin tarvitse käännättää.
- Pyydä sen jälkeen, että asianomaisen maan julkinen notaari tai sellainen viranomainen, jolla on kyseisen valtion kansallisen lainsäädännön nojalla valtuudet antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä, todistaa jäljennöksen alkuperäisestä päätöksestä oikeaksi. Huom. jäljennös täytyy pyytää laillistetusta asiakirjasta. Katso tarkemmin: Löydä alueittain tietoa viranomaisista, joilla on oikeus antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä.
- Täytä asianmukainen ilmoituslomake: dvv.fi/ulkomailla-asuminen.
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t), jäljennös alkuperäisestä päätöksestä sekä Bryssel II a -asetuksen mukainen todistus osoitteeseen: DDigi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND. Jos kotikuntasi on ollut ennen ulkomaille muuttoa Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Huom! Jos et toimi ohjeen mukaisesti, vaan toimitat alkuperäisen asiakirjan, palautamme asiakirjan sinulle tavallisena postina vastuullasi.
Asiakirjoja, jotka on toimitettu ennen 1.7.2021 säilytetään pysyvästi ja palautetaan asiakkaalle ainoastaan pyynnöstä ja tavallisena postina.
* Neuvoston asetus (EY) n:o 2201/2003 tuomioistuimen toimivallasta sekä tuomioiden tunnustamisesta ja täytäntöönpanosta avioliittoa ja vanhempainvastuuta koskevissa asioissa ja asetuksen (EY) N:o 1347/2000 kumoamisesta.
Jos asiakirjasi on annettu Norjassa, Tanskassa tai Islannissa, suosittelemme toimittamaan tarvittavat asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen, allekirjoitettu ja/tai leimalla varustettu asiakirja (esim. utdrag ur folkeregister).
- Täytä asianmukainen ilmoituslomake: dvv.fi/ulkomailla-asuminen.
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t) sekä alkuperäinen asiakirja osoitteeseen Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND. Jos kotikuntasi on ollut ennen ulkomaille muuttoa Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Asiakirjoja, jotka on toimitettu ennen 1.7.2021 säilytetään pysyvästi ja palautetaan asiakkaalle ainoastaan pyynnöstä ja tavallisena postina.
Jos olet Suomen kansalainen Ruotsissa, sinun ei tarvitse ilmoittaa Ruotsissa tapahtuvista henkilötietomuutoksistasi Digi- ja väestötietovirastolle, sillä tiedot välittyvät automaattisesti Suomeen Ruotsin viranomaisilta. Joskus tietojen välittymisessä saattaa olla viivettä.
Poikkeus: Jos olet sekä Suomen että Ruotsin kansalainen, Ruotsi ei ilmoita tietoja eteenpäin. Kaksoiskansalaisena sinun täytyy siis itse huolehtia ilmoitusten tekemisestä. Esim. silloin, kun äiti on lapsen syntyessä Suomen kansalainen, mutta lapsi saa sekä Ruotsin että Suomen kansalaisuuden, vanhemmat ovat velvollisia ilmoittamaan itse lapsen syntymästä.
Seuraavat tiedot eivät kuitenkaan edellä mainitulla tavalla päivity Suomeen virkateitse, vaan sinun on itse huolehdittava tietojen ilmoittamisesta:
- Ruotsin osoitetietomuutokset
- tieto lasten huoltajista ei päivity Suomeen, jos vanhemmat eivät ole naimisissa.
Ilmoittaessasi edellä mainituista henkilötietomuutoksista, suosittelemme toimittamaan tarvittavat, Ruotsissa annetut asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen, allekirjoitettu ja/tai leimalla varustettu ”Personbevis”.
- Täytä asianmukainen ilmoituslomake: dvv.fi/ulkomailla-asuminen.
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t) sekä alkuperäinen asiakirja osoitteeseen Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND. Jos kotikuntasi on ollut ennen ulkomaille muuttoa Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Asiakirjoja, jotka on toimitettu ennen 1.7.2021 säilytetään pysyvästi ja palautetaan asiakkaalle ainoastaan pyynnöstä ja tavallisena postina.
Jos asiakirjasi on annettu Ruotsissa, suosittelemme toimittamaan tarvittavat asiakirjat meille seuraavasti:
- Hanki alkuperäinen, allekirjoitettu ja/tai leimalla varustettu ”Personbevis”.
- Täytä asianmukainen ilmoituslomake dvv.fi/ulkomailla-asuminen.
- Postita sen jälkeen ilmoituslomake, passikopio(t) sekä alkuperäinen asiakirja osoitteeseen Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 HELSINKI, FINLAND. Jos kotikuntasi on ollut ennen ulkomaille muuttoa Ahvenanmaalla, toimita asiakirjat Ahvenanmaan valtionvirastoon.
Ohjeen mukaisesti toimitettuja asiakirjoja ei palauteta. Ne tuhotaan kuuden kuukauden kuluttua niiden saapumisesta virastoon.
Asiakirjoja, jotka on toimitettu ennen 1.7.2021 säilytetään pysyvästi ja palautetaan asiakkaalle ainoastaan pyynnöstä ja tavallisena postina.
Etkö löytänyt vastausta sivuiltamme?
Yhteystietomme:
Huomaathan, että löydät keskimääräiset käsittelyajat sivuiltamme.
Sähköposti
Käytä sähköpostin lähettämiseen Digi- ja väestötietoviraston turvapostia, jotta tietosi liikkuvat salatusti. Valitse turvapostissa vastaanottajaksi [email protected]
Lähetä sähköposti turvapostina
Puhelin
Neuvonnan puhelinnumero on 0295 536 320.
Palveluajat:
- ma 9–15
- ti–pe 9–12