Etunimen muuttaminen nopeutuu automaattisella ratkaisumenettelyllä

Digi- ja väestötietovirasto on ottanut 14.12.2023 käyttöön uuden automaattisen ratkaisumenettelyn Nimenmuutospalvelun kautta haetuissa etunimen muutoksissa, joissa täysi-ikäinen henkilö muuttaa nimensä yleisesti käytössä olevaan etunimeen.

Kyseessä on Digi- ja väestötietoviraston toinen automatisoidun hallintopäätöksen hyödyntäminen ja aiemmin menettelyä on hyödynnetty Nimenmuutospalvelun kautta haetuissa sukunimen muutoksissa, joissa täysi-ikäinen henkilö palaa aiemmin käytössä olleeseen sukunimeensä. 

Ratkaisumenettelyt on käyttöönotettu 1.5. voimaan tulleen automaattisen ratkaisumenettelyn sääntelyn mukaisesti. Automaattinen ratkaisumenettely tarkoittaa, että virkailija ei osallistu asian ratkaisemiseen, vaan se ratkaistaan automaattisella tietojenkäsittelyllä. Automaattinen menettely nopeuttaa asiakkaan asian ratkaisemista ja menettelyn käyttöönotto on osa toimia, joilla tehostetaan Digi- ja väestötietoviraston käsittelyprosesseja. Tulevaisuudessa menettely pyritään ottamaan käyttöön myös muissa Digi- ja väestötietoviraston palveluissa. 

Automaattista ratkaisumenettelyä voidaan käyttää, kun asiaan ei sisälly tapauskohtaista harkintaa vaan se ratkaistaan esimerkiksi väestötietojärjestelmässä olevien tietojen perusteella tai asiaan sisältyy tapauskohtaista harkintaa, mutta asian käsittelijä on arvioinut harkinnanvaraiset seikat ennen asian ratkaisemista. 

Juliasta Johannaksi jopa saman päivän aikana

Automaattiratkaisun avulla hakija voi tehdä ja maksaa hakemuksensa verkossa ja saada päätöksen sähköisesti pääsääntöisesti saman tai seuraavan päivän aikana. Aiemmin jokaisen hakemuksen on tutkinut ja käsitellyt Digi- ja väestötietoviraston asiantuntija, ja hakemuksen käsittelyaika on ollut useita viikkoja.  

Automaattiratkaisu koskee hakemuksia, joilla täysi-ikäinen hakija hakee itselleen yleisesti käytössä olevaa etunimeä, joka on vakiintunut hakijan sukupuolen nimeksi. Täysin uutta ja vähemmän yleistä etunimeä koskevan hakemuksen käsittelee jatkossakin asiantuntija. 

-Jatkossa täysi-ikäinen asiakkaamme voi hakea nimenmuutosta vaikkapa Juliasta Johannaksi tai Juha-Matista Matiksi verkkopalvelussa, ja saada päätöksen nimenmuutoksesta jopa saman päivän aikana sähköisesti, jos hän on ottanut käyttöönsä Suomi.fi-viestit, toteaa henkikirjoittaja, Nimiasiat-ryhmän ryhmäpäällikkö Laura Mattila. 

-Automaattinen ratkaisumenettely siis nopeuttaa ja helpottaa monen asiakkaamme asiointia huomattavasti. Välillisesti automatisaatio sujuvoittaa muiden kuin automaattisesti ratkaistavien hakemuksien käsittelyä, kun nimiasiantuntijamme keskittyvät jatkossa ihmisen harkintaa vaativien hakemuksen käsittelemiseen. Näen siis, että kaikki nimenmuutosasiakkaamme hyötyvät näistä uudistuksista, jatkaa Mattila.

Nimenmuutospalvelun käyttäminen on helppoa

Nimenmuutoksen hakija kirjautuu nimenmuutospalveluun tunnistautumalla esimerkiksi pankkitunnuksilla. Palvelu ohjaa hakemuksen täyttämisessä. Hakija myös maksaa käsittelymaksun palvelussa. Hakijan ei tarvitse tietää, onko hänen hakemuksensa sellainen, että se voidaan ratkaista automaattisessa ratkaisumenettelyssä. 

-Nimenmuutospalvelu on rakennettu niin, että se ohjaa hakemuksen automaattisesti ihmisen käsiteltäväksi, jollei automaattinen päätöksenteko ole mahdollista, kuvaa erityisasiantuntija, tuoteomistaja Tommi Heinonen.

Digi- ja väestötietovirastossa käsitellään vuosittain noin 16 000 nimenmuutoshakemusta, joista kolmasosa on etunimen muutoksia. Jatkossa arviolta 3000–4000 etunimen muutosta ratkaistaan automaattisen ratkaisumenettelyn avulla. Lisäksi marraskuussa 2023 käyttöön otettu entiseen sukunimeen palaamisen automaattiratkaisu automatisoi 3000–3500 sukunimenmuutoshakemusta vuosittain. Nimenmuutoksien suosio on kasvanut Suomessa viime vuosina.

Lisätietoja:

Henkikirjoittaja Laura Mattila, Digi- ja väestötietovirasto, puh. +358 295 539 127, [email protected]

Erityisasiantuntija, tuoteomistaja Tommi Heinonen, Digi- ja väestötietovirasto, puh. +358 295 535 062, [email protected]

Lue tarkemmin  automaattisesta ratkaisumenettelystä sekä Digi- ja väestötietoviraston automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönotoista.