Suomi.fi-meddelanden gjorde arbetet snabbare, minskade det manuella arbetet och förbättrade kundservicen i Tavastehus

Familjer i Tavastehus får numera beslut och officiella meddelanden från småbarnspedagogiken via Suomi.fi-meddelanden. I och med ibruktagandet av tjänsten har den elektroniska ärendehanteringen ökat och viktiga beslut eller annan myndighetskommunikation går tryggt och snabbt till kunden. Det bästa är att ibruktagandet av tjänsten inte krävde att staden själv byggde upp integrationen ända från början, eftersom Suomi.fi-meddelanden togs i bruk via det färdigprogram som redan i övrigt användes. 

Bild: Miika Kangasniemi / Tavastehus stad

I städerna fattas kontinuerligt olika beslut inom småbarnspedagogiken. I Tavastehus fattas på årsnivå cirka 10 000 beslut om placering inom småbarnspedagogiken, beslut om servicesedlar inom den privata småbarnspedagogiken, beslut om särskilt stöd, beslut om klientavgifter och olika beslut om förändringar. 

Varje beslut måste kunna spåras och familjerna måste också snabbt få kännedom om varje beslut. Tack vare Suomi.fi-meddelanden, som har ökat den elektroniska ärendehanteringen, når myndighetsbrev inom småbarnspedagogiken en stor del av familjerna i Tavastehus genast den dag beslutet fattas. Tjänsten har nu använts i cirka ett år och kunderna har varit nöjda med den. 

"En stor del av våra kunder använde redan sedan tidigare Suomi.fi-meddelanden, så för dem var det en enkel ändring. Om tjänsten inte är bekant för kunden handleder och hjälper vi kunden att använda den", berättar Janne Orkola, utvecklingschef för bildnings- och välfärdssektorn vid Tavastehus stad. 

Eftersom systemet stöder masssändning kan till exempel beslut om förskoleundervisning skickas till alla familjer samtidigt, vilket gör processen jämlik. En bra egenskap i tjänsten är också att viktiga handlingar automatiskt sparas i Suomi.fi-meddelanden. 

Det administrativa arbetet är smidigare och man sparar tid

Övergången till användningen av Suomi.fi-meddelanden har gjort det administrativa arbetet smidigare och frigjort experternas tid till annat. Den som fattar beslutet behöver till exempel inte längre hålla koll på åt vem informationen skickas elektroniskt och vem som vill ha den per post, eftersom Suomi.fi-meddelanden automatiskt dirigerar utdelningen till rätt kanal. Det räcker att beslutet fattas och klickas vidare till sändningskön. 

"Tidigare har man inom småbarnspedagogikens förvaltning skrivit ut beslut, slickat kuvert och skrivit på kundernas adresser. Nu kan man enkelt med några klick sköta samma sak via Suomi.fi-meddelanden. Personalen tog nog tjänsten i bruk mycket snabbt", beskriver serviceplanerare Pia Linnakylä. 

Eventuella efterarbeten blev också enklare, eftersom det är lätt att kontrollera fel genom systemet. Om det är nödvändigt att fortsätta kommunikationen med kunden finns det nu en behändig metod som är säker med tanke på dataskyddet. 

Med färdigprogram sparar man tid, besvär och pengar

När nya tjänster tas i bruk funderar beställaren ofta inte bara på kostnaden för investeringen utan också på den tid och det arbete som krävs för utvecklingsprojektet. Hur gick det i Tavastehus? 

Tavastehus stad har som riktlinje att tjänsterna för elektronisk ärendehantering ska beaktas i så stor utsträckning som möjligt i alla systemprojekt. Därför hade man blicken riktad framåt när man sökte en systemleverantör för småbarnspedagogikens behov. Redan i konkurrensutsättningsskedet lyftes det som ett av upphandlingskriterierna fram att systemet måste kunna integrera Suomi.fi-meddelanden. 

"I ärlighetens namn var tjänsten nog lite främmande för oss också, men vi hade hört om andras goda erfarenheter och därför tänkte vi att detta måste vara något som kommer i framtiden", säger Orkola. 

Tack vare att man varit så förutseende kunde Suomi.fi-meddelanden tas i bruk på en dryg månad. Ibruktagandet gick också snabbare då verksamhetsstyrningssystemet Päikky, som även annars används i Tavastehus, hade beredskap att genomföra integrationen. När man inte behöver bygga integrationen själv ända från början sparar man i allmänhet inte bara tid utan också besvär och pengar. 

Självklart sker allt inte av sig själv med ett färdigprogram heller – ibruktagandet kräver i viss mån att man ansöker om tillstånd och fyller i blanketter, och det är bra att reservera lite tid för behandlingen av dessa. Det underlättar dock för kunden om systemleverantören redan sedan tidigare har erfarenhet av och kunskap om Suomi.fi-meddelanden. Även en tät dialog mellan kunden, systemleverantören och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata gör ibruktagandet smidigare. Och slutresultatet – det är minsann belönande. 

"Ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden har öppnat en helt ny värld för oss! Tjänsten gör arbetet snabbare, minskar det manuella arbetet och medför mycket glädje och nytta. Det jag själv allra mest funderar på är om vi ännu ens kan använda tjänsten till dess fulla potential. Vi har precis bara börjat, men vi skulle nog inte längre gå med på att vara utan systemet", säger Orkola.