Asiakastarina: Suomi.fi-viestit nopeuttivat työtä, vähensivät käsityötä ja paransivat asiakaspalvelua Hämeenlinnassa

Hämeenlinnalaiset perheet saavat varhaiskasvatukseen liittyvät päätökset ja viralliset viestit nykyään Suomi.fi-viestien kautta. Palvelun käyttöönoton myötä sähköinen asiointi on lisääntynyt ja tärkeät päätökset tai muu viranomaisviestintä kulkevat asiakkaalle turvallisesti ja nopeasti. Mikä parasta, palvelun käyttöönotto ei vaatinut integraation rakentamista alusta asti itse, sillä Suomi.fi-viestit saatiin käyttöön jo muutenkin käytössä olleen valmisohjelmiston kautta.

Kuva: Miika Kangasniemi / Hämeenlinnan kaupunki

Kaupungeissa tehdään erilaisia varhaiskasvatukseen liittyviä päätöksiä jatkuvasti. Hämeenlinnassa varhaiskasvatuksen sijoituspäätöksiä, yksityisen varhaiskasvatuksen palvelusetelipäätöksiä, erityisen tuen päätöksiä, asiakasmaksupäätöksiä ja erilaisia hoitotarpeen muutoksiin liittyviä päätöksiä syntyy vuositasolla noin 10 000.

Jokaisesta päätöksestä pitää jäädä jälki ja jokainen päätös pitää saada ripeästi perheiden tietoon. Hämeenlinnassa varhaiskasvatuksen viranomaisposti saavuttaa suuren osan asiakkaista heti päätöksentekopäivänä, kiitos Suomi.fi-viestien, jotka ovat lisänneet sähköistä asiointia. Palvelu on ollut käytössä nyt noin vuoden ja asiakkaat ovat ottaneet sen tyytyväisinä vastaan.

"Iso osa asiakkaistamme oli jo valmiiksi Suomi.fi-viestien käyttäjiä, joten heille muutos oli helppo. Jos palvelu ei ole asiakkaalle tuttu, ohjaamme ja autamme heitä sen käyttöön", kertoo Hämeenlinnan kaupungin sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan kehittämispäällikkö Janne Orkola.

Koska järjestelmä tukee joukkolähetystä, esimerkiksi esiopetuspäätökset voidaan lähettää kaikille perheille tasapuolisesti samaan aikaan. Hyvää palvelua on sekin, että tärkeät asiakirjat jäävät automaattisesti talteen Suomi.fi-viesteihin.

Hallinnollinen työ sujuvoituu ja aikaa säästyy

Siirtyminen Suomi.fi-viestien käyttöön on sujuvoittanut hallinnollista työtä ja vapauttanut asiantuntijoiden aikaa muuhun. Enää päätöksentekijän ei tarvitse huolehtia esimerkiksi siitä, kenelle tieto lähetetään sähköisesti ja kenelle postitetaan, sillä Suomi.fi-viestit hoitaa jakelun oikeaan kanavaan automaattisesti. Riittää, että tekee päätöksen ja klikkaa sen lähetysjonoon.

"Siinä missä varhaiskasvatuksen hallinnossa on aikaisemmin tulosteltu päätöksiä, nuoltu kirjekuoria ja kirjoiteltu asiakkaiden osoitteita päälle, sama asia saadaan nyt pyöräytettyä Suomi.fi-viestien kautta simppelisti muutamalla klikkauksella. Henkilöstö otti palvelun kyllä hyvin nopeasti käyttöön", kuvailee palvelusuunnittelija Pia Linnakylä.

Myös mahdolliset jälkityöt helpottuivat, sillä järjestelmästä on helppo tarkistaa virhetilanteet. Jos on tarpeen jatkaa viestintää asiakkaan kanssa, siihen on nyt näppärä ja tietosuojan näkökulmasta turvallinen keino.

Valmisohjelmiston avulla säästyy aikaa, vaivaa ja rahaa

Uusien palveluiden käyttöönotossa tilaajaa usein mietityttää paitsi investoinnin kustannus, myös kehitysprojektiin kuluva aika ja vaiva. Miten kävi Hämeenlinnassa?

Hämeenlinnan kaupunki on linjannut, että sähköisen asioinnin palvelut on huomioitava mahdollisimman laajasti kaikissa järjestelmähankkeissa. Niinpä oltiin kaukaa viisaita, kun etsittiin järjestelmätoimittajaa varhaiskasvatuksen tarpeisiin. Jo kilpailutusvaiheessa yhdeksi hankintakriteeriksi nostettiin se, että järjestelmässä pitää olla integraatio Suomi.fi-viesteihin.

"Rehellisyyden nimissä se oli meille itsellemmekin kyllä hiukan vieras asia, mutta olimme kuulleet hyviä kokemuksia muualta ja osasimme siksi ajatella, että tämän on pakko olla tulevaisuuden juttuja", Orkola hymähtää.

Hyvän ennakoinnin ansiosta Suomi.fi-viestit saatiin käyttöön reilussa kuukaudessa. Käyttöönotto nopeutui, koska Hämeenlinnassa muutenkin käytössä olevassa Päikky-toiminnanohjausjärjestelmässä oli valmius integraation toteutukselle. Kun integraatiota ei tarvitse rakentaa alusta asti itse, säästyy yleensä paitsi aikaa, myös vaivaa ja rahaa.

Täysin itsestään asiat eivät toki valmisohjelmistonkaan avulla tapahdu – käyttöönotto vaatii jonkin verran lupien hakemista ja lomakkeiden täyttämistä, ja näiden käsittelyyn on hyvä varata hieman aikaa. Asiakasta kuitenkin helpottaa, kun järjestelmätoimittajalla on valmiiksi kokemusta ja osaamista Suomi.fi-viesteistä. Myös tiivis vuoropuhelu asiakkaan, järjestelmätoimittajan ja Digi- ja väestötietoviraston välillä sujuvoittaa käyttöönottoa. Ja se lopputulos – se toden totta palkitsee.

"Suomi.fi-viestien käyttöönotto on avannut meille ihan uuden maailman! Palvelu nopeuttaa työtä, vähentää käsityötä ja tuottaa kyllä paljon iloa ja hyötyä. Itseäni lähinnä mietityttää, olemmeko vielä edes löytäneet tästä täyttä potentiaalia. Olemme vasta alkuvaiheessa, mutta ei me tästä kyllä enää luovuttaisi", Orkola päättää.