Asiakastarina: Suomi.fi-viestien käyttöönotto poisti ajanvarauksen rutiininomaisia tehtäviä ja toi isoja aikasäästöjä Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle
Siun sote -kuntayhtymän muodostamisen myötä Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakasviestintä keskitettiin kokonaan yhteen järjestelmään ja yhdelle organisaatiolle. Siun sote näki tässä yhteydessä tilaisuuden pilotoida Viestit-palvelua, jonka käyttöönoton toivottiin vähentävän asiakasviestintään kuluvaa aikaa.
Pohjois-Karjalan alueella syntyi uuden kuntayhtymän myötä vuonna 2017 tarve yhdenmukaistaa sosiaali- ja terveyspalvelujen prosesseja. Samoihin aikoihin astui voimaan laki yhteisestä sähköisen asioinnin tukipalvelusta (HE 2016/571).
– Siun soten synnyn myötä asiakkaille suunnattujen viestien lähetys keskitettiin yhden organisaation vastuulle. Viestit-palvelun pilotointi tuntui houkuttelevalta ja lainsäädäntö laittoi kokeiluun vauhtia, Siun soten tiedonhallintapäällikkö Tiina Vatanen kertoo.
Suomi.fi-viestit on Digi- ja väestötietoviraston tarjoama palvelu, jolla julkisen hallinnon organisaatiot voivat lähettää asiakkailleen viestit paperipostin sijaan sähköisessä muodossa. Lähetettävät viestit voivat olla esimerkiksi päätöstietoja, ajanvarauskirjeitä, hoito-ohjeita, laskuja tai muita dokumentteja. Viestien vastaanottajat saavat kaikkien Suomi.fi-viestejä käyttävien organisaatioiden lähettämät postit sähköisesti samaan palveluun.
– Aloitimme Viestit-palvelun pilotoinnin potilastietojärjestelmän osalta vuonna 2018 ja otimme palvelun käyttöön syksyllä 2019. Pandemia toimi loppuvuodesta 2019 todellisena testinä, kun asiakkaille lähti noin 15 000 ajanvarauskirjettä kuukaudessa, Vatanen muistelee.
Tavoitteena oli alusta alkaen helpottaa työntekijöiden työtä ja vähentää postitukseen kuluvaa aikaa, mutta myös varmistaa, että asiakkaat saavat heitä koskevan tiedon nopeasti ja luotettavasti perille. Vatasen mukaan Digi- ja väestötietovirasto on ollut aktiivisesti mukana järjestelmäintegraatioprojekteissa. Niiden jälkeen käyttöönotot uusissa yksiköissä ja laajennukset uusiin sisältöihin ovat sujuneet itsenäisesti.
Automatisointi tehostaa merkittävästi postitukseen kuluvaa aikaa
Pohjois-Karjalan terveys- ja sosiaalihuollossa Viestit-palvelua on hyödynnetty ylivoimaisesti eniten ajanvarauskirjeiden lähettämiseen, mutta myös yksinkertaisempia ohjeistuksia ja hoitosuunnitelmia välitetään asiakkaille palvelun kautta. Sosiaalihuollossa Viestit-palvelu on osoittautunut erityisen hyödylliseksi myös maksupäätösten jakamisessa.
– Olemme säästäneet kirjeiden lähettämisessä karkeasti arvioituna noin minuutin tulostettavaa ja postitettavaa paperia kohden. Kun kirjeitä lähtee kymmeniä tuhansia vuodessa, on säästetty aika jo melkoinen, Siun soten Digipalvelujen asiantuntija Ilari Hurmekoski konkretisoi Viestit-palvelun organisaatiolle tuomaa aikasäästöä.
Lisäksi rutiininomaisten työtehtävien vähenemisellä on ollut vaikutusta myös työntekijöiden työhyvinvointiin. Töitä voi tehdä nykyään myös kotoa käsin eikä ajanvarauskirjeiden lähettämiseksi tarvitse enää seistä tulostimen äärellä.
Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella enemmistö asiakkaista vastaanottaa kaikki viestit yhä paperisena. Hurmekosken mukaan asiakkaalla on oikeus valita, mitä asiointitapaa haluaa käyttää.
– Asiakas voi valita, haluaako hän kirjeet ensisijaisesti paperisena vai digitaalisesti. Jos asiakas haluaa kirjeen sähköisesti, hänen tulee ottaa käyttönsä Suomi.fi-viestit. Siun sote hyödyntää myös Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua paperikirjeiden lähettämisessä. Näin viesti voidaan lähettää aina sähköisesti ja järjestelmä jakelee ne joko sähköisenä tai paperisena sen mukaan, kumpi kanava vastaanottajalla on käytössä. Toki toivomme, että yhä useampi valitsisi tulevaisuudessa digitaalisen asiointipalvelun ensisijaiseksi viestintäkanavaksi.
Hyvinvointialueilla joudutaan harkitsemaan uusia järjestelmäratkaisuja
Monilla alueilla järjestellään nyt sosiaali- ja terveyspalveluja yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi. Tämä tarjoaa hedelmällisen maaperän uusien ratkaisujen ja innovaatioiden käyttöönotolle, kuten Viestit-palvelun pilotoinnille.
Siun soten asiantuntijat suosittelevatkin palvelun käyttöönottoa hyvinvointialueille, jotka pohtivat, miten yhdenmukaistaa sosiaali- ja terveydenhuollon prosessejaan:
– Suuremmille organisaatioille, joilla on runsaasti lähetettävää postia, palvelu tarjoaa erinomaisen ratkaisun, Vatanen toteaa.
– Ja onhan se edullisempaa ja helpompaa käyttää jotakin olemassa olevaa kuin alkaa alusta alkaen tällaista itse kehittämään, Hurmekoski summaa.
Suomi.fi-viestit käyttöön teidänkin organisaatiossa?
Tutustu Suomi.fi-viesteihin ja palvelun käyttöönottoon:
https://palveluhallinta.suomi.fi/fi/sivut/viestit/esittely
Hyvinvointialueille suunnattu projekti tukena järjestelmämuutoksissa: https://dvv.fi/hyvinvointialueet
- Privatpersoner
- Handläggningstiderna vid kundtjänsten för privatpersoner
- Äktenskap och parförhållande
- Att få eller adoptera barn
- Namnärenden
- Flytt
- Förmyndarskap
- Livsförändringar utomlands
- Flyttning i utlandet
- Registrering i Finland av ett barn som fötts utomlands
- Äktenskap som ingåtts utomlands
- Partnerskap som registrerats utomlands
- Skilsmässa som beviljats utomlands
- Namn som ändrats utomlands
- Könstillhörighet som fastställts utomlands
- Dödsfall utomlands
- Registrering av medborgarskap
- Bevarande av finskt medborgarskap
- Legalisering av utländska handlingar
- Inlämnande av utländska dokument till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Utlänning i Finland
- Registrering av utlänningar
- Registrering av utländska studerande
- Hemkommun
- Anvisningar till dig som kommer till Finland från Ukraina
- Guiden för arbetstagare
- Expressfil för specialsakkunniga och tillväxtföretagare
- Legaliseringsanvisning
- Inlämnande av utländska dokument
- Utlänningars flytt till Finland, inom Finland och från Finland
- Val och rösträtt
- Suomi.fi-webbtjänst
- Medborgarcertifikat och elektronisk identitet
- Registrering av anmälan om gåva
- Intyg från befolkningsdatasystemet
- Kontroll av egna uppgifter -service
- Medborgarinitiativ
- Personuppgifter i befolkningsdatasystemet
- Personbeteckning
- Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet
- Spärrmarkering
- Övervakning och loggföring av användningen av informationen i befolkningsdatasystemet
- Fastställande av annan könstillhörighet
- Utträde ur och inträde i ett religionssamfund
- Förbud mot utlämning av personuppgifter
- Ändring av ett registrerat partnerskap till äktenskap
- Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet
- Byggnads- och lägenhetsuppgifter i befolkningsdatasystemet
- Adresstjänst
- Medborgarrådgivning
- Tjänster av notarius publicus
- Bestyrkande av köp
- Dödsfall och bouppteckning
- Digitalt stöd för medborgare
- Blanketter
- Organisationer
- Certifikat och kort
- Befolkningsdatatjänster för organisationer
- Den offentliga förvaltningens urvals- och uppdateringstjänst
- Informationstjänster inom den privata sektorn
- BDS-ändringsgränssnittet
- Ändringsdatatjänsten
- BDSförfrågan-gränssnittet
- Webbapplikationen för BDSförfrågan
- BDSförfrågans urvalstjänster
- Revidering av personbeteckningen
- Förutsättningar för att använda befolkningsuppgifter
- Magistratregistrens söktjänster
- Upprätthållande av befolkningsdatasystemet
- Suomi.fi-tjänster
- Tjänster som främjar digitaliseringen
- Digistöd
- Förnyelse av den digitala identiteten
- Tjänster för digital säkerhet
- Tjänster av notarius publicus
- Bestyrkande av köp
- Vigselrätt
- E-tjänster
- Finnish Authenticator -identifieringstjänsten
- Anvisningar för välfärdsområdena
- Registerutdrag
- Om myndigheten
- Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Jobba med oss
- Kommunicera elektroniskt med oss
- Kontakt
- Aktuellt
- Automatiskt avgörandeförfarande
- Kvalitetspolicy
- Likabehandlingsplan för kunder
- Dataskydd
- Befolkningsdatasystemet
- Till medier
- Broschyrer och publikationer
- Projekten
- Förutseende och forskningssamarbete