Ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden minskade rutinmässiga tidsbokningsuppgifter och medförde stora tidsbesparingar i Norra Karelens välfärdsområde

I och med bildandet av samkommunen Siun sote koncentrerades kundkommunikationen inom Norra Karelens social- och hälsovårdstjänster helt till ett system och en organisation. I detta sammanhang såg Siun sote ett tillfälle att pilottesta meddelandetjänsten vars ibruktagande man önskade skulle minska den tid som används för kundkommunikation.

I och med den nya samkommunen uppstod det i Norra Karelen år 2017 ett behov av att förenhetliga processerna för social- och hälsovårdstjänsterna. Vid samma tidpunkt trädde lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster i kraft. 

– I och med Siun sote koncentrerades sändningen av kundmeddelanden till en organisation. Pilotanvändningen av meddelandetjänsten kändes lockande och lagstiftningen satte fart på försöket, berättar Siun sotes informationshanteringschef Tiina Vatanen.

Suomi.fi-meddelanden är en tjänst som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Med hjälp av tjänsten kan organisationer inom den offentliga förvaltningen skicka meddelanden till sina kunder i elektronisk form i stället för som papperspost. Meddelanden som skickas kan vara till exempel beslutsuppgifter, tidsbokningsbrev, vårdanvisningar, fakturor eller andra dokument. Meddelandenas mottagare får posten från alla organisationer som använder Suomi.fi-meddelanden elektroniskt till samma tjänst.

– Vi inledde pilotprojektet för meddelandetjänsten för patientdatasystemets del år 2018 och tog i bruk tjänsten hösten 2019. I slutet av 2019 fungerade pandemin som ett verkligt test när cirka 15 000 tidsbokningsbrev skickades till kunderna per månad, minns Vatanen.

Målet var redan från början att underlätta de anställdas arbete och minska den tid som går åt att skicka papperspost, men också att se till att kunderna snabbt och tillförlitligt får fram information som gäller dem själva. Enligt Vatanen har Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata deltagit aktivt i systemintegrationsprojekten. Efter det har ibruktaganden vid nya enheter och utvidgningar till nytt innehåll förlöpt självständigt.

Automatisering effektiverar avsevärt den tid som går åt att skicka post

Inom hälso- och socialvården i Norra Karelen har meddelandetjänsten utnyttjats överlägset mest för att skicka tidsbokningsbrev, men även enkla anvisningar och vårdplaner förmedlas till kunderna via tjänsten. Inom socialvården har meddelandetjänsten visat sig vara särskilt nyttig även vid utdelning av betalningsbeslut.

– Grovt uppskattat har vi sparat cirka en minut per papper som ska skrivas ut och sändas per post. När tiotusentals brev skickas ut per år har vi sammanlagt sparat ganska mycket tid, konkretiserar sakkunnig vid Siun sotes digitala tjänster Ilari Hurmekoski den tidsbesparing som meddelandetjänsten medför för organisationen.

Dessutom har minskningen av rutinmässiga arbetsuppgifter också påverkat de anställdas arbetshälsa. Numera kan man också arbeta hemifrån och man behöver inte längre stå vid skrivaren för att skicka tidsbokningsbrev.

I Norra Karelens välfärdsområde tar majoriteten av kunderna fortfarande emot alla meddelanden i pappersform. Enligt Hurmekoski har kunden rätt att välja vilket sätt hen vill uträtta ärenden på.

– Kunden kan välja om hen i första hand vill ha breven i pappersform eller digitalt. Om kunden vill få brevet elektroniskt ska hen ta i bruk Suomi.fi-meddelanden. Siun sote utnyttjar också utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten för Suomi.fi-meddelanden för att skicka pappersbrev. På så sätt kan meddelandet alltid skickas elektroniskt och systemet distribuerar dem antingen elektroniskt eller i pappersform beroende på vilken kanal mottagaren använder. Vi hoppas naturligtvis att allt fler i framtiden väljer den digitala tjänsten som primär kommunikationskanal.

Nya systemlösningar måste övervägas i välfärdsområdena

I många regioner reorganiseras social- och hälsovårdstjänsterna nu till enhetliga helheter. Detta erbjuder en fruktbar grund för ibruktagandet av nya lösningar och innovationer, såsom pilotanvändningen av meddelandetjänsten.

Siun sotes sakkunniga rekommenderar ibruktagandet av tjänsten för välfärdsområden som funderar på hur de ska förenhetliga sina social- och hälsovårdsprocesser:

– Tjänsten erbjuder en utmärkt lösning för större organisationer som har mycket post att skicka, konstaterar Vatanen.

– Och det är ju billigare och lättare att använda ett system som redan finns än att börja utveckla sådant här själv från början, summerar Hurmekoski.