Kundberättelse: Nytt gränssnitt hämtar uppgifter automatiskt i befolkningsdatasystemet till Helsingfors stads SAP-system – betydande inbesparing i arbetstid

Ett av Helsingfors stads huvudsystem för centraliserad ekonomiförvaltning är SAP. Man hade redan länge efterlyst en lösning som automatiserar uppdateringar i kundregistret, i synnerhet vad gäller namn- och adressuppgifter för personkunder på andra orter. Från och med sommaren 2021 är detta äntligen möjligt.

Helsingfors stad har tagit i bruk en ny tjänst för BDS-ändringsgränssnitt (VTJ-muutosrajapinta), med vars hjälp uppdateringen av SAP-kundregistret effektiverades. Tjänsten förmedlar uppdaterade personuppgifter från befolkningsdatasystemet (BDS) till stadens kundregister. Det primära syftet med reformen har varit att se till att namn- och adressuppgifter för kunder från andra orter är uppdaterade – automatiskt.

– En utmaning för kommunernas tidigare tjänst för ändringsdata, Facta-kommunregister, var att den endast omfattade helsingforsarnas uppgifter och uppdaterades en gång i veckan. I kundregistret för Helsingfors stads ekonomiförvaltning finns även ett betydande antal personer som bor någon annanstans och vars uppgifter måste bekräftas och uppdateras manuellt, berättar systemansvarig Jukka Hänninen som ansvarar för utvecklingen av SAP-kundregistret.

– Kunderna tog kontakt antingen per e-post eller per telefon för att meddela sina nya uppgifter. Ibland returnerades fakturorna från föråldrade adresser tillbaka till oss. I praktiken kontrollerade vi de ändrade uppgifterna och förde in dem manuellt i systemet. Nu uppdateras data automatiskt dagligen, beskriver Hänninen situationen.

Enligt rådande lagstiftning skulle en lösning inte ha varit möjlig innan GDPR-förordningen trädde i kraft. Före det hade varje kommun endast rätt att hantera sina invånares personuppgifter. När förordningen trädde i kraft frågade staden Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata om möjligheten att bygga en direkt anslutning till befolkningsdatasystemet och svaret var positivt. Tekniskt sett möjliggör Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas Suomi.fi-informationsled överföring av uppgifter mellan olika register.

Ett lyckat samprojekt mellan flera aktörer genomfördes helt på distans

Teamen samlades i början av år 2020 för att starta projektet. Utöver staden och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata deltog stadens olika programutvecklarpartners: CGI Finland, Atos samt Tietoevry.

Coronapandemin medförde en liten fördröjning i tidtabellen, men trots utmanande situation och uppdrag kunde definieringen och testningen efter ett år komma till den punkten att den nya gränssnittstjänsten kunde tas i bruk. Projektet genomfördes på distans inklusive ibruktagandet. Ärendena främjades i nära samarbete med applikationsutvecklare vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

– Vi har hundratusentals personkunder i registret och det krävs noggranna tester och definitioner för att allt säkert ska fungera. Efter pilotprojektet med Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata var vi den första instansen som tog i bruk tjänsten och leverantören hade inte heller tidigare gjort motsvarande projekt. Det största arbetet var att kombinera uppgifterna i gränssnittet med SAP, som krävde mycket skräddarsydda och stegvisa ändringar längs vägen, summerar Hänninen.

Från BDS-ändringsgränssnittet överförs endast ändrad information till registret. Detta var en stor förändring i sättet att fungera. De fick nämligen alla aktuella personuppgifter från kommunregistret Facta vid en ändring, oberoende av vad som hade ändrats. Dock uppdaterades endast de ändrade uppgifterna i SAP. SAP-genomförandet av BDS-gränssnittet utmanade utvecklarna särskilt med tanke på hanteringen av olika förändringssituationer.

Enligt Hänninen förlöpte samprojektet med flera aktörer väl. Det underlättade betydligt när man i definitionsfasen upptäckte att Helsingfors redan använder Suomi.fi-informationsleden. När förbindelsen inte behövde byggas från noll kunde CGI Finland-teamet koncentrera sig på hur man får meddelanden till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas gränssnitt och tillbaka till SAP i den form som krävs. Här var också Tietoevrys sakkunniga till stor hjälp.

Transparens, inbesparing av tid och många användbara erfarenheter

Jukka Hänninen är nöjd med projektets resultat.

– Reformen har gett oss den önskade transparensen i hanteringen av personuppgifter. Även om nyttan ofta konkretiseras först efter en längre användning är det redan nu klart att mängden manuellt arbete, direkta kontakter och kundrespons är betydligt mindre än tidigare. Kundservicen och upprätthållare av kundregistret får mer tid att koncentrera sig på andra arbetsuppgifter.

Hänninen tror att BDS-ändringsgränssnittet kan vara till nytta även för andra inom kommunsektorn.

– Vi delar gärna med oss av erfarenheterna av ibruktagandet av gränssnittet. Vårt genomförande passar kanske inte direkt för andra aktörer, men genom att bekanta sig med det kan man påskynda t.ex. definitionsfasen, då man inte behöver tänka ut allt från början, konstaterar Hänninen.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata använder tills vidare två tjänster och den gamla ändringsdatatjänsten tas bort den 31 december 2024. Vi önskar att Helsingfors ekonomiförvaltning ska sätta utländska adressuppgifter som mål för det fortsatta utvecklingsarbetet, så att vi i fortsättningen kan få dem direkt till SAP via gränssnittet. I nuläget finns det inga teckenantals- eller formatkontroller i gränssnittstjänstens utländska adresser och mottagandet av dem kan inte automatiseras.