Asiakastarina: Uusi rajapinta tuo väestötietojärjestelmän tiedot automaattisesti Helsingin kaupungin SAP-järjestelmään – työaikaa säästyy merkittävästi

Yksi Helsingin kaupungin keskitetyn taloushallinnon pääjärjestelmistä on SAP. Siihen oli jo pitkään kaivattu ratkaisua, joka automatisoisi asiakasrekisterin päivitykset erityisesti ulkopaikkakuntalaisten henkilöasiakkaiden nimi- ja osoitetietojen osalta. Kesästä 2021 alkaen tämä on vihdoin ollut mahdollista.

Helsingin kaupunki on ottanut käyttöön uuden VTJ-muutosrajapintapalvelun, jonka avulla SAP-asiakasrekisterin päivittäminen tehostui. Palvelu välittää väestötietojärjestelmästä (VTJ) päivittyneet henkilötiedot kaupungin asiakasrekisteriin. Uudistuksen ensisijaisena tarkoituksena on ollut ulkopaikkakuntalaisten asiakkaiden nimi- ja osoitetietojen ajantasaisuudesta huolehtiminen – automaattisesti.

– Aiemmin käytössä olleen kuntien muutostietopalvelun Facta-kuntarekisterin haasteena oli, että se kattoi ainoastaan helsinkiläisten tiedot ja päivittyi kerran viikossa. Helsingin kaupungin taloushallinnon asiakasrekisterissä on huomattava määrä myös muualla asuvia henkilöitä, joiden tiedot jouduttiin vahvistamaan ja päivittämään käsin, kertoo SAP-asiakasrekisterin kehittämisestä huolehtiva järjestelmävastaava Jukka Hänninen.

– Asiakkaat ottivat yhteyttä joko sähköpostitse tai puhelimitse ilmoittaakseen uudet tietonsa. Toisinaan laskut palautuivat vanhentuneista osoitteista takaisin meille. Käytännössä muuttuneet tiedot tarkistettiin ja päivitykset vietiin järjestelmään käsin. Nyt data päivittyy automaattisesti päivittäin, Hänninen kuvaa tilannetta.

Lainsäädännöllisesti ratkaisu ei olisi ollut mahdollinen ennen GDPR-asetuksen voimaantuloa. Kullakin kunnalla oli sitä ennen oikeus vain omien asukkaidensa henkilötietojen käsittelyyn. Kun asetus astui voimaan, kaupunki tiedusteli Digi- ja väestötietovirastolta mahdollisuutta rakentaa suora liittymä väestötietojärjestelmään ja vastaus oli myönteinen. Teknisesti tietojen siirtymisen eri rekistereiden välillä mahdollistaa Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-palveluväylä.

Useiden toimijoiden onnistunut yhteisprojekti toteutettiin kokonaan etänä

Tiimit kokoontuivat vuoden 2020 alkupuolella käynnistämään projektin. Kaupungin ja Digi- ja väestötietoviraston lisäksi mukana olivat kaupungin eri ohjelmistokehittäjäkumppanit: CGI Suomi, Atos sekä Tietoevry.

Koronapandemia tuotti pientä viivästystä aikatauluun, mutta haastavasta tilanteesta ja tehtävästä huolimatta määrittely ja testaaminen saatiin noin vuoden kuluttua siihen pisteeseen, että uusi rajapintapalvelu voitiin ottaa käyttöön. Projekti toteutettiin käyttöönotto mukaan lukien etänä. Asioita edistettiin tiiviissä yhteistyössä Digi- ja väestötietoviraston sovelluskehittäjien kanssa.

– Meillä on rekisterissä satoja tuhansia henkilöasiakkaita, ja vaatii huolellista testaamista ja määrittelyä, että kaikki varmasti toimii. Digi- ja väestötietoviraston pilotoinnin jälkeen olimme ensimmäinen palvelun käyttöönottanut taho, eikä toimittajakaan ollut tehnyt vastaavaa projektia aiemmin. Suurin työ oli rajapinnan tietojen yhdistämisessä SAP:iin, joka vaati huomattavan paljon räätälöintiä ja vaiheittaisia muutoksia matkan varrella, Hänninen summaa.

VTJ-muutosrajapinnasta rekisteriin siirtyy ainoastaan muuttunut tieto. Tämä oli iso toimintatapamuutos. He nimittäin saivat Facta-kuntarekisteristä muutostilanteessa kaikki ajantasaiset henkilötiedot riippumatta siitä, mikä osa niistä oli muuttunut. Kuitenkin vain muuttuneet tiedot päivittyivät SAP:iin. VTJ-muutosrajapintaliittymän SAP-toteutus haastoikin kehittäjiä erityisesti eri muutostilanteiden hallinnan kannalta.

Useiden toimijoiden yhteisprojekti sujui Hännisen mukaan hyvin. Sitä helpotti huomattavasti, kun määrittelyvaiheessa selvisi Helsingillä olevan jo Suomi.fi-palveluväylä käytössä. Kun yhteyttä ei tarvinnut rakentaa nollasta, pystyi CGI Suomen tiimi keskittymään siihen, miten sanomat saadaan liikkumaan Digi- ja väestötietoviraston rajapintaan ja takaisin SAP:ille sen vaatimassa muodossa. Tässä myös Tietoevryn asiantuntijoista oli iso apu.

Läpinäkyvyyttä, ajansäästöä ja monia hyödyttävää kokemusta

Jukka Hänninen on tyytyväinen projektin tuloksiin.

– Uudistus on tuonut meille kaivattua läpinäkyvyyttä henkilötietojen hallintaan. Vaikka hyödyt konkretisoituvat usein vasta pidemmän käytön myötä, on jo nyt selvää, että manuaalityön, suorien yhteydenottojen ja asiakaspalautteen määrä on huomattavasti aiempaa pienempi. Asiakaspalvelussa ja asiakasrekisterin ylläpidossa jää enemmän aikaa keskittyä muihin työtehtäviin.

Hänninen uskoo, että VTJ-muuutosrajapinta voisi hyödyttää muitakin kuntasektorilla toimivia.

– Jaamme mielellämme kokemuksia rajapinnan käyttöönotosta. Toteutuksemme ei ehkä suoraan sovellu muiden toimijoiden käyttöön, mutta siihen tutustuminen voi nopeuttaa esimerkiksi määrittelyvaihetta, kun kaikkea ei tarvitse ideoida alusta alkaen, Hänninen toteaa.

Digi- ja väestötietovirastolla on toistaiseksi käytössä kaksi palvelua, ja vanha muutostietopalvelu poistuu käytöstä 31.12.2024. Jatkokehitystyön kohteeksi Helsingin taloushallinnossa toivotaan ulkomaisia osoitetietoja, jotta myös ne saataisiin jatkossa rajapinnan kautta suoraan SAP:iin. Tällä hetkellä rajapintapalvelun ulkomaisissa osoitteissa ei ole merkkimäärä- tai muototarkistuksia, eikä niiden vastaanottoa voida automatisoida.