Satsningar av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för att förkorta handläggningstiderna har gett resultat - Samtidigt är den ökade efterfrågan oroväckande

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) har med hjälp av tilläggsanslaget från juli 2021 lyckats avveckla de förlängda handläggningstiderna som uppkommit i dess tjänster. MDB har i början av hösten slutfört rekryteringen av 40 visstidsanställda och deras introduktion. Tilläggspersonalens arbetsinsats har märkts redan i november i form av kortare arbetsköer.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata fick i juli i år ett tilläggsanslag på 2,1 miljoner euro för att förkorta handläggningstiderna inom kundservicen, samt för att täcka inkomstminskningarna till följd av covid-19-pandemin. Anslaget inriktades i sin helhet till anställning av kundservicepersonal för en viss tid på ett år. Största delen av tilläggspersonalen placerades i förmyndarverksamhetens tjänster för förordnande och tillstånd. Arbetsköerna förkortas dock inte snabbt i alla tjänster på grund av den ökade efterfrågan på förmyndarverksamhet. Tilläggspersonalens insats för att förkorta handläggningstiderna fortsätter fram till sommaren 2022.

På lång sikt är det effektivaste sättet att avsevärt förkorta handläggningstiderna att helt digitalisera ärendehanteringen inom intressebevakningen och digitalisera tjänsterna samt utveckla möjligheterna att uträtta ärenden elektroniskt. Detta kräver dock tilläggsfinansiering och författningsändringar.

Resultaten av satsningarna börjar synas

Utöver tilläggsresurserna har MDB effektiviserat sin verksamhet genom att organisera förmyndarverksamheten i nya servicehelheter. På så sätt har man säkerställt en enhetligare service för kunderna och gjort det möjligt att flexibelt flytta personalen mellan olika uppgifter. 

På grund av dessa åtgärders sammantagna inverkan har man till exempel redan i början av september kunnat häva de arbetsköer som ackumulerats i handelstillstånden. Även handläggningstiderna för förordnande av förmyndarverksamhet har förkortats från cirka 200 dagar till cirka 150 dagar.

MDB:s viktigaste utvecklingsprojekt just nu är digitaliseringen av de egna tjänsterna och ärendehanteringen, eftersom en permanent förkortning av handläggningstiderna kräver att tjänsterna görs elektroniska. Genom att göra de allmänna intressebevakarnas revision elektronisk blev till exempel handläggningstiderna betydligt snabbare.

"Vi hade verkligen behov av de extra personerna. Även om vi har lyckats öka verksamhetens effektivitet har inte alla arbetsköer förkortats. Den ständigt ökande efterfrågan på intressebevakningstjänster har minskat nyttan av att effektivisera den egna verksamheten. Utan digitaliseringen av tjänsterna är det omöjligt att svara på den ökade efterfrågan”, säger överdirektör Aino Jalonen.

Det finns också skäl att beakta att fördröjningarna i handläggningstiderna till exempel ökar på grund av tingsrätternas handläggningstider, tiden för olika utlåtanden och att man ofta måste be om kompletteringar till ansökningarna. Därför kan det förekomma stora variationer i MDB:s genomsnittliga handläggningstider.

Handläggningstiderna för MDB:s tjänster finns här: https://dvv.fi/sv/-/aktuellt-om-handlaggningstiderna-vid-kundtjansten-for-privatpersoner

Ständigt ökande efterfrågan tar kål på den uppnådda effektiviteten

Behovet av tjänster relaterade till intressebevakning väntas öka mycket kraftigt under de kommande åren och årtiondena. Befolkningens åldrande syns i antalet intressebevakningsfall, som under 2000-talet har ökat med cirka fem procent årligen.

"Vi har med oro noterat en prognos som visar att behovet av intressebevakning ständigt ökar. Detta kräver en betydande satsning av oss för att göra våra tjänster elektroniska. Endast detta är ändå inte tillräckligt: Jag anser att det också är nödvändigt att se över huruvida lagstiftningen gällande intressebevakning är fungerande. Var och en av oss kan naturligtvis själv påverka skötseln av ens ärenden genom att ge en intressebevakningsfullmakt”, säger Aino Jalonen.

Bild: Gällande intressebevakningar och intressebevakningsfullmakter samt prognos.​​​​​​​

Med en intressebevakningsfullmakt kan handläggningstiden förkortas

Genom att upprätta en intressebevakningsfullmakt kan handläggningstiden för ärendet förkortas avsevärt. En intressebevakningsfullmakt är ett sätt som är smidigare och lättare än intressebevakning för att sköta ärenden. Med en intressebevakningsfullmakt kan personen själv på förhand ordna skötseln av sina ärenden ifall han eller hon senare blir oförmögen att sköta sina ärenden. I intressebevakningsfullmakten utser personen sin egen förtroendeperson för att sköta sina ärenden.

Mer information om intressebevakningsfullmakt: https://dvv.fi/sv/intressebevakningsfullmakt

Mer information

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, överdirektör Aino Jalonen, tfn 0295 535 335, fornamn.efternamn[at]dvv.fi

​