Magistraten utvecklar sina tjänster utgående från kunden
Magistraterna har som mål att förnya sina rutiner och tjänster så att de är enhetliga på nationell nivå. Syftet är att få till stånd så kundfokuserade och smidiga tjänster som möjligt.
Arbetet med att utveckla kundfokuserade tjänster framskred i september ifjol, då D9-teamet ordnade en design sprint för anställda vid Magistraten. Sprinten genomfördes av Siili Solutions och man granska kundstigen, det vill säga ärenden som ska skötas i fråga om en närståendes död. Man beslöt att fortsäta utvecklingsarbetet med Siili och nu fokuserar man på släktutrednings- och namnändringsärenden med tanke på den riksomfattande kundtjänsten. Metoderna för utformning av servicen har effektiviserat arbetet och utvecklingsarbetet är på väg i rätt riktning.
– Design sprinten öppnade för oss många infallsvinklar på utmaningar och det var bra att se att man med ett så tätt samarbetet (fem dagar) kan se i vilken riktning det lönar sig att gå. Det lönar sig att i ett tidigt skede inkludera arbetstagare, kunder och samarbetsparter, eftersom de har värdefull information, säger Auli Peltoniemi, chef för magistraternas kundförhållanden och chef för magistraten i Inre Finland.
Magistraterna har som mål att ordna sin kundservice på nationell nivå. För det riksomfattande arbetet med namnändringsärenden ansvarar magistraten i Norra Finland och släktutredningsärenden magistraten i Sydvästra Finland. I utvecklingsarbetet deltar såväl personer från magistraternas ledning som arbetstagare. Anni Hukka, byråsekreterare vid magistraten i Sydvästra Finland är mycket glad att hon får vara en del av utvecklingsarbetet.
– Jag tycker att det har varit mycket bra att man lyssnar på oss arbetstagare och att vi har en möjlighet att påverka processerna. Tidigare har det varit tidskrävande att beställa en släktutredning. Till exempel om den avlidna har flyttat ofta har dennes anhöriga varit tvungna att ringa till olika magistrater för att beställa intyg, eftersom tidigare kunde magistraten endast utfärda intyg från civil-/befolkningsregister i sitt eget område. Nu kan kunden beställa släktutredningen enbart från en magistrat som utfärdar ett intyg från allt material i Finland. Det är en betydligt mer kundfokuserad service, säger Anni Hukka.
I utvecklingsarbetet ser man inte enbart på servicekanalerna, utan samtidigt utvecklar man tjänsternas innehåll. Också sammanslagningen av magistraten och Befolkningsregistercentralen går hand i hand med utvecklingsarbetet.
– Syftet med arbetet är att producera ett sådant utfall som ger riktning, verktyg och argumenteringsförmåga i fråga om organisering av kommande roller och team, förändringsledning och kommunikation. Den starka närvaron av experter i utvecklingen ger ett allt mer motiverad grund för förändring, säger Auli Peltoniemi.
På bilden arbetas det på en kick-off:
