Maistraatti kehittää palvelujaan asiakaslähtöisiksi
Maistraattien tavoitteena on uudistaa toimintatapojaan ja palvelujaan toimimaan yhtenäisesti valtakunnallisella tasolla. Tarkoituksena on mahdollistaa asiakaslähtöiset, käyttäjille sujuvat palvelut.
Kehitystyö asiakaslähtöisiin palveluihin eteni viime vuoden syyskuussa, kun D9-digitiimi järjesti Maistraatin väelle design sprintin. Sprintin toteutti Siili Solutions ja silloin tarkasteltiin läheisen kuolemaan liittyvää asiakaspolkua. Kehittämistyötä päätettiin jatkaa Siilin kanssa ja nyt painopisteenä ovat sukuselvitys- ja nimenmuutosasiat valtakunnallisesti hoidettavan asiakaspalvelun näkökulmasta. Palvelumuotoilun menetelmät ovat tuoneet työskentelyyn tehokkuutta ja kehittämistyössä ollaan menossa oikeaan suuntaan.
- Design sprint avasi meille monta tulokulmaa haasteisiin ja oli hienoa nähdä, että jo semmoisella tiiviillä työllä (viidessä päivässä) pystytään näkemään, mihin suuntaan kannattaa mennä. Työntekijät, asiakkaat ja yhteistyötahot kannattaa ottaa varhaisessa vaiheessa mukaan, sillä heiltä saadaan arvokasta tietoa, sanoo Maistraattien asiakkuusjohtaja ja Sisä-Suomen Maistraatin päällikkö Auli Peltoniemi.
Maistraattien tavoitteena on järjestää asiakaspalvelujaan valtakunnallisiksi. Nimenmuutosasioiden valtakunnallisesta työskentelystä vastaa Pohjois-Suomen maistraatti ja sukuselvitysasioiden Kaakkois-Suomen maistraatti. Kehitystyössä on ollut osallistujia niin maistraattien johdosta kuin työntekijöistäkin. Kaakkois-Suomen maistraatin toimistosihteeri Anni Hukka on erittäin iloinen, että on pääsyt mukaan kehitystyöhön.
- Minun mielestäni on ollut todella hienoa, että meitä työntekijöitä kuullaan ja meillä on mahdollisuus vaikuttaa prosesseihin. Aikaisemmin sukuselvityksien tilaaminen on ollut aikaa vievää. Esimerkiksi vainajan omaisten on täytynyt soittaa eri maistraatteihin tilatakseen pätkätodistuksia, jos hän on on muuttanut useasti, koska aikaisemmin maistraatit pystyivät tekemään vain oman alueensa kuntien siviili-/väestörekisteristä todistuksia. Nyt asiakkaan tarvitsee tilata sukuselvitys vain yhdestä maistraatista, joka kirjoittaa yhden todistuksen koko Suomen aineistosta. Se on huomattavasti asiakaslähtöisempää palvelua, sanoo Anni Hukka.
Kehittämistyössä ei katsota pelkästään palvelukanavia, vaan samalla kehitetään palvelujen sisältöjäkin. Myös maistraattien ja Väestörekisterikeskuksen yhdistyminen kulkee kehitystyössä mukana.
- Työn tarkoituksena on tuottaa sellaisia lopputulemia, jotka antavat suuntaa, työkaluja ja argumentointikykyä tulevien roolien ja tiimien organisoitumiseen, muutoksen johtamiseen ja viestintään. Asiantuntijoiden vahva osallistaminen kehitykseen luo myös entistä motivoituneempaa pohjaa muuttumiselle, sanoo Auli Peltoniemi.
Kuvassa ollaan työn touhussa kick-offissa:
- Privatpersoner
- Handläggningstiderna vid kundtjänsten för privatpersoner
- Äktenskap och parförhållande
- Att få eller adoptera barn
- Namnärenden
- Flytt
- Förmyndarskap
- Livsförändringar utomlands
- Flyttning i utlandet
- Registrering i Finland av ett barn som fötts utomlands
- Äktenskap som ingåtts utomlands
- Partnerskap som registrerats utomlands
- Skilsmässa som beviljats utomlands
- Namn som ändrats utomlands
- Könstillhörighet som fastställts utomlands
- Dödsfall utomlands
- Registrering av medborgarskap
- Bevarande av finskt medborgarskap
- Legalisering av utländska handlingar
- Inlämnande av utländska dokument till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Utlänning i Finland
- Registrering av utlänningar
- Registrering av utländska studerande
- Hemkommun
- Anvisningar till dig som kommer till Finland från Ukraina
- Guiden för arbetstagare
- Expressfil för specialsakkunniga och tillväxtföretagare
- Legaliseringsanvisning
- Inlämnande av utländska dokument
- Utlänningars flytt till Finland, inom Finland och från Finland
- Val och rösträtt
- Suomi.fi-webbtjänst
- Medborgarcertifikat och elektronisk identitet
- Registrering av anmälan om gåva
- Intyg från befolkningsdatasystemet
- Kontroll av egna uppgifter -service
- Medborgarinitiativ
- Personuppgifter i befolkningsdatasystemet
- Personbeteckning
- Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet
- Spärrmarkering
- Övervakning och loggföring av användningen av informationen i befolkningsdatasystemet
- Fastställande av annan könstillhörighet
- Utträde ur och inträde i ett religionssamfund
- Förbud mot utlämning av personuppgifter
- Ändring av ett registrerat partnerskap till äktenskap
- Utlämning av uppgifter ur befolkningsdatasystemet
- Byggnads- och lägenhetsuppgifter i befolkningsdatasystemet
- Adresstjänst
- Medborgarrådgivning
- Tjänster av notarius publicus
- Bestyrkande av köp
- Dödsfall och bouppteckning
- Digitalt stöd för medborgare
- Blanketter
- Organisationer
- Certifikat och kort
- Befolkningsdatatjänster för organisationer
- Den offentliga förvaltningens urvals- och uppdateringstjänst
- Informationstjänster inom den privata sektorn
- BDS-ändringsgränssnittet
- Ändringsdatatjänsten
- BDSförfrågan-gränssnittet
- Webbapplikationen för BDSförfrågan
- BDSförfrågans urvalstjänster
- Revidering av personbeteckningen
- Förutsättningar för att använda befolkningsuppgifter
- Magistratregistrens söktjänster
- Upprätthållande av befolkningsdatasystemet
- Suomi.fi-tjänster
- Tjänster som främjar digitaliseringen
- Digistöd
- Förnyelse av den digitala identiteten
- Tjänster för digital säkerhet
- Tjänster av notarius publicus
- Bestyrkande av köp
- Vigselrätt
- E-tjänster
- Finnish Authenticator -identifieringstjänsten
- Anvisningar för välfärdsområdena
- Registerutdrag
- Om myndigheten
- Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Jobba med oss
- Kommunicera elektroniskt med oss
- Kontakt
- Aktuellt
- Automatiskt avgörandeförfarande
- Kvalitetspolicy
- Likabehandlingsplan för kunder
- Dataskydd
- Befolkningsdatasystemet
- Till medier
- Broschyrer och publikationer
- Projekten
- Förutseende och forskningssamarbete