Kundberättelse: I Högfors minskade Suomi.fi-meddelanden den arbetstid som gick åt till att skicka meddelande med upp till hälften

Högfors stad ville göra det smidigare att skicka klientmeddelanden och minska arbetstiden som gick åt till det. I Suomi.fi-meddelanden hittade staden en lättanvänd och informationssäker kommunikationslösning. Med hjälp av den förtydligades de administrativa processerna och arbetstiden som gick åt till att skicka meddelanden halverades.

Tidigare kontaktade Högfors stad i regel sina klienter antingen per e-post eller mer traditionellt per brev. Till exempel meddelanden som innehöll klienternas personuppgifter skickades av dataskyddsskäl som brev.

– Tidigare skickades meddelanden manuellt till klienterna, och då gick det mycket arbetstid åt till att bland annat skriva ut, lägga i kuvert och posta handlingar, berättar Högfors stads ICT-expert Mika Virtanen.

Målet med reformen av förmedlingen av meddelanden var att göra förvaltningen snabbare och smidigare. År 2020 beslöt Högfors att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden, via vilka organisationer inom den offentliga förvaltningen kan skicka post i elektroniskt format till sina klienter. Suomi.fi-meddelanden gjorde det möjligt att sköta kommunikationen till klienterna på ett datasäkert sätt via en och samma kanal. Nu, ett par år senare, är kontakten med klienterna smidigare och stadens manuella arbete har minskat radikalt med upp till 50 procent.

Smidig övergång till elektroniska meddelanden

När Högfors stad övervägde att övergå till ett elektroniskt meddelandesystem gjorde de beräkningar om fördelar som eventuellt kunde uppnås. Förutom att processerna underlättas, var även besparingar i personalens arbetstid och kostnadsbesparingar sådant som talade för införandet av Suomi.fi-meddelanden och den tillhörande utskrifts-, kuverterings- och utdelningstjänsten.

– Redan innan ibruktagandet räknade vi ut reformens inverkan på utgifterna. Vi konstaterade att kostnaderna som bäst är upp till 65 procent mindre om all kommunikation kunde styras via Suomi.fi-meddelanden, berättar Virtanen.

Det är möjligt att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden på flera sätt: genom att koppla gränssnittet Meddelanden till organisationens befintliga system eller genom att skaffa ett program
utifrån de alternativ som erbjuds av systemleverantörerna, med en inbyggd integration för Suomi.fi-meddelanden.

Högfors införde systemet via Joinex-tjänsten Kyyhky, som är särskilt planerad för myndighetsbruk. Förutom Suomi.fi-meddelandenas egenskaper kan användaren bland annat söka befolkningsuppgifter och skicka meddelanden till flera mottagare.

– Det bästa med Kyyhky är att den är lätt att använda – det är som att skicka e-post eller textmeddelande. I Kyyhky används också samma "digitala fingeravtryck" som i Suomi.fi-meddelanden. Avsändaren ser om meddelandet har nått fram och om det har öppnats. Tidigare var vi tvungna att ringa klienterna och kontrollera om meddelandet har nått fram, beskriver Virtanen systemets egenskaper.

Lyckad användarupplevelse lovar fortsatta planer

Högfors stad har varit mycket nöjd med fördelarna som reformen av kommunikationen fört med sig. Suomi.fi-meddelanden har utnyttjats särskilt för att delegera meddelanden inom småbarnspedagogiken, till exempel för att sköta ansökningar om skolskjuts och begäran om specialkost.

– Jag anser att Suomi.fi-meddelanden lämpar sig utmärkt för kommunsektorn. Det var också lätt att övergå till systemet, även om vi behövde lite hjälp till exempel för att göra tillståndsansökan. Men man får snabbt hjälp av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata när man skickar meddelanden till dem, beskriver Virtanen sina egna erfarenheter.

Framöver kommer Suomi.fi-meddelanden att tas i bruk i ännu större omfattning än för närvarande. Syftet med utvidgningen är att underlätta kontakten med klienten ytterligare. I fortsättningen kan klienten till exempel svara på meddelanden de fått från Högfors stad.

– Det är meningen att Suomi.fi-meddelanden ska tas i bruk i ännu större utsträckning till exempel av Registratorskontoret. Via tjänsten kommer det också att vara lättare att behandla respons och initiativ, sammanfattar Virtanen.