Asiakastarina: Suomi.fi-viestit vähensivät Karkkilassa viestien lähettämiseen kuluvaa työaikaa jopa puolella

Karkkilan kaupunki halusi sujuvoittaa asiakasviestien lähettämistä ja vähentää siihen kuluvaa työaikaa. Suomi.fi-viesteistä kaupunki löysi helppokäyttöisen ja tietoturvallisen viestintäratkaisun käyttöönsä. Sen avulla hallinnolliset prosessit selkiytyivät ja viestien lähettämiseen käytetty työaika jopa puolittui.

Ennen Karkkilan kaupunki lähestyi asiakkaitaan pääsääntöisesti joko sähköpostitse tai perinteisemmin kirjeellä. Esimerkiksi asiakkaiden henkilökohtaisia tietoja sisältävät viestit lähetettiin tietosuojasyistä kirjeinä. 

– Aiemmin viestien lähettäminen asiakkaille tehtiin manuaalisesti kirjeinä, jolloin työaikaa kului rutkasti muun muassa asiakirjojen tulostamiseen, kuorittamiseen ja postitukseen, Karkkilan kaupungin ICT-asiantuntija Mika Virtanen kertoo.

Viestiliikenteen uudistusta ajoikin tavoite hallinnoinnin tekemisestä nopeammaksi ja vaivattomaksi. Vuonna 2020 Karkkila päätti ottaa käyttöönsä Suomi.fi-viestit, jonka kautta julkisen hallinnon organisaatiot voivat lähettää postiaan sähköisessä muodossa asiakkailleen. Suomi.fi-viestit tarjosi mahdollisuuden hoitaa viestinnän asiakkaille tietoturvallisesti yhden kanavan kautta. Nyt, pari vuotta myöhemmin, yhteydenpito asiakkaisiin on ketterämpää ja kaupungin tekemän manuaalisen työn määrä on vähentynyt radikaalisti jopa 50 prosenttia. 

Sujuva siirtymä sähköisiin viesteihin

Sähköiseen viestijärjestelmään siirtymistä harkitessaan Karkkilan kaupunki teki laskelmia mahdollisista saavutettavista hyödyistä. Suomi.fi-viestien ja siihen liittyvän tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun (TKJ) käyttöönoton puolesta puhuivat prosessien helpottumisen lisäksi henkilöstön työajassa säästäminen ja kustannussäästöt. 

– Jo ennen käyttöönottoa laskimme uudistuksen vaikutuksia menoihin. Totesimme kulujen olevan parhaimmillaan jopa 65 prosenttia pienemmät, mikäli kaikki viestiliikenne olisi mahdollista ohjata Suomi.fi-viestien kautta, Virtanen kertoo.

Suomi.fi-viestit on mahdollista ottaa käyttöön usealla tavalla: liittämällä Viestit-rajapinnan organisaation olemassa olevaan järjestelmään tai hankkimalla järjestelmätoimittajien
tarjoamista vaihtoehdoista ohjelmiston, johon on rakennettu valmis integraatio Suomi.fi-
viesteihin.

Karkkila otti järjestelmän käyttöönsä Joinexin Kyyhky-palvelun kautta, joka on suunniteltu erityisesti viranomaiskäyttöön. Se mahdollistaa Suomi.fi-viestien ominaisuuksien lisäksi käyttäjälleen muun muassa väestötietojen hakemisen ja viestin lähettämisen useammalle vastaanottajalle.

– Kyyhkyssä parasta on sen helppokäyttöisyys – se on kuin sähköpostia tai tekstiviestiä lähettäisi. Kyyhkyssä on myös käytössä samat “digitaaliset sormenjäljet” kuin Suomi.fi-viesteissäkin. Viestin lähettäjä näkee, onko viesti saapunut perille ja onko sitä avattu. Aiemmin jouduimme soittamaan asiakkaiden perään ja varmistamaan, onko viesti saapunut perille, Virtanen kuvailee järjestelmän ominaisuuksia.

Onnistunut käyttökokemus lupaa jatkosuunnitelmia

Karkkilan kaupunki onkin ollut viestiliikenteen uudistuksen tuomiin etuihin hyvin tyytyväinen. Suomi.fi-viestejä on hyödynnetty etenkin varhaiskasvatuksen viestien delegoinnissa, johon kuuluu esimerkiksi koulukuljetushakemuksista ja erityisruokavaliopyynnöistä huolehtiminen. 

– Mielestäni Suomi.fi-viestit sopivat kuntasektorin käyttöön erinomaisesti. Myös järjestelmään siirtyminen oli helppoa, tosin esimerkiksi tietolupahakemuksen tekoon tarvitsimme vähän apua. Digi- ja väestötietovirastosta saa kuitenkin nopeasti apua, kun heille laittaa viestiä, Virtanen kuvailee omia kokemuksiaan.

Tulevaisuudessa Suomi.fi-viestit aiotaan ottaa käyttöön vielä nykyistäkin laajemmassa mittakaavassa. Laajentamisen tarkoituksena on helpottaa yhteydenpitoa asiakkaaseen entisestään. Jatkossa asiakas voisi esimerkiksi vastata Karkkilan kaupungilta saamaansa viestiin. 

– Suomi.fi-viestit on tarkoitus ottaa vielä laajemmin esimerkiksi Kirjaamon käyttöön. Palvelun kautta myös palautteiden ja aloitteiden käsitteleminen tulee olemaan helpompaa, Virtanen summaa.