Från planering till system på bara en månad - så rullar Energimyndighetens systemfabrik

Vid Energimyndigheten började man för några år sedan skapa mikrotjänster för allmänt bruk, som kan infogas i vilken e-tjänst som helst. Samma funktioner tillämpas även i mera komplexa e-tjänster - lönar det sig att upprätthålla och utveckla dem i vart och ett system separat? Som en av de första tjänsterna i paketet infogades även Suomi.fi-tjänstens Identifiering och Fullmakter.

Nu har man byggt om nästan alla Energimyndighetens gamla e-tjänster med hjälp av den smidiga EFAD-modellen (Energiavirasto Framework of Agile Development) som myndigheten utvecklat. Den utvecklingsmiljö som rullar i MS Azure-miljön kan man kalla Energimyndighetens systemfabrik. Avsikten är att man i mån av möjlighet också ska utveckla de nya systemen med hjälp av EFAD-modellen. 

– I nästan alla e-tjänster mottar man information, begär tilläggsinformation samt skickar och tar emot bilagor. I dem sammanställer man, undertecknar och delger beslut samt arkiverar handlingar. Ibland hör fakturering eller till exempel utbetalning av stöd till ärendehanteringsprocessen. Visserligen förekommer det skillnader, men i det stora hela behöver man samma funktioner i alla processer, förklarar Laura Heikkinen, sakkunnig på Energimyndigheten. 

 
Systemfabriken består av en kärna och valbara element  

Kärnan i systemfabriken består av en gemensam kodbotten som omfattar användargränssnitt samt hantering av tjänstens framsida, e-postbottnar, företagets information, blanketter samt språkversioner Till kärnan hör också identifieringen och fullmakterna i Suomi.fi, som används i användarhantering och autentisering. 

Den offentliga e-tjänsten kan byggas med en Excel-baserad blankettgenerator med vilken man skapar tjänstens blankettfält samt texter och anvisningar jämte översättningar. 

Den slutliga finslipningen åstadkommer man med valbara mikrotjänster som är skicka och motta meddelanden, arkivera handlingar, beslutsfattande och beslutsbotten, elektronisk underskrift samt kungörelse av beslut, fakturering och utbetalning. 

I bakgrunden snurrar Service Center som bland annat sköter tjänstens loggar, tjänstebegäran och felsituationer. 

– Visserligen kräver vissa e-tjänster mer bearbetning och extra kodning, men grundstommen för tjänsten kan till stor del byggas med hjälp av systemfabrikens verktyg, förklarar Heikkinen. 

Energimyndighetens egen produktion   

Tidigare har man inom Energimyndigheten planerat, utvecklat och upprätthållit e-tjänster som separata system. År 2018 började man ändra modellen och nu har man med systemfabrikens hjälp återuppbyggt de flesta av Energimyndighetens viktigaste e-tjänster. 

– För tillfället utreder vi om vi med systemfabrikens hjälp skulle kunna digitalisera några mindre processer, där vi tidigare inte har övervägt elektroniska processer på grund av kostnaderna för systemutvecklingen.  Här är målsättningen att en systemutvecklare inom en månad skall kunna planera, utveckla och färdigställa ett system. 

Fördelarna med Energimyndighetens egen EFAD-systemfabrik är klara: kostnadseffektiv utveckling, enhetliga funktioner, återanvändbara koder. Generella reparationer uppdateras på en gång i alla system, och ändringar behöver inte kodas separat för varje system. 

I autentiseringar och användarhantering tillämpas Identifiering och Fullmakter

Energimyndigheten tog i bruk Suomi.fi identifiering och fullmakter i sitt e-tjänstesystem år 2018 när man avstod från den tidigare användarhanteringen. Anslutningen av Suomi.fi identifieringen och fullmakterna som en del av EFAD-modellen var en självklar lösning eftersom funktionerna redan färdigt tillämpades.

– Det var ett lätt beslut eftersom det stödjer systemfabrikens bärande ideologi: Vi ska inte uppfinna hjulet på nytt, utan återanvända allt som går att återanvända, förklarar Heikkinen.

Fullmakter och ändringar av dem som företagen tidigare skickat i pappersformat finns fortfarande arkiverade i mappar på traditionellt vis. Tack vare Suomi.fi-fullmakterna samlas inga pappersfullmakter i arkivet längre. Förutom att man slipper använda multifunktionella utrymmen som kostsamma förvaringsutrymmen behöver man inte använda resurser till att arkivera fullmakter och förstöra föråldrad information. När företagen har ansvar för sina egna fullmakter kan de enkelt hantera sina fullmakter i Fullmakter-tjänsten.