Suunnittelupöydältä järjestelmäksi jopa kuukaudessa – näin rullaa Energiaviraston järjestelmätehdas

Energiavirastossa ryhdyttiin rakentamaan muutama vuosi sitten yleiskäyttöisiä mikropalveluita, jotka voisi upottaa mihin tahansa asiointipalveluun. Samat toiminnallisuudet ovat käytössä kiemuraisimmissakin asiointipalveluissa – kannattaako niitä ylläpitää ja kehittää kussakin järjestelmässä erikseen? Ensimmäisinä palveluina pakettiin upotettiin myös Suomi.fi-perheen Tunnistus ja Valtuudet.

Nyt lähes kaikki Energiaviraston vanhat asiointipalvelut on uudelleenrakennettu viraston kehittämällä ketterällä EFAD-mallilla (Energiavirasto Framework of Agile Development). MS Azure -ympäristössä pyörivää kehitysympäristöä voisi kutsua Energiaviraston järjestelmätehtaaksi. Myös uudet järjestelmät pyritään kehittämään EFAD-mallilla aina kuin mahdollista. 

– Lähes kaikissa asiointipalveluissa vastaanotetaan tietoa, kysellään lisätietoa ja lähetetään ja vastaanotetaan liitteitä. Niissä, laaditaan, allekirjoitetaan, annetaan tiedoksi päätöksiä sekä arkistoidaan asiakirjoja. Asiointiprosesseihin kuuluu toisinaan laskutusta tai esimerkiksi tukien maksatusta. Toki kussakin on eroavuuksia, mutta isossa kuvassa kaikissa prosesseissa tarvitaan samoja toimintoja, kuvailee asiantuntija Laura Heikkinen Energiavirastosta. 

Järjestelmätehdas muodostuu ytimestä ja valinnaisista elementeistä  

Järjestelmätehtaan ytimessä on yhteinen koodipohja, joka sisältää käyttöliittymän sekä palvelun etusivun, sähköpostipohjien, yrityksen tietojen, lomakkeiden sekä kieliversioiden hallinnan. Ytimeen kuuluvat myös käyttäjähallinnassa ja autentikoinnissa hyödynnettävät Suomi.fi-tunnistus ja -valtuudet. 

Julkaistava asiointipalvelu voidaan rakentaa Excel-pohjaisella lomakegeneraattorilla, jolla luodaan palvelun lomakekentät sekä tekstit ja ohjeistukset käännöksineen. Loppusilaus loihditaan valinnaisista mikropalveluista, joita ovat viestien lähettäminen ja vastaanottaminen, asiakirjojen arkistointi, päätösten teko ja päätöspohjat, sähköinen allekirjoitus sekä päätöksen tiedoksianto, laskutus ja maksatus. 

Taustalla hyrrää Service Center, joka huolehtii muun muassa palvelun lokeista, palvelukutsuista ja virhetilanteista. 

– Toki jotkut asiointipalvelut vaativat enemmän muokkaamista ja lisäkoodaamista, mutta palvelun perusrunko voidaan rakentaa pitkälle hyödyntämällä järjestelmätehtaan työkaluja, kertoo Heikkinen. 

Energiaviraston omaa tuotantoa   

Aiemmin Energiavirastossa asiointipalveluita on kehitetty ja ylläpidetty erillisinä järjestelminään. Vuonna 2018 mallia ryhdyttiin muuttamaan ja nyt järjestelmätehtaan avulla on rakennettu uudelleen lähes kaikki Energiaviraston keskeisimmät asiointipalvelut. 

–  Tällä hetkellä tarkastelemme, voimmeko digitalisoida järjestelmätehtaan avulla joitain pienempiä prosesseja, joihin ei ole aiemmin edes harkittu sähköistä prosessia järjestelmäkehityksen kustannusten vuoksi. Näissä tavoitteena on se, että yksi järjestelmäkehittäjä saisi kuukaudessa valmista suunnittelupöydältä järjestelmäksi. 

Hyödyt Energiaviraston itse tuottamasta EFAD-järjestelmätehtaasta ovat selvät: kustannustehokas kehittäminen, yhdenmukaiset toiminnallisuudet, koodien uudelleenkäytettävyys. Yleiset korjaukset päivittyvät kerralla kaikkiin järjestelmiin, eikä muutoksia tarvitse koodata jokaiseen järjestelmään erikseen. 

Autentikoinnissa ja käyttäjähallinnassa hyödynnetään Tunnistusta ja Valtuuksia

Energiavirasto otti käyttöön Suomi.fi-tunnistuksen ja -valtuudet asiointijärjestelmiinsä vuonna 2018, kun vanhasta käyttäjähallinnan ratkaisusta oli luovuttava. Suomi.fi -tunnistuksen ja -valtuutuksen liittäminen osaksi EFAD-mallia oli itsestään selvä ratkaisu, kun toiminnallisuudet olivat jo valmiiksi käytössä.

– Päätös oli helppo, sillä se tukee järjestelmätehtaan kantavaa ideologiaa: Ei keksitä pyörää uusiksi, vaan käytetään uudelleen kaikki mitä voidaan, Heikkinen kertoo.

Yritysten aikoinaan paperilla lähettämiä valtuuksia ja niihin tehtyjä muutoksia on yhä arkistoituna perinteisesti mapeissa. Kiitos Suomi.fi-valtuuksien paperisia valtakirjoja ei enää kerry arkistoon. Monitoimitiloissa kallisarvoisen säilytystilan säästymisen lisäksi etuna on se, ettei valtakirjojen arkistointiin ja vanhentuneen tiedon hävittämiseen tarvitse käyttää resursseja. Kun yrityksillä on vastuu omista valtuuksistaan, ne voivat hallinnoida valtuuksiaan helposti itse Valtuudet-palvelussa.