Digikliv för tillgodoräknande av utbytesstudier: uppgifter om avlagda studier på annat håll kommer i fortsättningen att röra sig elektroniskt över landsgränserna
Personalen och studerandena vid yrkeshögskolan Metropolia inleder år 2023 en ny era. Metropolia är en de första högskolorna i Finland som tagit i bruk en elektronisk tjänst som grundar sig på Emrex-lösningen. Via den kan tillgodoräknande av avlagda studier på annat håll vara en del av en avlagd examen i hemlandet.
Metropolia behövde effektivisera verksamheten och öka uppgifternas tillförlitlighet i början av uppdateringen av studiedatasystemet Peppi. I den uppdaterade versionen av Peppi ingår nu Emrex-systemet, som möjliggör att dela studieuppgifter i elektroniskt och maskinläsbart format. På så sätt blir avlagda studier på annat håll en del av den avlagda examen utan manuella arbetsskeden.
I Norge är Emrex i hög grad i användning. Läroanstalter runt om i världen kan fritt ansluta sig till systemets användarnätverk. Bland annat alla finländska högskolor hör till nätverket. Även om ändringen i själva Peppi-tjänsten är liten ur användarens synvinkel förväntas reformen revolutionera tillgodoräknandet av avlagda studier på annat håll. Användningen av Emrex-systemet expanderar ständigt till flera länder.
Den nya tjänsten underlättar processen för tillgodoräknande, särskilt i det skede då studeranden återvänder från utbytet till Finland eller till sin utländska hemhögskola. Hittills har processen för tillgodoräknande varit besvärlig för olika parter som starkt stött sig på pappersdokument och studerandenas egen aktivitet. Arbetsmängden och risken för misstag har varit stor och begäran om komplettering och tilläggsutredningar har varit frustrerande för såväl studerande i den digitala åldern som för läroanstaltens representanter.
- Hittills har den studerande i praktiken varit tvungen att bifoga en stor mängd bilagor till sin ansökan om tillgodoräknande, med hjälp av vilka handläggaren sedan har säkerställt att prestationen är gjord. Att handlägga och verifiera dessa bilagor har varit en arbetsam process, berättar Tapio Ekholm, sakkunnig vid Metropolia som fungerat som projektchef.
Studiehandledare Mari Rupponen på Metropolia är på samma linje. Hon förväntar sig att reformen inte bara ska underlätta sitt eget arbete utan också studerandenas vardag.
– Nuförtiden kan vi till och med behöva returnera en majoritet av ansökningarna till de studerande eller så måste studiehandledaren själv söka uppgifterna när det finns brister eller felaktiga uppgifter i ansökan. Den studerande kan till exempel ha bifogat till ansökan en skärmdump av målhögskolans elektroniska studieprestationsutdrag, men bilden är beskuren så att den studerandes namn inte syns. Pappersintyget som bytesplatsen överlämnar kan också ha blivit skrynkligt eller skadat under resan, berättar Rupponen.
Bild: Yrkeshögskolan Metropolia
Mer tillförlitlig data och betydande besparingar i tidsanvändningen
Ibruktagandet av Emrex minskar avsevärt den tidsanvändning som tillgodoräknandet kräver. Utöver att det är smidigt att behandla studieprestationsuppgifter betonar Tapio Ekholm att Emrex ökar tillförlitligheten för mobil data.
- När uppgifterna till systemet kommer från en certifierad källa, till exempel en norsk högskola, är den direkt läsbar och mer tillförlitlig. Sparad information i deras system kan inte förstöras eller ändras under resan. På motsvarande sätt fungerar våra högskolors centraliserade datalager Virta. När ansökan om tillgodoräknande av studier lämnas in till handläggaren kan hen alltså vara säker på att registreraren redan bekräftat och verifierat uppgifterna i systemet.
Tapio Ekholm fick redan för 10 år sedan idén om möjligheterna med Emrex att överföra uppgifter om studieprestationer. Efter tre år av planerande, ibruktagande och testande är förväntningarna höga och stämningen entusiastisk. Hen har ett uppmuntrande budskap till de högskolor som kommer med senare.
- Vid Metropolia har vi gett lärare och andra handläggare anvisningar om reformen och härnäst informerar vi de studerande om ämnet. Jag tror att när de första användarna testar det nya tillvägagångssättet sprider sig budskapet snabbt och mottagningen blir positiv.
En del av det mer omfattande nordiska samarbetet
Reformen som Metropolia genomför stöder ett bredare europeiskt mål att utveckla digitala tjänster, eftersom den underlättar och automatiserar dataöverföringen mellan länderna.
En smidigare process för tillgodoräknande av studier med hjälp av EMREX är en god praxis som väcker intresse även utanför högskolesektorn. Projektet Studier i ett annat nordiskt land och i Baltikum som Utbildningsstyrelsen koordinerar och som fokuserar på uppgifter om studieprestationer, vill öka medvetenheten om Metropolias goda praxis. Projektet samarbetar intensivt med Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och Nordiska ministerrådets program Cross-Border Digital Services.
Det är klart att det inte finns några större tekniska hinder för sådan internationell dataöverföring. Vi behöver dock en internationell lagstiftning, såsom förordningen om en digital ingång samt finansiering för att möjliggöra att göra ändringar. Där spelar vi en central roll, berättar äldre specialsakkunnige Cecilia Leveaux från Nordiska ministerrådet.
Det väsentliga är att vi i stället för enskilda lösningar använder lösningar som fungerar tillsammans med nordiska och europeiska lösningar och riktlinjer.
Tillgodoräknande av utbytesstudier blir enklare för Metropolia
Yrkeshögskolan Metropolia var bland de första finländska högskolorna som i januari 2023 tog i bruk det elektroniska systemet, med vilket gör processen för att tillgodoräkna studier enklare och smidigare.
Ett av de huvudsakliga målen med reformen är att förbättra den studerandes användarupplevelse. Hittills har det varit svårt och tidskrävande att tillgodoräkna avlagda studier på annat håll såväl för den studerande som för högskolan.
I nuläget har uppgifterna om avlagda studier på annat håll utretts med olika ansökningar, dokument och bilagor tillsammans med representanter för högskolan. I praktiken ger tjänsten alltså studeranden mer trygghet, eftersom den studerande har kontroll över sina uppgifter och kan välja vilka prestationsuppgifter hen vill dela med sig med olika aktörer.
Data som tjänsten förmedlar är också mer sannolikt korrekta och tillförlitliga när de utan mellanhänder rör sig direkt mellan systemen. Samtidigt blir behandlingen och registreringen av uppgifter i det egna studieregistret snabbare när högskolorna får data direkt i maskinläsbar form, säger projektchef Tapio Ekholm.
De nordiska länderna i toppen av den europeiska digitaliseringsutvecklingen
Nordiska ministerrådet vill att de nordiska och baltiska länderna ska vara bland de bästa i världen när det gäller offentliga digitala tjänster och att regionen ska föregå med gott exempel i den europeiska digitala utvecklingen. Ministerrådets arbete syftar till att göra Norden till den mest hållbara och integrerade regionen i världen år 2030.
Ministerrådets centrala strategiska initiativ Cross Border Digital Services (CBDS) främjar via flera projekt interoperabiliteten mellan gränsöverskridande digitala tjänster. Detta omfattar de nordiska länderna, de självstyrande områdena Grönland, Färöarna och Åland samt de baltiska länderna. Bakgrunden till arbetet är sameuropeiska reformer, såsom förordningen om en digital ingång (SDG), det europeiska ramverket för interoperabilitet (EIF), principen om engångsregistrering av officiell information (OOP) samt förordningen om elektronisk identifiering och betrodda tjänster (eIDAS).
Ett av CBDS-programmets genomförande är projektet Studier i ett annat nordiskt land och Baltikum, som Utbildningsstyrelsen leder och som har ett nära samarbete med ämbetsverk, ministerier och andra aktörer som främjar digitaliseringen. Projektet har identifierat god praxis, varav den senaste är reformen av den helt elektroniska processen för tillgodoräknande av uppgifter om studieprestationer som yrkeshögskolan Metropolia tagit i bruk. En smidigare process för tillgodoräknande av studier via EMREX stöder det bredare europeiska målet att utveckla digitala tjänster, eftersom det underlättar och automatiserar dataöverföringen mellan länderna.
Nordiska ministerrådet ansvarar för finansieringen och den politiska styrningen av projektet. Ministerrådet skapar bland annat en helhetsbild på nivån av den europeiska digitaliseringen genom att kartlägga arkitekturlösningar som underlättar internationell turism, studier, arbete och affärsverksamhet i området. Den kommer att presentera bästa praxis för de nationella myndigheterna och uppmuntra dem till att använda den.
