Asiakastarina: Vaihto-opintojen hyväksilukuun digiloikka: muualla suoritettujen opintojen tiedot liikkuvat jatkossa sähköisesti yli maarajojen
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilöstölle ja opiskelijoille vuosi 2023 aloittaa uuden aikakauden. Metropolia on ensimmäisten suomalaisten korkeakoulujen joukossa ottanut käyttöön Emrex-ratkaisuun perustuvan sähköisen palvelun. Sen kautta voidaan hyväksyä muualla suoritettuja opintoja osaksi kotimaassa suoritettavaa tutkintoa.
Metropoliassa oli tarve tehostaa toimintaa ja lisätä tiedon luotettavuutta, kun opintotietojärjestelmä Peppiä alettiin päivittää. Pepin päivitettyyn versioon on nyt sisällytetty Emrex-järjestelmä, joka mahdollistaa opintotietojen jakamisen sähköisessä, koneluettavassa muodossa. Näin muualla suoritetut opinnot saadaan osaksi suoritettavaa tutkintoa ilman manuaalisia työvaiheita.
Emrex on laajasti käytössä esimerkiksi Norjassa. Järjestelmän käyttäjäverkostoon voivat vapaasti liittyä oppilaitokset ympäri maailman. Verkostoon kuuluvat mm. kaikki suomalaiset korkeakoulut. Vaikka muutos itse Peppi-palveluun on käyttäjän näkökulmasta pieni, odotetaan uudistuksen mullistavan muualla suoritettujen opintojen hyväksiluvun. Emrex-järjestelmän käyttö laajenee jatkuvasti useampiin maihin.
Uusi palvelu helpottaa opintojen hyväksilukuprosessia erityisesti siinä vaiheessa, kun opiskelija palaa vaihdosta Suomeen tai ulkomaiseen kotikorkeakouluunsa. Tähän asti hyväksilukuprosessi on ollut eri osapuolille työläs ja nojannut vahvasti paperisiin dokumentteihin sekä opiskelijoiden omaan aktiivisuuteen. Työn määrä ja virheiden mahdollisuus ovat olleet korkeita, ja täydennys- ja lisäselvityspyynnöt turhauttavia niin digiajan opiskelijoille kuin oppilaitoksen edustajillekin.
– Tähän asti opiskelija on käytännössä joutunut lisäämään hyväksilukuhakemukseensa ison liudan liitetiedostoja, joiden avulla käsittelijä on sitten varmistanut suorituksen tehdyksi. Näiden liitteiden käsittely ja varmentaminen on ollut työlästä käsityötä, kertoo Metropolian puolelta projektipäällikkönä toiminut asiantuntija Tapio Ekholm.
Samoilla linjoilla on Metropolian opinto-ohjaaja Mari Rupponen. Hän odottaa uudistuksesta helpotusta paitsi omaan työhönsä, myös opiskelijoiden arkeen.
– Nykyisin jopa valtaosa hakemuksesta saatetaan joutua palauttamaan opiskelijalle tai opinto-ohjaajan on itse haettava tiedot, kun hakemuksen tiedoissa on puutteita tai vääriä tietoja. Opiskelija on saattanut esimerkiksi toimittaa hakemuksen liitteenä ruutukaappauksen kohdekorkeakoulun sähköisestä opintosuoritusotteesta, mutta kuva on rajattu niin, ettei siinä näy opiskelija nimeä. Vaihtopaikasta mukaan saatu paperinen todistus on myös voinut matkan varrella rypistyä tai vahingoittua, Rupponen kertoo.
Kuva: Metropolia Ammattikorkeakoulu
Luotettavampaa dataa ja merkittäviä säästöjä ajankäytössä
Emrexin käyttöön siirtyminen vähentää merkittävästi hyväksilukuprosessin vaatimaa ajankäyttöä. Opintosuoritustietojen käsittelyn sujuvuuden lisäksi Tapio Ekholm korostaa, että Emrex lisää liikuteltavan datan luotettavuutta.
– Kun tieto tulee järjestelmään varmennetusta paikasta, esimerkiksi norjalaisesta korkeakoulusta, on se suoraan luettavissa ja luotettavampaa. Heidän järjestelmiinsä tallennettu tieto ei pääse tuhoutumaan tai muuttumaan matkalla. Vastaavasti toimii meidän korkeakoulujemme keskitetty tietovaranto, Virta. Eli kun opintojen hyväksilukuhakemus toimitetaan käsittelijälle, hän voi olla varma, että järjestelmän tieto on tallentajan toimesta jo varmennettu ja todennettu.
Tapio Ekholm sai idean Emrexin mahdollisuuksista opintosuoritustietojen siirrossa jo lähes 10 vuotta sitten. Odotukset kolmivuotisen suunnittelu-, käyttöönotto- ja testausrupeaman jälkeen ovatkin korkealla ja tunnelma innostunut. Hänellä on rohkaiseva viesti myöhemmin mukaan tuleville korkeakouluille.
– Olemme Metropoliassa ohjeistaneet opettajat ja muut hakemusten käsittelijät uudistukseen ja seuraavaksi viestimme aiheesta opiskelijoille. Uskon, että kun ensimmäiset käyttäjät kokeilevat uutta toimintatapaa, sana leviää nopeasti ja vastaanotto on positiivinen.
Osa laajempaa pohjoismaista yhteistyötä
Metropoliassa toteutettu uudistus tukee laajempaa eurooppalaista tavoitetta kehittää digitaalisia palveluja, sillä se helpottaa ja automatisoi tiedonsiirtoa maiden välillä.
Entistä sujuvampi opintojen hyväksilukuprosessi EMREX:n avulla on hyvä käytäntö, joka herättää kiinnostusta myös korkeakoulusektorin ulkopuolella. Opetushallituksen koordinoima opintosuoritustietoihin keskittynyt Opiskelu toisessa Pohjoismaassa ja Baltiassa -projekti haluaa nostaa Metropolian hyvän käytännön laajempaan tietoisuuteen. Projekti tekee tiivistä yhteistyötä Digi- ja väestötietoviraston ja Pohjoismaiden ministerineuvoston Cross-Border Digital Services -ohjelman kanssa.
– On selvää, ettei tällaiselle kansainväliselle tiedonsiirrolle ole mitään suuria, teknologisia esteitä. Tarvitaan kuitenkin kansainvälistä lainsäädäntöä, kuten asetus Digitaalisesta palveluväylästä sekä rahoitusta, jotta muutosten tekeminen on mahdollista. Siinä meidän roolimme on keskeinen, kertoo vanhempi erityisasiantuntija Cecilia Leveaux Pohjoismaiden ministerineuvostosta.
Olennaista onkin, että yksittäisten ratkaisujen sijasta käytetään ratkaisuja, jotka toimivat yhteen pohjoismaisten ja eurooppalaisten ratkaisujen ja linjausten kanssa.
Vaihto-opintojen hyväksiluku yksinkertaistuu Metropoliassa
Metropolia Ammattikorkeakoulu on tammikuussa 2023 ottanut ensimmäisten suomalaisten korkeakoulujen joukossa käyttöön sähköisen järjestelmän, jonka avulla opintojen hyväksilukuprosessi helpottuu ja yksinkertaistuu.
Uudistuksen yhtenä päätavoitteena on opiskelijan käyttäjäkokemuksen parantaminen. Muualla suoritettujen opintojen hyväksilukeminen on tähän asti ollut hankalaa ja aikaa vievää niin opiskelijalle kuin korkeakoulullekin.
Nykytilanteessa muualla suoritettujen opintojen tietoja on selvitelty erilaisin hakemuksin, dokumentein ja liitetiedostoin yhdessä korkeakoulun edustajien kanssa. Käytännössä palvelu tuo siis opiskelijalle lisää turvaa, sillä opiskelija kontrolloi tietojaan ja voi itse valita, mitä suoritustietoja haluaa eri toimijoille jakaa.
Palvelun välittämä data on myös todennäköisemmin oikeaa ja luotettavaa, kun se liikkuu suoraan järjestelmien välillä, ilman välikäsiä. Samalla tietojen käsittely ja kirjaus omaan opintorekisteriin nopeutuu, kun korkeakoulut saavat datan suoraan koneluettavassa muodossa, sanoo hankkeen projektipäällikkö Tapio Ekholm.
Pohjoismaat eurooppalaisen digitalisaatiokehityksen kärjessä
Pohjoismaiden ministerineuvosto haluaa Pohjoismaiden ja Baltian maiden julkisten digipalveluiden olevan maailman parhaita, ja että alue johtaa eurooppalaista digikehitystä omalla esimerkillään. Ministerineuvoston työn tavoitteena on vakiinnuttaa vuoteen 2030 mennessä Pohjoismaiden asema maailman kestävimpänä ja integroituneimpana alueena.
Ministerineuvoston keskeinen strateginen aloite, Cross Border Digital Services (CBDS) -ohjelma, edistää rajat ylittävien digitaalisten palvelujen yhteentoimivuutta useiden hankkeiden muodossa. Mukana ovat Pohjoismaat, itsehallintoalueet Grönlanti, Färsaaret ja Ahvenanmaa sekä Baltian maat. Työn taustalla ovat yhteiseurooppalaiset uudistukset, kuten asetus digitaalisesta palveluväylästä (SDG), eurooppalaiset yhteentoimivuusperiaatteet (EIF), virallisen tiedon kertakirjausperiaate (OOP) sekä yhteiseurooppalainen tunnistautumis- ja auktorisointijärjestelmä (eIDAS).
Yksi CBDS-ohjelman toteutuksista on Opetushallituksen luotsaama Opiskelu toisessa Pohjoismaassa ja Baltiassa -hanke, joka tekee tiivistä yhteistyötä digitalisaatiota edistävien virastojen, ministeriöiden ja muiden toimijoiden kanssa. Hankkeessa on tunnistettu hyviä käytäntöjä, joista viimeisin on Metropolia Ammattikorkeakoulussa käyttöön otettu uudistus täysin sähköisestä opintosuoritustietojen hyväksilukuprosessista. EMREX:n avulla tehtävä entistä sujuvampi opintojen hyväksilukuprosessi tukee laajempaa eurooppalaista tavoitetta kehittää digitaalisia palveluja, sillä se helpottaa ja automatisoi tiedonsiirtoa maiden välillä.
Hankkeen rahoituksesta ja poliittisesta ohjauksesta vastaa Pohjoismaiden ministerineuvosto. Ministerineuvosto mm. muodostaa kokonaiskuvaa eurooppalaisen digitalisaation tasosta kartoittamalla alueen kansainvälistä matkailua, opiskelua, työntekoa ja liiketoimintaa helpottavia arkkitehtuuriratkaisuja. Parhaat käytännöistä se esittelee kansallisille viranomaisille ja kannustaa hyödyntämään niitä.
