Det handlar inte bara om punkt och kommatecken – språkvårdaren säkerställer ett kundvänligt och begripligt språk

De språkliga rättigheterna är en del av människornas grundläggande fri- och rättigheter. Tillgodoseendet av dem är ofta en förutsättning för att även de övriga grundläggande fri- och rättigheterna ska tillgodoses. Den första språkvårdaren vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata Heta Aho säkerställer tillsammans med experter att det språk som MDB använder är kundvänligt.

Krav på det språk och innehåll som myndigheterna producerar fastställs i Finlands grundlag, språklagen samt lagen om förvaltning och digitala tjänster. Utgångspunkten är att dokumentens och beslutens språk ska vara tydligt och begripligt.

Det språk som myndigheten använder kan dock upplevas som svårt att förstå. Begrepp som används i ämbetsspråk kan göra det svårt att förstå en text, och saken underlättas inte av långa och komplicerade satsstrukturer.

- Vid MDB produceras tjänster för allmänheten och organisationen som är relaterade till olika begrepp och termer. Vi ville fästa särskild uppmärksamhet vid det språk som används hos oss, så vi anställde ämbetsverkets första språkvårdare. På detta sätt utvecklar vi ständigt ämbetsspråket i en mer kundvänlig riktning! berättar MDB:s kommunikations- och marknadsföringsdirektör Liinu Lehto.

Ett begripligt språk ökar människors jämlikhet 

MDB:s första språkvårdare Heta Aho har alltid varit intresserad av ord och deras betydelse. Aho, som studerat finska vid Jyväskylä universitet, märkte redan under studietiden att hennes hjärta brann för språkvård.

- Under studierna fick jag en hat-kärleksrelation till svårbegripliga texter. Ibland kändes det som att det var omöjligt att översätta utmanande texter till tydlig finska, och jag har ibland svurit över saken till min dator när jag arbetat med texter. Men språkvård är belönande eftersom man genast ser resultatet av sitt eget arbete. Jag känner också ren glädje när jag lyckas vrida och vända på något utmanande och få det till en tydlig och logisk form.

Aho känner inte att hon bara bryr sig om små detaljer, tvärtom. Enligt Aho är det språk som tjänstemän använder i sina texter i allmänhet grammatiskt och innehållsmässigt kvalitativt. Vad gör en språkvårdare då?

- Naturligtvis kontrollerar språkvårdaren att kommatecken och punkter är på plats. Men jag anser ändå att det viktigaste är att se till varje text passar in i sin situation. Språkvårdaren kan till exempel dela in texten i mindre helheter eller förenkla budskapet så att det passar läsaren. Dessutom utbildar och stöder språkvårdaren tjänstemännen i att skriva ett tydligt språk.

Enligt Aho har en tydlig och kundvänlig text skrivits så att vilken läsare som helst förstår vad som behandlas i texten, även om saken i sig är helt okänd. Dessutom har en kundvänlig text skrivits ur läsarens synvinkel. Att lyckas med denna uppgift motiverar Aho:

- Alla har säkert erfarenheter av situationer där man inte har förstått vad man har läst eller hört. Språkanvändning är en jämställdhetsfråga: om alla personer som behöver samma information inte förstår den information de behöver på grund av det otydliga språket, blir de utanför. I värsta fall ökar språkanvändningen i sådana situationer ojämlikheten. Även av denna anledning är det viktigt att språkvårdens betydelse har identifierats i samhället och att vi har lagar som styr tillgodoseendet av de språkliga rättigheterna.

- Ett begripligt språk är en av människans grundläggande rättigheter. Det gläder mig verkligen att jag kan bidra till genomförandet av detta i ett så viktigt ämbetsverk och till och med tillsammans med våra fantastiska experter! De tar hand om textens innehåll och jag formulerar den, och på så sätt uppstår tydliga, men faktarika texter riktade till klienten.

Hur kan du göra din text kundvänlig och tydlig? Läs MDB:s språkvårdare Heta Ahos tips:

• Fundera på textens läsare – vad vill och behöver läsaren?
• Presentera saker i logisk ordning. Gå från med omfattande information mot mer avgränsad information. Det är också bra att fundera på om man måste nämna detaljerade fakta som eventuellt inte är till nytta.
• Var konkret.
• Formulera ditt ärende tydligt: föredra kortare meningar och lyft fram deras orsakssamband.

• Fundera på ordval. Använd exakta, beskrivande och aktiva ord.