Ei vain pilkun viilaamista – kielenhuoltaja varmistaa asiakasystävällisen ja ymmärrettävän kielen

Kielelliset oikeudet ovat osa ihmisten perusoikeuksia ja niiden toteutuminen on usein edellytys myös muiden perusoikeuksien toteutumiselle. Digi- ja väestötietoviraston ensimmäinen kielenhuoltaja Heta Aho varmistaa yhdessä asiantuntijoiden kanssa, että DVV:n käyttämä kieli on asiakasystävällistä.

Viranomaisen tuottamalle kielelle ja sisällölle määritellään vaatimuksia Suomen perustuslaissa, kielilaissa sekä hallinto- ja digipalvelulaissa. Lähtökohtaisesti asiakirjojen ja päätösten kieli on oltava selkeää ja ymmärrettävää.

Viranomaisen käyttämä kieli voi kuitenkin tuntua vaikeasti ymmärrettävältä. Virkakielessä käytettävät käsitteet voivat tehdä tekstin ymmärtämisestä haastavaa, eivätkä pitkät ja monimutkaiset lauserakenteet auta asiassa.

- DVV:ssa tuotetaan kansalaisille ja organisaatiolle palveluita, joihin liittyy erilaisia käsitteitä ja termejä. Halusimme kiinnittää erityistä huomiota meillä käytettävään kieleen, joten palkkasimme virastoon ensimmäisen kielenhuoltajan. Tällä tavalla kehittämme virkakieltä jatkuvasti asiakasystävällisempään suuntaan! DVV:n viestintä- ja markkinointijohtaja Liinu Lehto kertoo.

Ymmärrettävä kieli lisää ihmisten tasa-arvoa 

DVV:n ensimmäinen kielenhuoltaja Heta Aho on aina ollut kiinnostunut sanoista ja niiden merkityksistä. Jyväskylän yliopistossa suomen kieltä opiskellut Aho huomasi jo opiskeluaikana, että sydän sykki kielenhuoltamiselle.

- Minulle syntyi opintojen aikana viha-rakkaussuhde vaikeaselkoisiin teksteihin. Välillä tuntui, ettei haastavia tekstejä saa millään käännettyä selkeäksi suomeksi, ja olen saattanut joskus sadatella asiaa koneellenikin tekstejä työstäessäni. Kielen huoltaminen kuitenkin palkitsee, sillä oman työn tuloksen näkee heti. Tunnen myös puhdasta riemua, kun saan väännettyä haastavan asian selkeään ja loogiseen muotoon.

Pelkäksi pilkunviilaajaksi Aho ei itseään tunnista, päinvastoin. Yleensä virkamiesten kirjoittama kieli on Ahon mukaan kieliopillisesti ja sisällöllisesti laadukasta. Mitä kielenhuoltaja sitten tekee?

- Totta kai kielenhuoltaja katsoo, että ne pilkut ja pisteet ovat paikoillaan. Mielestäni tehtävässä tärkeintä on kuitenkin huolehtia, että kulloinenkin teksti sopii tilanteeseensa. Kielenhuoltaja voi esimerkiksi jaotella tekstiä pienemmiksi kokonaisuuksiksi tai yksinkertaistaa sen sanomaa lukijalle sopivaksi. Tämän lisäksi kielenhuoltaja kouluttaa ja tukee virkamiehiä selkeän kielen kirjoittamisessa.

Selkeä ja asiakasystävällinen teksti on Ahon mukaan kirjoitettu niin, että kuka tahansa lukija ymmärtää, mitä tekstissä käsitellään, vaikka asia itsessään olisi täysin tuntematon. Lisäksi asiakasystävällinen teksti on kirjoitettu lukijan näkökulmasta. Tässä tehtävässä onnistuminen motivoi Ahoa:

- Kaikilla on varmasti kokemuksia tilanteista, joissa ei ole ymmärtänyt, mitä on lukenut tai kuullut puhuttavan. Kielen käyttäminen onkin tasa-arvokysymys: jos kaikki samaa tietoa tarvitsevat henkilöt eivät epäselvän kielen takia ymmärrä tarvitsemaansa tietoa, he jäävät sen ulkopuolelle. Tällöin kielenkäyttö pahimmassa tapauksessa lisää epätasa-arvoisuutta. Tästäkin syystä on tärkeää, että kielenhuollon merkitys on yhteiskunnallisesti tunnistettu ja että meillä on lakeja, joilla ohjataan kielellisten oikeuksien toteuttamista.

- Ymmärrettävä kieli on yksi ihmisen perusoikeuksista. Olen todella iloinen, että voin tukea sen toteutumista näin tärkeässä virastossa ja vieläpä meidän mainioiden asiantuntijoiden kanssa! He pitävät huolta tekstin sisällöstä ja minä sen muotoilusta, ja näin syntyy asiakkaalle suunnattuja selkeitä, mutta faktapitoisia, tekstejä.

Miten voit tehdä tekstistäsi asiakasystävällisen ja selkeän? Lue DVV:n kielenhuoltaja Heta Ahon vinkit:

• Mieti tekstin lukijaa – mitä lukija haluaa ja tarvitsee?
• Esitä asiat loogisessa järjestyksessä. Etene useimpia koskevasta tiedosta kohti tarkemmin rajattua tietoa. On hyvä myös pohtia, onko ns. nippelitietoa aina kerrottava.
• Ole konkreettinen.
• Muotoile asiasi selkeästi: suosi lyhyehköjä lauseita ja tuo esiin niiden syy-seuraussuhteita.
• Mieti sanavalintoja. Käytä tarkkoja, kuvaavia ja aktiivisia sanoja.